Что такое POS-терминал и POS-система

Автоматизация бизнеса давно стала стандартом и помогает сохранять конкурентоспособность. Один из её ключевых элементов — это внедрение POS-терминала и POS-системы, которые отвечают за приём платежей и учёт продаж. 

В статье объясняем, чем отличаются ПОС-терминал и ПОС-система, какие бывают устройства и как выбрать подходящий вариант.

POS-терминал (от Point Of Sale — точка продаж) — это устройство, предназначенное для приёма безналичных платежей. Он считывает информацию с магнитной полосы карты, чипа или через NFC (бесконтактно). Банковский терминал подключается к кассовой системе и передаёт данные о покупке в банк и ОФД (оператору фискальных данных).

Для работы POS-терминала нужно заключить:

Для заведений общепита такой аппарат — это обязательный элемент, если годовая выручка превышает 20 млн рублей (согласно закону «О защите прав потребителей»). Однако даже при меньших оборотах возможность оплаты картой или QR-кодом расширяет аудиторию и повышает средний чек.

ПОС-система — это комплекс программного обеспечения и устройств для автоматизации. ПОС-система включает:

В отличие от простого терминала, ПОС-система автоматизирует продажи, складской учёт, программы лояльности и аналитику. Она подходит для заведений с большим потоком гостей и широким меню, где важно управлять остатками и отслеживать эффективность работы персонала. Эквайринг и онлайн-касса интегрированы в такую систему, что упрощает отчётность.

Можно запутаться в понятиях, но разница здесь существенная. ПОС-терминал — это моноблок, зарегистрированный в ФНС как единое устройство. Модуль фискальной памяти встроен в него, и в случае поломки заменить отдельную часть нельзя. Терминал можно использовать только для приёма безналичных платежей и печати чека. Фискальные данные при этом передаёт связанная с ним онлайн-касса.

POS-система — это набор устройств, связанных сетью. Фискальный регистратор здесь — отдельный прибор, именно он хранит данные и передаёт их в ОФД. Остальные части системы (кассу, принтер чеков) можно менять без перерегистрации. ПОС-система позволяет вести полный учёт: наличные и безналичные расчёты, движение товаров, скидки.

Таким образом, POS-система — это полноценная автоматизация, а терминал — лишь один из её элементов.

Такой аппарат состоит из нескольких компонентов:

Некоторые модели можно подключить к интернету через SIM-карту. Аппарат может быть стационарным (питание от розетки) или автономным (от аккумулятора). Считыватель карт и пин-пад объединены в одном корпусе. 

Разберём как работает терминал для оплаты банковскими картами: 

Средства поступают на счёт заведения в течение 1-3 рабочих дней. Всё это время деньги находятся в статусе временно заблокированных. Такой алгоритм нужен для сверки транзакций и межбанковских переводов. По окончании смены терминал передаёт в банк список операций и печатает итоговый отчёт. 

Разберем пошагово, как пользоваться терминалом для оплаты картой. 

Для кассира (продавца)

Для покупателя

Как пользоваться терминалом для возврата: для этого нужна карта, которой платили, и проведение возврата через кассу.

POS-терминал решает две главные задачи: приём безналичных платежей и безопасность операций. 

Его основные функции:

Дополнительные возможности (в связке с POS-системой):

ПОС-система показывает полную статистику и аналитику (анализ продаж, эффективности персонала и акций), а также может иметь интеграцию с сервисами доставки и документооборотом через открытый API.

Платёжный терминал обязателен для предпринимателей и организаций, чья годовая выручка превышает 20 миллионов рублей. Это требование закона «О защите прав потребителей»: продавец обязан обеспечить возможность оплаты как наличными, так и банковскими картами (включая карты платёжной системы «Мир»).

Категории бизнеса, которые обязаны принимать карты:

Что грозит за нарушение. Отсутствие терминала у тех, кто обязан принимать карты, — это нарушение прав потребителя. Клиент не может расплатиться удобным для него способом. И это уже само по себе незаконно, даже если вы принимаете наличные. Ответственность предусмотрена частью 4 статьи 14.8 КоАП РФ:

Если у бизнеса есть терминал, но он сломался, а альтернативу не предложили — это тоже нарушение. Штраф тот же.

Кто может не устанавливать терминал. Устройство не нужно, если вы работаете только с интернет-эквайрингом (оплата на сайте или в приложении) и не принимаете карты физически. Также он необязателен для малого бизнеса с годовой выручкой менее 20 млн рублей. Но отсутствие возможности платить картой может снизить лояльность покупателей.

Использование ПОС-терминала даёт бизнесу несколько преимуществ:

Терминал — это инструмент роста выручки и лояльности клиентов.

Такое устройство бывает нескольких видов. Выбор зависит от формата точки продаж, мобильности и объёма транзакций.

Автономный

Работает от аккумулятора, подключается через Wi-Fi или мобильную связь. Удобен для доставки и обслуживания гостей в зале. Аппарат печатает чек эквайринга, но фискальный чек не выдаёт — для этого нужна онлайн-касса. Подходит для заведений общепита, служб доставки и нестационарной торговли.

Стационарный

Питается от розетки и требует проводного интернета. Устанавливается в кассовой зоне, где покупатели сами подходят для оплаты. Для точек с большим потоком рекомендуются модели с отдельным пин-падом. Это ускорит обслуживание и снизит риск порвать провода из-за частых перемещений терминала. 

Мобильный (mPOS) 

Компактный картридер, который подключается к смартфону или планшету через специальное приложение. Устройство не требует отдельного кассового узла. Подходит для оплаты вне торговой точки, например, в службе доставки или на выездных мероприятиях.

СофтПОС (SoftPos)

Это смартфон или планшет со встроенным NFC-модулем, который сам становится терминалом. Принимать безналичные платежи можно без дополнительного оборудования. Достаточно установить приложение и подтвердить операцию. Вариант для микробизнеса, курьерских служб и точек с небольшим потоком клиентов.

При выборе терминала для приёма платежей ориентируйтесь на формат вашего заведения и поток гостей:

Обратите внимание на способ подключения к интернету. Стационарному терминалу нужен кабель, а автономному — Wi-Fi или мобильная связь. Также проверьте совместимость терминала с вашим кассовым ПО: не все модели интегрируются с разными системами.

Ещё про финансовый аспект — условия эквайера. Сравните тарифы и процентные ставки разных банков, уточните комиссию за каждую транзакцию. Решите, что для вас выгоднее: купить терминал или взять в аренду.

Пошаговая инструкция, как подключить терминал для оплаты банковскими картами:

Шаг 1 — выберите способ получения оборудования. Решите, будете ли вы покупать устройство или брать его в аренду у банка. От этого зависят первоначальные затраты и дальнейшие платежи.

Шаг 2 — подберите банк-эквайер. Сравните тарифы, процентные ставки и условия разных банков. Банк-эквайер предложит оборудование, которое совместимо с его процессинговой системой, или порекомендует подходящую модель.

Шаг 3 — заключите договор эквайринга. В договоре прописываются комиссия за каждую транзакцию, сроки зачисления денег на расчётный счёт бизнеса, условия аренды или покупки терминала.

Шаг 4 — обеспечьте подключение к интернету. Для стабильной работы подключайте терминал к высокоскоростной сети. Для стационарного устройства используйте кабель, а для автономного — Wi-Fi или мобильную связь.

Шаг 5 — продумайте расположение. Для стационарного терминала нужно место рядом с розеткой. 

Шаг 6 — закажите настройку. Специалисты Quick Resto помогут с установкой и настройкой оборудования. Проведём тестовый запуск и проверим совместимость с кассовым ПО. Зарегистрируем фискальный регистратор в ФНС, подключим к ОФД и обучим персонал.

Шаг 7 — обучите сотрудников. Кассиры и официанты должны знать, как пользоваться терминалом: вводить сумму, менять бумагу в принтере чеков, действовать при ошибках.

Важно: при любых неполадках обращайтесь в службу поддержки банка-эквайера или к интегратору, который устанавливал систему.

ПОС-терминал и ПОС-система решают разные задачи. Первый нужен для безналичных платежей, а вторая — это комплексный инструмент, который автоматизирует учёт продаж, работу с остатками на складе, программами лояльности и даёт аналитику для управленческих решений. 

Терминал — это точка. POS-система — это рост. Если вы планируете развиваться, увеличивать обороты и запускать новые сервисы (доставку, сайт, мобильное приложение), одного терминала будет недостаточно. Чтобы системно управлять своим заведением и масштабировать бизнес, выбирайте POS-систему, которая станет фундаментом для автоматизации.

Чтобы вам было проще, мы составили чек-лист готовности заведения к автоматизации. Так вы точно будете готовы ко всему. 

Можно ли арендовать терминал вместо покупки?

Можно. Аренда у банка-эквайера снижает стартовые затраты: не нужно платить полную стоимость устройства. Обычно банк включает аренду в тариф эквайринга или берёт ежемесячную плату. Плюс: оборудование заменяют при поломке. Минус: при расторжении договора терминал нужно возвращать.

Покупка — это разовое вложение. Плюс: не зависит от банка. Минус: ремонт и замена за ваш счёт.

Перед принятием решения обязательно сравните стоимость аренды и условия сервиса у разных банков. 

Куда идут деньги при оплате через терминал?

Когда терминал в магазине принимает оплату, он отправляет запрос в банк-эквайер. Тот связывается с банком-эмитентом. Именно он выпустил карту покупателя и обслуживает его счёт. Банк-эмитент проверяет, достаточно ли средств, блокирует нужную сумму и сообщает об одобрении операции. После этого деньги списываются со счёта клиента и через процессинговый центр поступают на расчётный счёт продавца. 

Какой процент за пользование терминалом?

Комиссия эквайринга обычно составляет 0,5-3% от суммы платежа. Процентная ставка зависит от нескольких факторов: банка-эквайера, оборота вашего бизнеса, сферы деятельности и среднего чека. Чем выше месячный оборот по терминалу, тем ниже тариф могут предложить. Для популярных категорий (лекарства, продукты) ставки снижены.

Сколько зачисляются деньги через терминал?

Средства поступают на расчётный счёт продавца в течение 1–3 рабочих дней. Конкретный срок зависит от банка-эквайера и условий договора. В некоторых банках при высоких оборотах возможно ускоренное зачисление. 

Можно ли пользоваться терминалом без ИП?

Да, если у вас есть статус самозанятого. Для этого используют мобильный эквайринг: приложение на смартфоне превращает его в терминал (технология SoftPOS) либо подключают мини-считыватель карт через Bluetooth. Комиссия обычно — 1,5–2,5%.