Ресторанный бизнес требует тщательного учёта и контроля расходов. Следуя простым стратегиям, можно сократить затраты и повысить прибыль своего заведения. Рассказываем, на чём в ресторанном бизнесе можно экономить, а на чем — нельзя.
Андрей Кондаршин
Ресторатор и ресторанный консультант, основатель компании CafeProfit Consulting. @kondrashin
Анастасия Ушакова
Ресторатор, аудитор пищевой безопасности ХАССП, владелец фастфуд корнера, маркетолог-аналитик агентства Fish&Fish, преподаватель факультета гостеприимства РАНХиГС
Анализ расходов
Любая операция в ресторанном бизнесе завязана на соотношении расходов и прибыли. Один неверный шаг может привести к снижению доходов до нуля. Поэтому необходимо подсчитывать, прогнозировать и планировать денежные потоки, отслеживать финансовые показатели и вести учёт. Но для принятия решений важно учесть два важных фактора:
- Правильное распределение расходов по их типу: фонд оплаты труда, административные, аренда, потери.
- Отношение расходов к соответствующему периоду. Важно разделять кассовый или финансовый учёт и управленческий. Часто даже самые рентабельные рестораны попадают в ситуацию кассового разрыва из-за ошибок в финансовом планировании, когда крупные расходы приходятся на период низких доходов. На первом этапе анализа важнее разобраться с рентабельностью, а потом решать проблему свободных финансов.
Несмотря на то, что каждый ресторан индивидуален, существуют отраслевые ориентиры для каждого типа заведения. Например, для классического ресторана нормальный ФОТ должен составлять 20-25%, а затраты на закупки для кухни и бара — не более 30%. Аренда тоже индивидуальна и для имиджевых заведений может быть основной статьей расходов. Главный принцип — твои доходы должны в обозримой перспективе покрывать расходы, и заведение должно приносить прибыль.
Экономические показатели ресторана можно рассчитывать вручную, но намного удобнее работать с ними в системе автоматизации. Посмотри, как это работает, в демоверсии Quick Resto (в ней уже заполнены данные) или протестируй систему бесплатно со своими данными.
Как сократить расходы в ресторане
Сократить расходы помогут: оптимизация меню, планирование бюджета и управление запасами, снижение затрат на персонал, энергосбережение, уменьшение потерь, пересмотр поставщиков, использование технологий. Подробнее о каждом способе рассказываем ниже.
Оптимизация меню
Эффективное управление меню может помочь снизить издержки:
- Исследуй продажи и определяй наиболее и наименее популярные блюда.
- Избавься от мало прибыльных позиций и замени их на более доходные альтернативы.
- Следи за рентабельностью. Со временем одни продукты заменяются другими, сезонно повышается норма отходов на обработку, меняется спрос и точность исполнения ТТК сотрудниками. Все это приводит к дрейфу рентабельности и чаще всего в сторону ее уменьшения. Только правильное отнесение прямых и косвенных затрат и чёткий контроль за правильностью выполнения ТТК помогут вовремя убрать блюдо из меню или изменить его цену.
- Обрати внимание на сырьё и ингредиенты, выбирая более доступные по стоимости, но сохраняющие высокое качество.
- Договорись с поставщиком о приобретении того же списка провианта, что и раньше, но на определённых условиях при большом объёме. Но помни, что главное — качество блюд, поэтому не стоит экономить на них слишком сильно.
Отслеживать расходы на ингредиенты и как эти продукты расходуются на изготовление блюд можно с помощью технологических карт. О том, как технологические карты блюд помогают не допускать убытков, предотвращать хищения, контролировать остатки продуктов и делать закупки вовремя — в статье «Технологическая карта приготовления блюд для общепита».
Планирование бюджета и управление запасами
Чёткое планирование бюджета позволяет избежать излишних затрат. При планировании бюджета:
- Очерти отчётный период.
- Оцени ежемесячные расходы на продукты, аренду и другие категории.
- Установи целевые показатели и постарайся оценить будущие доходы и расходы.
- Проанализируй финансы за предыдущий год.
- Установи конкретные лимиты.
- Управляй запасами контролируя их количество и срок годности.
- Найди пути увеличения прибыли: убери из меню непопулярные позиции, сменить поставщиков и прочее.
Не можешь выяснить, много ли должно быть продуктов на складе? В этом поможет отчёт по продажам и товарооборот в Quick Resto. В отчёте по продажам ты увидишь самые популярные блюда, в товарообороте — какие ингредиенты и в каком количестве необходимы для их приготовления. Подробнее
Снижение затрат на персонал
Персонал является одной из ключевых статей расходов. Перечисляем важные аспекты, помогающие экологично уменьшить финансовые затраты на персонал:
- Подбирай сотрудников, исходя из реальных потребностей твоего заведения.
- Сократи количество персонала, если оно на данный момент превышает необходимое.
- Обучай сотрудников эффективным методам работы. Это повысит их производительность.
- Проводи оптимизацию рабочих графиков. Это поможет избежать переработок и уменьшить затраты на заработную плату.
- Автоматизируй все возможные процессы. В Quick Resto можно работать с документами склада прямо на кассовом терминале. Это сокращает время обработки документов бухгалтером, а соответственно и затраты на оплату труда.
В общей экосистеме Quick Resto есть возможность подключить мобильное приложение и сайт для гостей. А чтобы гости более охотно делали заказ именно в них, можно настроить программу лояльности.
С помощью сайта или приложения можно сократить время обработки заказа, что позволит уменьшить затраты на дополнительных кассиров или официантов. А красочное наполнение и грамотная настройка этих инструментов повысит качество обслуживания гостей. Подробнее
Энергосбережение
Сокращение энергопотребления может значительно оптимизировать затраты на аренду и снизить расходы на коммунальные платежи. Помимо разработки правил по энергосбережению для сотрудников (выключение света и электроприборов при выходе из помещения, регулярное обслуживание оборудования), можно оптимизировать само техническое оснащение.
Сократить затраты на энергопотребление в ресторане можно с помощью специальных устройств. Например, использовать инфракрасные плиты, которые потребляют меньше энергии. В санузлах установить энергоэффективные светильники и сенсоры движения на краны, которые будут автоматически переставать лить воду при отсутствии контакта. Установить умные термометры, которые автоматически регулируют температуру в помещении. Всё это не только снизит месячный счёт за свет, но и сделают твой бизнес экологичнее.
Уменьшение потерь
Обучение персонала правильному хранению и использованию продуктов также может помочь снизить потери. Грамотное хранение — это отсутствие ненужных списаний, когда все товары идут на приготовление блюд, а не в мусорное ведро. Если персонал не обучен и не знает правила обращения с продуктами, то финансовых потерь не избежать. Поэтому во избежание излишних отходов, удели большое внимание установке меры по контролю порций и остатков:
- Посмотри, как организована приёмка продукции и место её хранения. Используй метод тотального контроля: температурный контроль, контроль упаковки, сроков годности.
- Для разумной организации склада учитывай контроль остатков товара. Можно ли в любой момент посмотреть остатки на складе и будут ли они совпадать с реальностью?
- Установи закупщику правила: минимальное количество товара, ниже которого остатки не должны опускаться, и максимальное, выше которого приобретать не стоит.
О том, как анализировать ассортимент в меню заведения, используя АВС-анализ — в статье «Как проводить ABC-анализ в ресторане, чтобы сформировать прибыльное меню».
Пересмотр поставщиков
- Сравнивай цены и условия поставки, чтобы выбрать наиболее выгодного поставщика. Если необходимо ищи новых.
- Формируй меню с акцентом на сезонные продукты — это и вкусно, и модно и дешевле. Рассказывай об этом гостям — упоминай в описаниях блюд, какие хозяйства поставляют те или иные ингредиенты. Это вызывает доверие.
- Обращай внимание на программы лояльности и скидки. Это может включать бесплатную доставку или предоставление эксклюзивных предложений.
- Вступай в сообщества закупщиков для отслеживания лучших предложений и скидок на рынке.
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Использование технологий
Используй возможности, которые предоставляют современные технологии. Электронные системы заказа, бронирования, учёта и управления персоналом помогут упростить процессы и сократить издержки. Автоматизация бизнес-процессов, включая управление инвентаризацией и обслуживание клиентов, может увеличить эффективность работы и сократить затраты на персонал.
В этом вопросе помогут инструменты Quick Resto:
- Отчёт по продажам покажет уровень популярности блюд. Изучи данные о продажах и определи, какие блюда пользуются наибольшим спросом у гостей.
- ABC-анализ покажет уровень прибыльности блюд. Какие блюда как локомотив тянут всё заведение, а какие являются аутсайдерами.
- Вхождение в техкарты. Функционал который можно просмотреть у каждого ингредиента для понимания пересекаемости ингредиентов.
- Регулярное обновление меню. Сейчас это признанный тренд во всех заведениях.
- Помимо «спешалов» используй сезонность в меню. В определённые периоды времени цены на товары разные. Если составить такие предложения, то можно хорошо сэкономить на закупках. В Quick Resto можно скрыть блюдо за одно нажатие, если закончился его сезон.
Контроль и современные технологии — главные помощники в эффективном сокращении затрат.
Протестируй Quick Resto бесплатно! Персональный менеджер ответит на любые вопросы: подскажет, как Quick Resto решает задачи бизнеса и удалённо вместе с тобой заведёт техкарту и покажет работу других разделов. Зарегистрироваться
Больше пользы про прибыль и маркетинг:
Как использовать push-уведомления и СМС для продвижения ресторана
Как привлечь первых гостей в кофейню: практические рекомендации
Апселлинг и допродажи в ресторане
Как провести акцию для привлечения гостей в ресторан
Инструменты локального маркетинга для ресторана
Андрей Кондаршин
Ресторатор и ресторанный консультант, основатель компании CafeProfit Consulting. @kondrashin
Анастасия Ушакова
Ресторатор, аудитор пищевой безопасности ХАССП, владелец фастфуд корнера, маркетолог-аналитик агентства Fish&Fish, преподаватель факультета гостеприимства РАНХиГС
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!