Автоматизация ресторана — это не просто модный тренд, а необходимый шаг для эффективного управления бизнесом. Система автоматизации позволяет следить за работой сотрудников в зале и на кухне, оперативно принимать решения и оценивать эффективность работы ресторана. Рассказываем, зачем ещё нужна автоматизация, какие проблемы решает, как автоматизировать кафе и как с её помощью упростить процесс ведения бизнеса в сфере общепита.
Галина Позднякова
Алексей Гаврилов
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов ресторана
Если планируешь открыть кофейню, бар, кафе или ресторан, то с развитием дела появится необходимость автоматизации бизнеса. Придётся вести складской и финансовый учёты, следить за статистикой и прибылью, контролировать работу персонала. Как автоматизация ресторана может помочь тебе как владельцу бизнеса?
Система автоматизации ресторана позволяет экономить время и ресурсы, заниматься всем этим одновременно и максимально быстро оптимизировать процессы:
- Складской учёт. Помогает не делать лишних закупок, проводить инвентаризацию и тем самым свести к минимуму возможность воровства со стороны сотрудников.
- Финансовый учёт. Позволяет осуществлять полный контроль расходов и доходов заведения, расчёт гостей, списания, инкассации и многое другое.
- Статистика продаж. Помогает следить за цифрами. Так ты узнаешь, какие позиции покупают чаще всего. И, проанализировав данные, сможешь продавать ещё больше.
- Быстрый приём заказов и повышение качества обслуживания. Программа автоматизации ресторана позволит мгновенно принимать заказы на планшете и отправлять их на кухню.
- Подробное меню. Автоматизация управления рестораном позволит вести учёт ингредиентов и составлять технологические карты блюд. Шеф один раз пропишет меню, а повара просто будут следовать инструкциям.
Спектр возможностей системы автоматизации ресторанного бизнеса гораздо шире. С её помощью также можно: настраивать систему лояльности, внедрять бонусы, следить за движением безналичных средств и так далее. Главное — перед установкой обозначить цели и задачи, которые должна решить автоматизация ресторана.
Управляй рестораном с любого устройства с доступом в интернет. Все документы надёжно хранятся в «облаке» — акты и накладные, данные о продажах за месяцы и годы, сведения о поставщиках и версии техкарт. Хочу автоматизировать ресторан
Как автоматизировать общепит: Этап 1. Анализ и планирование
Выбор подходящих технологий
Первый шаг — оценка текущих бизнес-процессов и постановка задач. Автоматизация общепита начинается с понимания, какие функции нужно взять под контроль: продажи, склад, меню, финансовые потоки или работу персонала.
На этом этапе важно выбрать подходящую систему автоматизации ресторана. Все решения делятся на два типа:
- Стационарные — требуют локального сервера, сложнее в установке, дороже в обслуживании, ограничены по функциональности.
- Облачные — работают на любом устройстве с интернетом, легко масштабируются, предоставляют полный контроль через онлайн-доступ.
Современные системы автоматизации ресторана позволяют владельцу управлять бизнесом из любой точки мира — через браузер или мобильное приложение.
Анализ текущей ситуации
Облачная система автоматизации легко интегрируется в заведение любого уровня: от небольшой точки до крупного заведения. Автоматизировать можно и сеть ресторанов. Она настраивается индивидуально под каждую концепцию, формат бизнеса, бюджет. Выбор тарифа в Quick Resto зависит от задач, которые управленец хочет решить.
- Web — базовые инструменты для быстрых продаж.
- Start — инструменты привлечения новой аудитории.
- Standard — система развития бизнеса.
- Pro — модули глубокой аналитики и финансов.
В каждом тарифе Quick Resto предусмотрены все важные опции: техподдержка 24/7, безлимитное количество номенклатуры и техкарт, складской учёт, CRM-система. Посмотреть тарифы
Этап 2. Внедрение
Чтобы внедрить облачную систему автоматизации ресторана, потребуется несколько дней. Сначала необходимо установить и настроить программное обеспечение, зарегистрировать и поставить на учёт кассовую технику. Далее — внести в систему данные: список блюд, технологические карты, расположение столов и многое другое. Финальный этап — обучение сотрудников. О том, как технологические карты блюд помогут не допускать убытков, предотвращать хищения, контролировать остатки продуктов и делать закупки вовремя — в статье «Технологическая карта приготовления блюд для общепита».
Как автоматизировать ресторан: установка и настройка ПО
После выбора системы начинается техническое внедрение. Обычно это занимает от 2 до 5 дней в зависимости от объёма данных. Процесс включает:
- Установку программного обеспечения.
- Настройку онлайн-кассы.
- Занесение в систему блюд, рецептур, техкарт, залов.
- Обучение персонала.
Стартовый пакет оборудования для автоматизации ресторана выглядит так:
- iPad — терминал, на котором будет работать кассовое приложение.
- Wi-Fi-роутер понадобится для связи кассы с регистратором, банковским терминалом и кухонным экраном.
- Фискальный регистратор, с помощью которого данные о продажах будут отправляться в ФНС.
- Банковский терминал — для приёма безналичной оплаты.
- Планшет на Android — для кухонного приложения.
- Ноутбук или компьютер с установленным браузером Google Chrome и доступом в интернет для работы в бэк-офисе.
Выгоднее покупать оборудование для автоматизации целым комплектом. Это экономия средств. И так ты будешь знать, что все составляющие комплекта подходят друг к другу. Хочу приобрести необходимое оборудование!
Полноценная автоматизация ресторана под ключ позволяет повысить скорость и точность обслуживания, сократить издержки на закупки и работу персонала и избежать потерь и хищений.
Если не знаешь, как автоматизировать работу ресторана, обратись к Quick Resto. Программа автоматизации ресторана Quick Resto состоит из следующих элементов:
- Бэк-офис — это «облако», в котором можно управлять всеми бизнес-процессами.
- Кассовый терминал Quick Resto — приложение на iPad, онлайн-касса.
- Терминал для повара Quick Resto Kitchen — приложение на Android, с помощью которого официант указывает пожелания гости, а повар сообщает о готовности блюда.
- Мобильное приложение Quick Resto Manager — приложение, в котором владелец может следить за работой ресторана 24/7.
- Мобильное приложение для гостей — его скачивают посетители, чтобы, например, оформить предзаказ, получать уведомления о новых акциях и так далее.
Обучение персонала
На самом деле не существует каких-то конкретных методик обучения персонала. Чтобы разобраться во всех тонкостях и научиться работать с новой кассовой системой, нужно брать уроки у профессионалов или досконально изучать инструкции. С чего начать? Важно понять задачи, которые должна решать система, изучить возможности, а после — разработать методику и план. Например:
- Работа с меню.
- Работа со скидками и акциями.
- Введение бонусной программы (кешбэк) и авторизация гостей.
- Кассовая дисциплина.
- Расчёт заказа (типы оплат).
- Возврат и отмена заказа.
Подробнее об инструментах и способах мотивации — в статье «Нематериальная мотивация сотрудников в ресторанном бизнесе».
Моментальные пуш-уведомления. Узнай о закрытии смены сотрудников или о сомнительных операциях по кассе. Подробнее
Quick Resto — комплексная программа управления рестораном, ориентированная на скорость обслуживания и автоматизацию бизнес-процессов. Один зал с тремя столиками или три зала с отдельным баром — система автоматизации ресторана поможет оптимизировать обслуживание гостей, бухгалтерию, маркетинг, аналитику продаж, контроль склада, защиту от хищений и другие части бизнеса. Попробуй бесплатно
Этап 3. Мониторинг и оптимизация
Отслеживание результатов
После внедрения начинается этап контроля и постоянной оптимизации. Автоматизация ресторана позволяет получать в реальном времени:
- данные по выручке и расходам;
- отчёты по официантам и сменам;
- аналитику продаж по категориям;
- статистику по заполняемости залов;
- отчёты по часам посещения и пиковым нагрузкам.
Если собственник следит за финансовыми показателями ресторана, — он может управлять бизнесом и влиять на его развитие. Основные инструменты для мониторинга — прибыль, средний чек, заполняемость столика, пиковые часы посещения, количество чеков на официанта.
- Прибыль — главный показатель эффективности работы заведения. Прибыль — разница выручки и затрат на аренду, персонал, продукты и так далее.
- Средний чек — сумма выручки от всех покупок, делённая на их количество. Его полезно рассчитывать по категориям. Например, еда на вынос, алкоголь, выпечка, десерты и так далее. Полученная информация поможет понять, какие группы товаров приносят больше денег. Расчёт можно сделать за день, неделю, месяц или другой интервал. Цифры будут правильны только в том случае, если официанты внесут в систему автоматизации заказа в ресторане корректное количество гостей.
- Заполняемость столика — показатель, который помогает понять, насколько эффективно используются посадочные места. Например, в зале стоят столы, рассчитанные на 6 человек, но садятся за них парами. Если разбить столы на двухместные, то и посадок будет больше. В Quick Resto есть отчёт по столам, в котором можно просмотреть количество чеков, общую сумму продаж и средний чек. По количеству чеков, например, можно судить о работе официантов: кто из них берёт больше заказов, а кто меньше. Если проанализировать данные разных периодов, то можно увидеть насколько хуже или лучше стал работать персонал.
- Пиковые часы посещения — показатель, который можно увидеть, проанализировав в ситеме часы посещения по часам и дням недели. Эти цифры помогут понять, в какой период посетители менее активные, и принять меры — например, запустить акцию «Счастливые часы».
- Работа сотрудников — отчёты по работе официантов, кассиров и поваров.
Все эти метрики доступны в аналитике системы Quick Resto. Это инструмент, чтобы оперативно принимать решения, выявлять слабые места и улучшать бизнес. Благодаря автоматизации ресторана с Quick Resto владелец получает полную картину происходящего в заведении.
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Экономические показатели можно рассчитать и вручную, но эффективность автоматизации переоценить сложно. Система экономит время, деньги, позволяет владельцу ресторана отслеживать данные заведения в реальном времени, оперативно влиять его на работу, а главное — делает все процессы прозрачными.
Поможем отслеживать все денежные операции твоих сотрудников с клиентами. Хочу выявить мошенничество и найти недостачи!
Постоянное улучшение
Автоматизированный ресторан — лишь начало. Оптимизация внутренних процессов — то, что значительно увеличит твою выручку. После запуска системы автоматизации удели внимание:
- Увеличению скорости обслуживания, чтобы поднять оборачиваемость столов.
- Увеличению скорости подачи напитков.
- Оптимизации работы на кухне — производство полуфабрикатов, покупка новой посуды и так далее.
- Оптимизации меню, ведь это — инструмент продаж, влияющий на прибыльность заведения.
- Увеличению выручки — выгодные предложения (например, бизнес-ланчи), наём промоутера, запуск рекламы с бонусами в социальных сетях и многое другое.
Создай приложение и сайт своего заведения за 1 день. Удобный интерфейс, доставка, актуальное меню и бонусная программа. Выгодно для бизнеса и гостя. Подробнее
Кейсы фуд-проектов
DO.BRO Coffee x Quick Resto
DO.BRO Coffee — сеть кофеен и партнёров франчайзи из 112 точек. До обращения в Quick Resto в кофейне вели учёт вручную и вносили данные в Excel-таблицы.
Проблема. В планах компании было развитие бизнеса в масштабах страны. А для принятия управленческих решений требовались актуальные цифры. Без системы автоматизации приходилось сначала собирать информацию со всех заведений, после — тратить время на её обработку в Excel. За этот период данные теряли свою актуальность.
Решение и результат. После перехода на облачную систему Quick Resto все точки подключили к единой CRM-системе, а данные перенесли в материнское франчайзинговое облако. Готовая номенклатура или отчёт, сформированный за пару кликов, помогли освободить время для более важных задач. Аналитика Quick Resto также позволила DO.BRO Coffee заметить, что один из франчайзи не следует принятым в сети стандартам, и с партнёром пришлось попрощаться.
Coffee Molly x Quick Resto
Coffee Molly — сеть кофеен из Нижнего Новгорода. Первый кофейный бар открылся в 2015 году.
Проблема. Для улучшения качества обслуживания владелец Coffee Molly думала о разработке приложения для гостей, где были бы собраны адреса всех точек, представлено меню и внедрена бонусная программа лояльности. Интерфейс анализируемых приложений был неудобен для посетителей. Ещё одна проблема была связана с открытием и закрытием смен. Владельцу приходилось ежедневно звонить сотрудникам, чтобы убедиться, что смена открыта или закрыта.
Решение и результат. Мобильное приложение от Quick Resto удалось быстро интегрировать в рабочие процессы. По словам владельца, одна из главных мобильного приложения — бонусы, которые гость может видеть сам. Сейчас через мобильное приложение в кофейни приходит ежедневно около 20 заказов. Решить вторую проблему помог чат-бот, разработанный Quick Resto. Информация об открытии и закрытии смен отражается теперь там. Функционал чат-бота позволяет без звонка определить, все ли кофейни вовремя открылись.
Больше пользы:
Внедрено Quick Resto: от учёта «на коленке» до международной франчайзинговой сети
Как рассчитать калорийность блюда для меню автоматически
Преимущества экрана заказов для кухни ресторана
Как видеонаблюдение помогает не терять деньги ресторатору
Как анализировать показатели эффективности кафе или ресторана
Автоматизация бизнес-процессов ресторана — это вложение в эффективность. Она помогает расти, масштабироваться и получать прибыль. Используйте комплексные решения, такие как Quick Resto, чтобы автоматизировать ресторан на всех этапах: от кассы до аналитики.
Галина Позднякова
Алексей Гаврилов
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!