Как анализировать показатели эффективности кафе или ресторана

Показатели эффективности отражают финансовое здоровье бизнеса, удовлетворённость гостей, работу маркетинга и управления. Рассказываем, на какие цифры обратить внимание в первую очередь и чем они полезны ресторатору.

Чтобы ресторан приносил прибыль, необходимо следить за множеством показателей эффективности. Основные — средний чек, чистая прибыль, посещаемость и возвраты клиентов, пиковые часы посещения, а также количество чаевых на официанта. Существует ещё несколько специфических показателей, которые порой упускают: себестоимость, валовая прибыль, заполняемость столиков, средний чек гостя и процент отходов.

Если собственник отслеживает финансовые показатели кафе, он может управлять ими, а значит — влиять на свой бизнес. Ошибки при расчёте порой имеют долгосрочные последствия. В одном из выпусков проекта «Секретный ингредиент» мы рассказывали, как основатель кафе неправильно посчитал себестоимость блюд: не учёл отходы и возможные списания. Себестоимость получилась заниженной и цена для гостя тоже. В результате деньги, вложенные в открытие, окупились позже, чем могли бы.

Разберём, как анализировать основные показатели деятельности ресторана: о чём говорят их значения, можно ли автоматизировать расчёты.

Главный показатель эффективности кафе, ресторана, пекарни или кофейни — чистая прибыль. Она складывается из разницы дохода и расхода. Расходы делятся на основные статьи затрат, которые должны соответствовать целевым показателям. 

Вторая статья затрат — аренда. Если есть льготы и меры поддержки малого и среднего бизнеса, касающиеся аренды помещения, нужно ими пользоваться для снижения расходов. Также нормальная практика — запрашивать снижение аренды, когда меняется экономическая ситуация.

Третья существенная статья затрат — фонд оплаты труда. В зависимости от формата заведения — полного или неполного циклов — он составляет от 13 до 25%.

Себестоимость показывает, сколько ресторан тратит на приготовление блюда. Если она изменилась, стоит задуматься, не пора ли корректировать отпускные цены или идти на переговоры с поставщиком. Отслеживать себестоимость удобнее в системе автоматизации, а не по бумажным накладным. Например, Quick Resto сообщает об изменении цены поставщика: выгодная закупка выделяется зелёным цветом, невыгодная — красным. 

На основе себестоимости рассчитывается фудкост — соотношение стоимости ингредиентов и цены блюда. Подробнее о том, как оптимизировать этот показатель, рассказываем в статье «Фудкост: что такое и как рассчитать в общепите».

Средний чек считают по формуле: сумма выручки за период / количество заказов. Расчёт делают за день, неделю, месяц или другой период.

Также полезно рассчитывать средний чек на одного гостя. Этот помогает определить, зачем гости приходят в заведение: поужинать в праздник или быстро перекусить на прогулке. Но подсчёты будут корректными, только если официанты правильно вносят количество гостей в систему учёта.

Ещё средний чек полезно рассчитывать по категориям: алкоголь, кофе и чай, кухня, десерты, сопутствующие товары, еда навынос. Знание этой метрики важно, чтобы увидеть, какие категории приносят больше денег и быстрее оборачиваются.

В чайной-кальянной «Золотой Жук» рассчитывают средний чек по направлениям. Благодаря этому понятно, что приносит больше выручки. Средний чек:

Этот показатель помогает понять, эффективно ли используются посадочные места. Бывает, что в зале стоят столы на 6-8 персон, а за них садятся парочки. Если разбить эти столы на двухместные, посадок будет больше.

В Quick Resto есть отчёт по столам. В нём видно количество чеков, сумму продаж и средний чек по каждому столу.

Смотрим выручку по часам и по дням недели: утро, день, вечер по каждому дню месяца совокупно (все понедельники, пятницы, субботы). Эти цифры отражают реальную картину: в каком периоде нужно усиление по персоналу, а в каком — акция «Счастливый час». Есть спад выручки утром — даём скидку на чёрный кофе, вечером — на всю выпечку.

Выручка показывает, насколько эффективна работа сотрудника. А количество чеков отражает, кто часто берёт столы, а кто прохлаждается в сторонке, ожидая «жирные» заказы. Если сравнить показатели официантов с предыдущим днём, неделей, месяцем или годом, можно делать выводы. Например, стали ли сотрудники продавать лучше после введения новой системы мотивации.

Показывает, насколько хорошо работают маркетинг, новые специальные предложения и программа лояльности. 

Кафе запускает акцию, которая приводит много новых гостей. Они один раз ужинают со скидкой и больше не возвращаются, уходят в привычные заведения. В кафе снова пустой зал. Если все акции заведения направлены только на привлечение новых гостей, не сформируется база постоянных лояльных посетителей.

В общепите всегда будут испорченные продукты и отходы, важно их количество. Эта цифра показывает, как эффективно работает команда, сколько продуктов выбрасывается. Анализируем:

Экономические показатели ресторана можно рассчитывать вручную, но намного удобнее работать с ними в системе автоматизации. Посмотри, как это работает, в демоверсии Quick Resto (для наглядности в ней уже заполнены данные) или протестируй систему бесплатно со своими данными.