Непредсказуемый рост цен, нарушение сроков поставок и нестабильное качество продуктов — знакомая рестораторам боль. Однако многие владельцы до сих пор продолжают переплачивать просто потому, что не знают, как выстроить прозрачную систему закупок.
Основная сложность в том, что проблемы с поставщиками редко ограничиваются только финансовыми потерями. Просроченная доставка может сорвать работу кухни в самый пиковый час, а некачественные продукты — испортить репутацию заведения. В этой статье разберём, как найти добросовестных поставщиков, избежать переплат и обезопасить себя от рисков.
Основные проблемы работы с поставщиками
Выбрали поставщика, подписали договор — и тут начинается: то цены «вдруг» растут, то продукты приходят с дефектом. Каждая такая ситуация — удар по бюджету и нервам управляющего, который вынужден тушить пожары.
Топ-5 проблем в работе с поставщиками:
- Скачущие цены. Поставщики могут необоснованно менять и завышать цены.
- Лотерея с качеством. Сегодня продукт отличный, а завтра уже с дефектами.
- Нарушение сроков. Регулярные задержки поставок, которые срывают работу кухни.
- Жёсткие условия. Требование 100% предоплаты или закупки огромными партиями.
- Зависимость от поставщика. Когда нет альтернатив, приходится соглашаться на любые условия.
Работа с поставщиками требует постоянного контроля и гибкого подхода. Регулярный мониторинг рынка, чёткие договорённости и наличие резервных поставщиков помогут минимизировать риски. Это позволит не только экономить бюджет, но и обеспечит стабильность работы кухни.
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Как провести анализ рынка и выбрать поставщиков
Прежде чем заключать договор, необходимо провести тщательный анализ рынка. Только так можно найти надёжных партнёров, которые обеспечат стабильные поставки по адекватным ценам.
Как анализировать рынок
1. Сравните цены со средними по рынку. Запросите прайс-лист по ключевым позициям у нескольких поставщиков. Соберите средние по рынку цены на нужные продукты и сравните их с предложениями контрагентов — это поможет выявить завышенную стоимость и отсеять слишком «дорогих» поставщиков.
2. Запросите сертификаты товаров. Запросите у поставщиков сертификаты и декларации соответствия на продукцию. Для добросовестных контрагентов не составит сложности отправить вам их на ознакомление. Это поможет удостовериться в безопасности продуктов и сократит список потенциальных поставщиков.
3. Прочитайте отзывы про поставщиков. Изучите отзывы других рестораторов в профильных чатах, группах. Опыт коллег покажет, насколько поставщик соблюдает сроки, доставляет качественную продукцию, а также как решает спорные ситуации.
«Чтобы не переплачивать, нужно хотя бы раз в месяц проводить сверку с поставщиком. Рекомендуется вести сводную таблицу в Excel, отслеживая изменения себестоимости. Особое внимание — входной цене: закупка у прямого импортёра обычно выгоднее, чем через перекупщиков с высокой наценкой».
Ирина Антохова руководитель дивизиона прямых продаж в сегменте гостинично-ресторанного бизнеса METRO
Как выбрать поставщиков
Сегодня рестораторы могут работать с разными типами поставщиков: фермерскими хозяйствами, предлагающими свежие сезонные продукты; оптовыми базами с широким ассортиментом; дистрибьюторами, специализирующимися на определённых категориях товаров.
Чтобы не ошибиться с выбором, обращайте внимание на семь ключевых критериев:
- Цена — должна быть конкурентной, но соответствовать качеству;
- Репутация поставщика — изучайте отзывы и срок работы на рынке;
- Качество продукции — проверяйте сертификаты и делайте пробные заказы;
- Платежи — отсрочка оплаты и гибкие условия помогают спланировать бюджет;
- Расположение — близость склада сокращает срок доставки;
- Соблюдение сроков — пунктуальность в поставках критически важна;
- Условия доставки — способ транспортировки влияет на сохранность продуктов.
Правильная приёмка товара в общепите — фундамент для контроля качества и правильного распределения бюджета. От корректной организации этого процесса зависит отсутствие пересортицы, финансовых потерь и конфликтов с поставщиками. В статье рассказали, как упростить процесс приёмки и на что обратить внимание.
Как добиться выгодных условий поставок
Работа с поставщиками — один из ключевых факторов рентабельности ресторана. Неправильно обозначенные условия поставок могут существенно сократить вашу прибыль. Однако грамотный подход к переговорам и оформлению договора позволяет получить выгодные условия без ущерба качеству.
Ключевые моменты в договоре:
- Платежи. Согласуйте реалистичные сроки оплаты и условия отсрочки.
- График поставок. Чётко зафиксируйте сроки и частоту доставок.
- Возврат товара. Пропишите процедуру возврата некачественной продукции.
Это поможет избежать недопонимания и создать прочную основу для долгосрочного сотрудничества, где обе стороны будут чётко понимать свои обязательства.
Замечали, что цены на продукты иногда растут слишком быстро? Quick Resto отслеживает отклонения и сразу предупредит о подозрительных скачках. Возможно, самое время пересмотреть условия работы с поставщиком — а система подскажет, когда это критично.
Как избежать переплат при работе с поставщиками
Чтобы не переплачивать, важно регулярно проверять рыночные цены и поддерживать связи с несколькими поставщиками. Когда есть возможность, работайте напрямую с производителями — так можно сэкономить, так как исключаются наценки посредников.
Не менее важно заранее обговаривать все условия сотрудничества: уточняйте, включена ли доставка в стоимость, фиксируйте цены на сезон и внимательно изучайте договор на предмет скрытых комиссий. Такие простые шаги помогут избежать неожиданных расходов и выстроить прозрачные отношения.
Дополнительные практики для снижения затрат:
- Переговоры о скидках. Поставщик охотнее пойдёт на уступки, если увидит в вас перспективного заказчика. Чётко обозначьте объёмы и частоту заказов — это усилит ваши переговорные позиции. Предложите взаимовыгодные условия, например, самовывоз или частичную предоплату.
- Специальные условия поставки. Обсуждайте не только цену, но и дополнительные услуги. Бесплатная или срочная доставка может сэкономить вам время и деньги. Уточните возможность получения бесплатных образцов продуктов — их можно использовать для тестирования блюд или в качестве бонуса для гостей.
- Условия отсрочки платежа. Сроки оплаты зависят от объёмов ваших закупок. Новым заведениям часто предлагают работать на предоплате, но с ростом бизнеса можно договориться об отсрочке на 14-30 дней. Однако учтите, что поставщики, предлагающие длительную отсрочку, как правило, могут повышать цену товара.
- Оптовые закупки. Используйте возможность закупать товар крупными партиями, если позволяют складские условия. Оптовые цены обычно значительно ниже. Это особенно выгодно для продуктов с длительным сроком хранения или высокой оборачиваемостью в вашем заведении.
«Успех переговоров во многом зависит от вашего товарооборота — чем больше объёмы закупок, тем выгоднее условия можно получить. Важно заранее оценить свои потребности и чётко обозначить их поставщику. Как показывает практика, контрагенты охотнее идут на уступки при долгосрочном сотрудничестве, поэтому стоит делать акцент на перспективах совместной работы».
Ирина Антохова руководитель дивизиона прямых продаж в сегменте гостинично-ресторанного бизнеса METRO
Автоматизация закупок
Автоматизация упрощает управление закупками. Система помогает контролировать остатки на складе и своевременно пополнять запасы. Вы получаете инструменты для анализа расходов и отслеживания ценовых изменений. Это позволяет оптимизировать бюджет и избегать переплат.
Основные возможности автоматизации:
- Контроль лимита остатков. Система позволяет задать минимальный запас для каждого продукта — когда ингредиенты заканчиваются, вы получаете уведомление. Это исключает ситуации, когда кухня останавливается из-за внезапной нехватки ингредиентов. При этом не приходится держать избыточные запасы, которые могут испортиться.
- Анализ использования ингредиентов. Специальный отчёт показывает, в каких блюдах что используется. Вы видите, стоит ли покупать продукт, который нужен только для одной позиции в меню. Это помогает оптимизировать ассортимент и сократить расходы на невостребованные позиции.
- Электронные накладные и учёт. Все документы хранятся в системе — можно быстро найти непроведённые накладные и избежать расхождений на складе. Автоматическое обновление остатков после проведения документов исключает ситуации, когда вы случайно заказываете лишнее. Это особенно важно при работе со скоропортящимися продуктами.
Хотите избавиться от проблем с учётом товаров? С Quick Resto можно:
- контролировать остатки в режиме реального времени;
- отслеживать изменения стоимости продуктов;
- перемещать любые позиции между складами;
- не терять продукты и правильно отображать их в учёте.
Оптимизируйте процессы и сокращайте затраты без лишних усилий
Автоматизированный учёт помогает сократить время на рутинные задачи. Вы всегда имеете доступ к актуальной информации о запасах, что снижает риски дефицита товаров или образования излишков.
ПОЗВОНИТЬ И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
ПОЗВОНИТЬ
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну всё, погнали!
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!