Три этапа автоматизации ресторана

Система автоматизации позволяет следить за работой сотрудников в зале и на кухне, оперативно принимать решения и оценивать эффективность работы ресторана. Рассказываем, зачем ещё нужна автоматизация ресторана, какие проблемы решает и как с её помощью упростить процесс ведения бизнеса в сфере общепита.

Если планируешь открыть кофейню, бар, кафе или ресторан, то с развитием дела появится необходимость автоматизации бизнеса. Придётся вести складской и финансовый учёты, следить за статистикой и прибылью, контролировать работу персонала.

Система автоматизации ресторана позволяет экономить время и ресурсы, заниматься всем этим одновременно и максимально быстро оптимизировать процессы:

Спектр возможностей системы автоматизации ресторанного бизнеса гораздо шире. С её помощью также можно: настраивать систему лояльности, внедрять бонусы, следить за движением безналичных средств и так далее. Главное — перед установкой обозначить цели и задачи, которые должна решить автоматизации ресторана.

Системы автоматизации для кафе и ресторанов бывают стационарными и облачными.

Внедрение стационарной системы требует больших финансовых затрат на этапе старта и при обучении персонала. Выбор такой системы чаще всего ограничен одной операционной системой — Windows. Тебе также придётся ставить отдельный сервер в заведении, где будет храниться информация. Это не надёжно. Его могут взломать, попытаться украсть или вытащить жёсткий диск. А доступ ко всем данным будет только с компьютера, на котором установлена специальная программа для собственника.

Если хочешь контролировать ресторанный бизнес, находясь за пределами заведения, выбирай облачную систему. Её главный инструмент — бэк-офис. Это административная панель, где собрана вся основная информация по заведению. Здесь можно настроить отображение данных о выручке, самых популярных блюдах, среднем чеке, работе официантов или кассиров за конкретный период времени и многое другое.

Облачная система автоматизации легко интегрируется в заведение любого уровня: от небольшой точки до крупного заведения. Автоматизировать можно и сеть ресторанов. Она настраивается индивидуально под каждую концепцию, формат бизнеса, бюджет. Выбор тарифа в Quick Resto зависит от задач, которые управленец хочет решить.

Чтобы внедрить облачную систему автоматизации ресторана, потребуется несколько дней. Сначала необходимо установить и настроить программное обеспечение, зарегистрировать и поставить на учёт кассовую технику. Далее — внести в систему данные: список блюд, технологические карты, расположение столов и многое другое. Финальный этап — обучение сотрудников. О том, как технологические карты блюд помогут не допускать убытков, предотвращать хищения, контролировать остатки продуктов и делать закупки вовремя — в статье «Технологическая карта приготовления блюд для общепита».

Стартовый пакет оборудования для автоматизации ресторана:

Программа автоматизации ресторана Quick Resto состоит из следующих элементов:

На самом деле не существует каких-то конкретных методик обучения персонала. Чтобы разобраться во всех тонкостях и научиться работать с новой кассовой системой, нужно брать уроки у профессионалов или досконально изучать инструкции. С чего начать? Важно понять задачи, которые должна решать система, изучить возможности, а после — разработать методику и план. Например:

Подробнее об инструментах и способах мотивации — в статье «Нематериальная мотивация сотрудников в ресторанном бизнесе».

Если собственник следит за финансовыми показателями ресторана, — он может управлять бизнесом и влиять на его развитие. Основные инструменты для мониторинга — прибыль, средний чек, заполняемость столика, пиковые часы посещения, количество чеков на официанта.

Экономические показатели можно рассчитать и вручную, но эффективность автоматизации переоценить сложно. Система экономит время, деньги, позволяет владельцу ресторана отслеживать данные заведения в реальном времени, оперативно влиять его на работу, а главное — делает все процессы прозрачными.

Оптимизация внутренних процессов — то, что значительно увеличит твою выручку. После запуска системы автоматизации удели внимание:

DO.BRO Coffee — сеть кофеен и партнёров франчайзи из 112 точек. До обращения в Quick Resto в кофейне вели учёт вручную и вносили данные в Excel-таблицы.

Проблема. В планах компании было развитие бизнеса в масштабах страны. А для принятия управленческих решений требовались актуальные цифры. Без системы автоматизации приходилось сначала собирать информацию со всех заведений, после — тратить время на её обработку в Excel. За этот период данные теряли свою актуальность.

Решение и результат. После перехода на облачную систему Quick Resto все точки подключили к единой CRM-системе, а данные перенесли в материнское франчайзинговое облако. Готовая номенклатура или отчёт, сформированный за пару кликов, помогли освободить время для более важных задач. Аналитика Quick Resto также позволила DO.BRO Coffee заметить, что один из франчайзи не следует принятым в сети стандартам, и с партнёром пришлось попрощаться.

Coffee Molly — сеть кофеен из Нижнего Новгорода. Первый кофейный бар открылся в 2015 году.

Проблема. Для улучшения качества обслуживания владелец Coffee Molly думала о разработке приложения для гостей, где были бы собраны адреса всех точек, представлено меню и внедрена бонусная программа лояльности. Интерфейс анализируемых приложений был неудобен для посетителей. Ещё одна проблема была связана с открытием и закрытием смен. Владельцу приходилось ежедневно звонить сотрудникам, чтобы убедиться, что смена открыта или закрыта.

Решение и результат. Мобильное приложение от Quick Resto удалось быстро интегрировать в рабочие процессы. По словам владельца, одна из главных мобильного приложения — бонусы, которые гость может видеть сам. Сейчас через мобильное приложение в кофейни приходит ежедневно около 20 заказов. Решить вторую проблему помог чат-бот, разработанный Quick Resto. Информация об открытии и закрытии смен отражается теперь там. Функционал чат-бота позволяет без звонка определить, все ли кофейни вовремя открылись.