Разбираемся в функциях и отличиях POS-терминала и POS-системы. Выбираем подходящий тип оборудования для разных форматов заведений.
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Автоматизация бизнеса уже давно перешла из статуса дополнительной опции в обязательную. Как вести дела в своём заведении — решение добровольное. Но без современных технологий поспевать за конкурентами будет сложно. Автоматизируйся или умрёшь! В конце статьи можно скачать чек-лист готовности заведения к автоматизации.
Наталья Кулакова
Эксперт по открытию предприятий питания под ключ, основатель консалтинговой компании для рестораторов Kulakova&Partners
Что такое POS-терминалы
POS (Point Of Sales) переводится как точка продаж. А POS-оборудование — это программно-аппаратный комплекс. Его задача состоит в том, чтобы автоматизировать работу сотрудника заведения и сам процесс покупки для клиента. Уже практически нет такого заведения общественного питания, которое бы начинало работать без внедрения автоматизации. POS-терминал — это специальное устройство, принимающее оплату банковскими картами или при помощи гаджета с функцией NFC.
Нужно ли устанавливать POS-терминал? В России действует закон от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей». Согласно ему, продавец обязан обеспечить возможность оплаты как наличными, так и национальными платежными инструментами — банковская карта «Мир». Это требование касается тех, чья выручка за предшествующий календарный год превысила двадцать миллионов рублей.
Необходимо заключить договоры:
- C оператором фискальных данных (ОФД). Это «посредник» между заведением и ФНС. POS-терминал связан с кассовой системой — она передаёт информацию о каждой покупке в ОФД, а оттуда данные направляются в налоговую службу.
- C банком для эквайринга. Это услуга по обслуживанию личного счёта компании и принятию безналичных платежей. Какие-то банки сразу предоставляют оборудование. Если договор этого не предусматривает, терминал придётся арендовать или покупать.
POS-система — это кассовое рабочее место, набор связанного между собой оборудования и программного обеспечения для автоматизации продаж. POS-система обычно включает в себя следующее:
- iPad или монитор и блок с кассовым ПО.
- Дисплей для покупателя.
- Фискальный регистратор с накопителем для отправки данных в ФНС.
- POS-терминал и так далее.
Планшеты iPad обходятся дешевле, чем профессиональные устройства. К их преимуществам также можно добавить маленький вес, большой экран с высоким разрешением и батарею, которая долго держит заряд.
Планшет и всё остальное, что необходимо для работы POS-системы, можно приобрести в нашем онлайн-магазине.
Может показаться, что ПОС-терминал и ПОС-система — это одно и то же. Но различия всё-таки есть. Одно из них заключается в том, что POS-терминал — это портативный моноблок, зарегистрированный как единое устройство, а POS-система — независимые устройства, связанные общей сетью.
В системе легко менять составляющие в случае апгрейда или неисправности — или купить, или взять в аренду. В POS-терминале это возможно за счёт того, что регистрировать в ФНС надо только фискальный регистратор. Если, например, сломался POS-терминал, ремонт вряд ли будет быстрым и потребуется резервный кассовый узел. Аппарат регистрируется как единое устройство, поэтому по отдельности тут ничего не заменить. Ещё одно отличие — модуль фискальной памяти располагается в разных местах: в терминале он встроен, а в системе находится в фискальном регистраторе — специальном принтере чеков, который записывает все произведённые операции и передаёт данные в ФНС.
Зачем нужны POS-терминалы
Принцип работы POS-терминала состоит в том, что он не только ускоряет и упрощает различные торговые операции, но и решает вопросы безопасности. С его помощью можно:
- Принимать безналичную оплату от клиентов — главная функция POS-терминала. Это происходит с предварительной проверкой, достаточно ли средств на счёте.
- Осуществлять быстрый возврат денег — в случае безналичной оплаты.
- Исключать «серые» операции со стороны недобросовестных сотрудников — права доступа можно разграничить с помощью специальных идентификаторов. Если возникла ошибка, случайная или преднамеренная, легко найти виновного и определить сумму причинённого ущерба.
- Снижать риск «обсчитать» клиента или иметь дело с поддельными деньгами.
Но здесь есть и свои минусы — учёт продукции и CRM блок в таких решениях далеко не идеален.
Функции POS-системы гораздо шире. Помимо тех опций, которые доступны при помощи одного только POS-терминала, она автоматизирует:
- Складской учёт — контролируй весь цикл товарооборота: от закупок и прихода до списания, актов разбора и переработки. Система в режиме реального времени показывает остатки, недостачи и излишки. И подсказывает, когда нужно пополнить запасы.
- Маркетинг и управление отношениями с клиентами — запускай акции, бонусные программы и персональные скидки, промо-купоны и даже больше.
- Финансовый учёт — контролируй, сколько денег лежит в банке и сколько есть наличных. Получи полное представление состояния дел в бизнесе.
- Статистика и аналитика — определяй, сколько денег выделить на закупки, честны ли все сотрудники, от каких блюд стоит отказаться из-за высокой себестоимости и низкой популярности, на какие смены нужно выводить больше человек и так далее.
- Интеграции с другими сервисами — или витрина приложений, или открытый API, с помощью которого можно настроить интеграцию. Например, Quick Resto коннектится с многими сервисами: DocsInBox, Яндекс.Доставка, Яндекс.Еда и так далее.
- Мобильное приложение и сайт для гостей. Создай приложение и сайт своего заведения за 5 минут — с удобным интерфейсом, доставкой, актуальном меню и бонусной программой.
С электронным меню возвращаемость гостей на 23% больше
Быстро запустим сайт с вашим онлайн-меню:
- Готовый домен — вам ничего не придётся регистрировать.
- Меню доступно по QR-коду: его можно разместить на входе и столах, в соцсетях и картах города.
- Ваше кафе будет на расстоянии одного клика от гостя.
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Как работает POS-терминал и система в целом
Схема выстроена следующим образом:
- Клиент говорит, что хочет оплатить свой заказ безналичным способом.
- Сотрудник за кассой вводит сумму в терминале.
- Клиент взаимодействует с терминалом — прикладывает или вставляет карту, проводит её магнитной полосой по специальному разъёму, использует телефон или часы с функцией NFC.
- Данные о карте и покупке поступают в банк-эквайер.
- Банк-эквайер направляет запрос в банк-эмитент, который выпустил карту клиента и обслуживает его счёт. Так проверяется, что на счёту клиента достаточно средств для оплаты. Если всё в порядке, операция одобряется и деньги списываются.
- При превышении определённой суммы клиент должен ввести пин-код карты. Например, для российской карты «Мир» речь идёт об операциях, превышающих 3000 рублей.
- Далее принтер POS-терминала печатает два чека, для кассира и клиента. Последний может попросить отправить чек на электронную почту.
Можно подумать, что деньги списываются со счёта клиента и сразу же поступают заведению. Было бы здорово, но на деле всё длится дольше — средства приходят в течение следующего дня. Всё это время они имеют статус временно заблокированных. Так происходит из-за особенностей межбанковских расчётов и необходимости сверки итогов на терминале — список операций передаётся в банк, после чего печатается чек с отчётом.
Как выбрать терминал
Есть несколько видов POS-устройств — подбери то, что соответствует масштабу и особенностям твоего бизнеса:
- Автономный POS-терминал. Этот аппарат питается от аккумулятора, подключается к сети через Wi-Fi или мобильный интернет. Поэтому его удобно приносить клиенту в зале и привозить с собой на доставке. Подойдёт любым заведениям общепита, служба доставки, точки нестационарной торговли. Терминал печатает чек об оплате, но не выдает фискальный чек и не отправляет данные в налоговую. При этом у работника службы доставки с собой должна быть ещё и онлайн-касса, чтобы он мог выдать кассовый чек сразу после получения оплаты.
- Стационарный POS-терминал. Требует розетку поблизости и подключение к интернету через кабель. Подойдёт заведениям, где покупатели сами подходят к бару для оплаты. Если поток большой и терминал часто используется в течение дня, обрати внимание на модели с отдельным PIN-падом — клавиатурой, где клиент вводит пин-код карты. Это повысит скорость обслуживания клиентов и снизит риск поломки техники — кабель питания и интернета могут повредиться из-за постоянных поворотов от сотрудника к клиенту.
Представь, что официант забирает у клиента карту и уходит с ней, чтобы провести оплату. Такая ситуация недопустима — недобросовестный сотрудник может сфотографировать или переписать важные данные. Поэтому есть только два варианта: или принести POS-терминал, или пригласить на бар для оплаты.
Как выбрать программу для POS-системы?
Во-первых, смотри на её функциональные возможности, есть ли всё то, что необходимо твоему бизнесу.
Во-вторых, ориентируйся на стоимость и выбери удобный формат приобретения лицензий — покупку, рассрочку или аренду.
- Мобильный POS-терминал (mPOS). Один из видов автономных терминалов. Небольшой картридер подсоединяется к телефону или планшету при помощи специального приложения. Подойдёт начинающим предпринимателям: там, где оплата происходит вне торговой точки — служба доставки.
- СофтПОС (SoftPos). Телефон со встроенным модулем NFC, благодаря чему можно принимать бесконтактные платежи. Подойдёт начинающим предпринимателям: там, где оплата происходит вне торговой точки — служба доставки.
Кроме оплаты подписки, других затрат Quick Resto не требует.
Мы проводим автоматизацию под ключ и не берём доплат за количество пользователей, обновления и решение технических проблем. При этом ты можешь индивидуально заказать дополнительные услуги по настройке системы и обучению персонала.
Особенности подключения терминала
- Для начала реши, будешь ли покупать оборудование или брать в аренду. После этого уже стоит выбирать банк-эквайер с самыми выгодными условиями. Он или порекомендует, или сразу предложит устройства, с которыми можно работать в его процессинговой системе.
- Чтобы не испытывать проблем с работой терминала, сразу позаботься о подключении высокоскоростного интернета.
- Продумай детали касаемо того, как пользоваться ПОС-терминалом. Например, если планируешь установить стационарный POS-терминал, подумай о доступе к розетке.
- Банк-эквайер занимается подключением и настройкой терминала. Когда всё готово, происходит тестовый запуск системы — это нужно для проверки совместимости ПО и обучения персонала. В случае каких-либо неполадок надо будет обратиться к банку.
В вопросах ПО для POS-системы многие придерживаются консервативных взглядов — выбирают ту компанию, которая имеет офис в их городе и может провести личную встречу. Хотя в наше время всё легко настроить удалённо.
Важный фактор — техническая поддержка со стороны вендора или интегратора. На что обращают внимание:
- Легко ли связаться со специалистами.
- Насколько доступно всё объясняют.
- Какая помощь оказывается на старте.
Внедрение автоматизации — уже стресс для любого бизнеса. А решиться и провести переход с одной системы на другую ещё сложнее. Конечно, право на ошибку никто не отнимал, но сразу выбрать подходящее оборудование и ПО — лучшее, что можно сделать для своего заведения.
Читай письма
Наталья Кулакова
Эксперт по открытию предприятий питания под ключ, основатель консалтинговой компании для рестораторов Kulakova&Partners
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!