Ирина Антохова
Яна Малина
Непредсказуемый рост цен, нарушение сроков поставок и нестабильное качество продуктов — знакомая рестораторам боль. Однако многие владельцы до сих пор продолжают переплачивать просто потому, что не знают, как выстроить прозрачную систему закупок.
Основная сложность в том, что проблемы с поставщиками редко ограничиваются только финансовыми потерями. Просроченная доставка может сорвать работу кухни в самый пиковый час, а некачественные продукты — испортить репутацию заведения. В этой статье разберём, как найти добросовестных поставщиков, избежать переплат и обезопасить себя от рисков.
Основные проблемы работы с поставщиками
Выбрали поставщика, подписали договор — и тут начинается: то цены «вдруг» растут, то продукты приходят с дефектом. Каждая такая ситуация — удар по бюджету и нервам управляющего, который вынужден тушить пожары.
Топ-5 проблем в работе с поставщиками:
- Скачущие цены. Поставщики могут необоснованно менять и завышать цены.
- Лотерея с качеством. Сегодня продукт отличный, а завтра уже с дефектами.
- Нарушение сроков. Регулярные задержки поставок, которые срывают работу кухни.
- Жёсткие условия. Требование 100% предоплаты или закупки огромными партиями.
- Зависимость от поставщика. Когда нет альтернатив, приходится соглашаться на любые условия.
Работа с поставщиками требует постоянного контроля и гибкого подхода. Регулярный мониторинг рынка, чёткие договорённости и наличие резервных поставщиков помогут минимизировать риски. Это позволит не только экономить бюджет, но и обеспечит стабильность работы кухни.
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Как провести анализ рынка и выбрать поставщиков
Прежде чем заключать договор, необходимо провести тщательный анализ рынка. Только так можно найти надёжных партнёров, которые обеспечат стабильные поставки по адекватным ценам.
Как анализировать рынок
- Сравните цены со средними по рынку. Запросите прайс-лист по ключевым позициям у нескольких поставщиков. Соберите средние по рынку цены на нужные продукты и сравните их с предложениями контрагентов — это поможет выявить завышенную стоимость и отсеять слишком «дорогих» поставщиков.
- Запросите сертификаты товаров. Запросите у поставщиков сертификаты и декларации соответствия на продукцию. Для добросовестных контрагентов не составит сложности отправить вам их на ознакомление. Это поможет удостовериться в безопасности продуктов и сократит список потенциальных поставщиков.
- Прочитайте отзывы про поставщиков. Изучите отзывы других рестораторов в профильных чатах, группах. Опыт коллег покажет, насколько поставщик соблюдает сроки, доставляет качественную продукцию, а также как решает спорные ситуации.
«Чтобы не переплачивать, нужно хотя бы раз в месяц проводить сверку с поставщиком. Рекомендуется вести сводную таблицу в Excel, отслеживая изменения себестоимости. Особое внимание — входной цене: закупка у прямого импортёра обычно выгоднее, чем через перекупщиков с высокой наценкой».
Ирина Антохова руководитель дивизиона прямых продаж в сегменте гостинично-ресторанного бизнеса METRO
Как выбрать поставщиков
Сегодня рестораторы могут работать с разными типами поставщиков: фермерскими хозяйствами, предлагающими свежие сезонные продукты; оптовыми базами с широким ассортиментом; дистрибьюторами, специализирующимися на определённых категориях товаров.
Чтобы не ошибиться с выбором, обращайте внимание на семь ключевых критериев:
- Цена — должна быть конкурентной, но соответствовать качеству;
- Репутация поставщика — изучайте отзывы и срок работы на рынке;
- Качество продукции — проверяйте сертификаты и делайте пробные заказы;
- Платежи — отсрочка оплаты и гибкие условия помогают спланировать бюджет;
- Расположение — близость склада сокращает срок доставки;
- Соблюдение сроков — пунктуальность в поставках критически важна;
- Условия доставки — способ транспортировки влияет на сохранность продуктов.
Правильная приёмка товара в общепите — фундамент для контроля качества и правильного распределения бюджета. От корректной организации этого процесса зависит отсутствие пересортицы, финансовых потерь и конфликтов с поставщиками. В статье рассказали, как упростить процесс приёмки и на что обратить внимание.
Как добиться выгодных условий поставок
Работа с поставщиками — один из ключевых факторов рентабельности ресторана. Неправильно обозначенные условия поставок могут существенно сократить вашу прибыль. Однако грамотный подход к переговорам и оформлению договора позволяет получить выгодные условия без ущерба качеству.
Ключевые моменты в договоре:
- Платежи. Согласуйте реалистичные сроки оплаты и условия отсрочки.
- График поставок. Чётко зафиксируйте сроки и частоту доставок.
- Возврат товара. Пропишите процедуру возврата некачественной продукции.
Это поможет избежать недопонимания и создать прочную основу для долгосрочного сотрудничества, где обе стороны будут чётко понимать свои обязательства.
Замечали, что цены на продукты иногда растут слишком быстро? Quick Resto отслеживает отклонения и сразу предупредит о подозрительных скачках. Возможно, самое время пересмотреть условия работы с поставщиком — а система подскажет, когда это критично.
Как избежать переплат при работе с поставщиками
Чтобы не переплачивать, важно регулярно проверять рыночные цены и поддерживать связи с несколькими поставщиками. Когда есть возможность, работайте напрямую с производителями — так можно сэкономить, так как исключаются наценки посредников.
Не менее важно заранее обговаривать все условия сотрудничества: уточняйте, включена ли доставка в стоимость, фиксируйте цены на сезон и внимательно изучайте договор на предмет скрытых комиссий. Такие простые шаги помогут избежать неожиданных расходов и выстроить прозрачные отношения.
Дополнительные практики для снижения затрат:
- Переговоры о скидках. Поставщик охотнее пойдёт на уступки, если увидит в вас перспективного заказчика. Чётко обозначьте объёмы и частоту заказов — это усилит ваши переговорные позиции. Предложите взаимовыгодные условия, например, самовывоз или частичную предоплату.
- Специальные условия поставки. Обсуждайте не только цену, но и дополнительные услуги. Бесплатная или срочная доставка может сэкономить вам время и деньги. Уточните возможность получения бесплатных образцов продуктов — их можно использовать для тестирования блюд или в качестве бонуса для гостей.
- Условия отсрочки платежа. Сроки оплаты зависят от объёмов ваших закупок. Новым заведениям часто предлагают работать на предоплате, но с ростом бизнеса можно договориться об отсрочке на 14-30 дней. Однако учтите, что поставщики, предлагающие длительную отсрочку, как правило, могут повышать цену товара.
- Оптовые закупки. Используйте возможность закупать товар крупными партиями, если позволяют складские условия. Оптовые цены обычно значительно ниже. Это особенно выгодно для продуктов с длительным сроком хранения или высокой оборачиваемостью в вашем заведении.
«Успех переговоров во многом зависит от вашего товарооборота — чем больше объёмы закупок, тем выгоднее условия можно получить. Важно заранее оценить свои потребности и чётко обозначить их поставщику. Как показывает практика, контрагенты охотнее идут на уступки при долгосрочном сотрудничестве, поэтому стоит делать акцент на перспективах совместной работы».
Ирина Антохова руководитель дивизиона прямых продаж в сегменте гостинично-ресторанного бизнеса METRO
Автоматизация закупок
Автоматизация упрощает управление закупками. Система помогает контролировать остатки на складе и своевременно пополнять запасы. Вы получаете инструменты для анализа расходов и отслеживания ценовых изменений. Это позволяет оптимизировать бюджет и избегать переплат.
Основные возможности автоматизации:
- Контроль лимита остатков. Система позволяет задать минимальный запас для каждого продукта — когда ингредиенты заканчиваются, вы получаете уведомление. Это исключает ситуации, когда кухня останавливается из-за внезапной нехватки ингредиентов. При этом не приходится держать избыточные запасы, которые могут испортиться.
- Анализ использования ингредиентов. Специальный отчёт показывает, в каких блюдах что используется. Вы видите, стоит ли покупать продукт, который нужен только для одной позиции в меню. Это помогает оптимизировать ассортимент и сократить расходы на невостребованные позиции.
- Электронные накладные и учёт. Все документы хранятся в системе — можно быстро найти непроведённые накладные и избежать расхождений на складе. Автоматическое обновление остатков после проведения документов исключает ситуации, когда вы случайно заказываете лишнее. Это особенно важно при работе со скоропортящимися продуктами.
Хотите избавиться от проблем с учётом товаров? С Quick Resto можно:
- контролировать остатки в режиме реального времени;
- отслеживать изменения стоимости продуктов;
- перемещать любые позиции между складами;
- не терять продукты и правильно отображать их в учёте.
Оптимизируйте процессы и сокращайте затраты без лишних усилий
Автоматизированный учёт помогает сократить время на рутинные задачи. Вы всегда имеете доступ к актуальной информации о запасах, что снижает риски дефицита товаров или образования излишков.
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Ирина Антохова
Яна Малина
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!