Инкассация денежных средств и контроль наличных в кассе

Хранение наличных в ресторане — неудобно и небезопасно. Появляются сложности при учёте, нагрузка на сотрудников возрастает. К тому же, возникает необходимость покупки сейфа. Инкассация решит эти проблемы. Рассказываем, как контролировать наличные в кассе ресторана, защитить их от краж и правильно организовать инкассацию в кафе. В конце статьи можно скачать инструкцию с методами борьбы с воровством в ресторане.

Прибыль — это конечная цель любого бизнеса. А деньги в него вкладывают, чтобы приумножить. При этом доход зависит от множества факторов, но если не вести учёт в заведении, то получить точные цифры невозможно. Инкассация освобождает персонал от предварительной обработки выручки, упрощает идентификацию зачислений и ведение отчётности по инкассируемым средствам.

Чтобы отслеживать движение всех денежных средств на торговой точке, важно вести учёт. Инкассация же помогает не превышать лимит наличных остатков и не нарушать закон. Учёт продаж в ресторанном бизнесе осуществляется при помощи онлайн-кассы. Оператор фискальных данных (ОФД) хранит и передаёт данные с кассовых аппаратов в федеральную налоговую службу. Проще говоря — это посредник между кассой и налоговой.

Согласно Федеральному закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», предприниматели обязаны осуществлять торговлю через онлайн-кассу, которая передаёт данные ОФД. Такие кассы выдают чеки с отметкой о фискализации. Благодаря им посетитель ресторана может проверить, легально ли работает заведение, и в случае возникновения спорной ситуации предъявить этот чек в суде.

Выручка — сумма, которую бизнес получил от реализации своих услуг или от продажи товаров. Рассчитывается по формуле: выручка равно цена одного товара, умноженная на количество проданных товаров. К примеру, заведение N продает чашку кофе по 300 рублей за штуку. За месяц было реализовано 1 000 таких чашек. В итоге кафе заработало 300 000 рублей — это и есть выручка.

Средний чек — это сумма выручки от всех покупок, делённая на их количество. На этот показатель влияет масса факторов: программа лояльности, специальные предложения, продажа навынос (в том числе доставка), скидки и прочее. Рассчитывается по формуле: совокупная выручка за конкретный период или количество заказов.

В конце рабочего дня ответственный сотрудник (обычно кассир) закрывает смену и сдаёт наличные. Он делает необходимые отчёты и инкассирует деньги из кассового ящика. Чтобы контролировать наличные в кассе и избежать кражи денежных средств, нужен целый комплекс мер: регулярная инвентаризация, система видеонаблюдения, перечень правил обращения персонала с наличными и прочее.

Не каждая сомнительная операция — воровство. Иногда действия сотрудников могут быть обоснованы. Бывает такое, что руководитель увидел отмену чека или пречека и сразу начал искать виновных. Но гость может запросить предварительный счёт, чтобы проверить все потребление в заведении и продолжить отдых. В таком случае пречек отменяется, а заказ «добивается». Поэтому смотреть на любую кассовую операцию важно с двух сторон.

Основные шаги по автоматизации процесса защиты кассовых операций от мошенничества и краж:

1. Настройка прав доступа. Обозначить, кто и какие операции может проводить на кассе.

2. Создание всем сотрудникам отдельных аккаунтов. Это нужно, чтобы понимать, кто и что делал на кассе. Во многих заведениях персонал часто работает под одним (например: кассир).

3. Установка оповещений на опасные операции. Как только пришли такие уведомления, разбирайся с ними безотлагательно.

4. Изучение схем и причин воровства. Ознакомься с распространёнными схемами воровства и его причинами. Это поможет вовремя предотвратить мошеннические действия.

Обучение персонала правилам работы с наличными поможет минимизировать путаницу при учёте денежных средств и защитить их от мошеннических действий. Для этого нужно:

1. Разработать чёткие инструкции кассовой дисциплины.

2. Распечатать и ознакомить материально ответственных сотрудников с законодательными документами ведения кассовой дисциплины и ответственностью за несоблюдение.

3. Самостоятельно обучаться (собственнику) финансовой грамотности и порядку в закупках, ведению документации и финансовым отношениям с сотрудниками.

Когда в кассе накапливаются наличные, предприниматель или кассир (в зависимости от того, кто за это отвечает) кладёт их на расчётный счёт. Но это трата времени, также  подобный поход с крупной суммой денег в банк сопряжен с рисками. Упростить процесс поможет организация инкассации.

Инкассация — это сбор и безопасная перевозка наличных денежных средств. Сначала деньги отвозят в банк, а после — зачисляют на расчётный счёт юридического лица или индивидуального предпринимателя. Инкассацией в ресторанах занимаются банки и лицензированные компании. Чтобы воспользоваться их услугами, клиент заключает договор и оплачивает комиссию. Это может быть как процент от суммы инкассации, так и фиксированная ставка. За приём денежных средств от организации, их дальнейшую сдачу в банк и проверку сопроводительных документов отвечает инкассатор. Поскольку деньги важно доставить в целости и сохранности, вместе с кассиром в бригаду входят охранники и водитель.

Хранить неограниченное количество наличных в ресторане разрешено не всем. Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, юридические лица обязаны установить лимиты на остаток наличных, превышать которые нельзя. Индивидуальным предпринимателям, субъектам малого предпринимательства и малым предприятиям делать это необязательно. Но если ИП все же установил лимит на остаток, на него будут распространяться те же требования, что и для юридических лиц. При этом ограничений по сумме лимита нет — каждая компания определяет эту цифру самостоятельно. Есть также периоды, когда размер остатка по лимитам можно превысить по закону, а штрафы взиматься не будут: дни выдачи зарплаты, социальных выплат и так далее.

При выборе инкассаторской организации нужно получить информацию о рейтинге компании, тарифах и спектре услуг. Большую часть рынка инкассации занимают банки. Среди них есть и такие, которые сделали инкассацию главным вектором своего развития. Они являются скорее исключением из правил, так как для большинства банков инкассация с точки зрения получения прибыли просто неэффективна.

Топовые позиции на рынке инкассации занимают крупные перевозчики, среди которых:

Так как инкассатор только принимает денежные средства и проверяет сопроводительные документы, то пересчитать и упаковать наличные нужно заранее. При составлении документации важно не допустить ошибку. 

Процесс передачи денег осуществляется следующим образом:

Инкассация позволяет не беспокоиться о сохранности денежных средств и избежать путаницы при учёте. Это тот случай, когда можно и нужно делегировать обязанности. Доверьтесь профессионалам, чтобы спать спокойно.