Как организовать учёт в кофейне, чтобы избежать убытков

Хаос в учёте приводит к тому, что продукты пропадают, себестоимость плывёт, а прибыль тает. Особенно это заметно в кофейнях, где нет системного контроля остатков, списаний и работы персонала. Результат — постоянные недостачи и невозможность понять реальное положение дел.

Мы собрали главные правила организации учёта: от принципов учёта и внедрения FIFO до приёмки товаров и инвентаризации. В статье: чек-листы, шаблоны актов, а также план, с которого можно начать уже сегодня.

<p>основатель консалтингового агентства &laquo;Гастрономика&raquo;, спикер международного университета SWISSAM, бывший руководитель отдела внедрения Quick Resto</p> <p>@AlexeyGavr</p>

Учёт запасов в кафе обязателен, если вы хотите знать, сколько реально тратите на ингредиенты, почему растёт себестоимость и куда уходят продукты.

Главные бизнес-цели учёта:

• Контроль себестоимости. Вы видите, сколько стоит каждое блюдо и где можно снизить расходы.
• Снижение списаний. Когда знаете остатки и сроки годности, меньше выбрасываете.
• Рост маржи и оборачиваемости. Продукты не залёживаются, деньги не заморожены в остатках.

KPI | Что показывает | Норма для кофейни % списаний | Доля продуктов, ушедших в брак или порчу | до 2–3% от оборота Фудкост | Доля себестоимости продуктов в цене блюда | 25–35% Оборачиваемость запасов | Как быстро продаётся закупленное | зависит от категории

Пример. Кофейня закупает молоко с запасом на неделю. Без учёта бариста льют больше нормы, а фудкост растёт. С системой вы видите перерасход в отчёте и корректируете рецептуру или проводите инструктаж.

Один из важных принципов учёта сырья в общепите — FIFO. Это означает, что продукты, которые поступили раньше, должны использоваться в первую очередь. Чтобы это работало, нужен контроль сроков годности (знать, что портится первым), одни единицы измерения (не перепутать килограммы с граммами) и маркировка партий (отличать одну поставку от другой). Теперь подробнее.

Принцип FIFO и сроки годности

Действия для внедрения FIFO:

• Маркировка каждой партии. При поступлении товара наклеивайте на упаковку стикер с датой прихода. Шаблон: «Поступило: Ч.М.Г, использовать до: Ч.М.Г».

Каждый цвет обозначает день недели, в который продукт поступил. Ещё лучше сделать пометку: «Использовать до …».

• Базовый шаблон. Классический стикер с датой поступления и сроком годности.

Если FIFO отвечает на вопрос «что использовать первым», то разделение зон — на вопросы «где и что хранить» и «кто за это отвечает».

Самое главное — идти сверху вниз. Во-первых, разделить цеха, во-вторых, стеллажи, в-третьих, холодильники либо отсеки в них. И всё подписать. После этого распределяем, кто и за что отвечает

Алексей Гаврилов

Основатель консалтингового агентства «Гастрономика»

В общепите принято разделять продукты по группам: сухие (мука, сахар, крупа, макаронные изделия и др.), мясные, рыбные, молочно-жировые, гастрономические, овощи и фрукты.

После разделения зон нужно назначить ответственного за каждую из них. В его задачи входит ежедневная проверка порядка хранения, сроков годности и остатков. Это исключит ситуацию, когда за один холодильник отвечают все, а по факту — никто.

Основа учёта в заведении — правильно заполненные карточки товаров и технологические карты. Без них система не сможет корректно считать себестоимость блюд и автоматически списывать ингредиенты.

Она содержит поля: наименование, единицы измерения, артикул, поставщик, срок годности. Для маркированных товаров добавляется поле с кодом маркировки.

Технологическая карта — это рецепт блюда с расчётом нормы расхода ингредиентов. В ней указывают вес брутто, нетто и выход готового блюда. Подробнее о том, какие проблемы решает и как составить техкарту, мы рассказывали в статье «Технологическая карта приготовления блюд для общепита».

Скачать образец

Связь техкарт с номенклатурой в системе учёта позволяет автоматически списывать ингредиенты при продаже блюда и видеть реальную себестоимость.

Учёт товаров в общепите начинается с правильной приёмки. Ошибки на этом этапе приводят к искажению остатков, себестоимости и фудкоста.

• Сверьте ТТН или накладную с фактическим ассортиментом и количеством.

Журнал учёта расхождений можно вести в электронном виде или на бумаге.

Если хотите узнать больше, читайте нашу статью «Общие правила приёмки товара в общепите». Там рассказали про договор с поставщиком, обязательные документы и процедуру приёмки.

Учёт товаров в общепите строится на регулярных операциях: приход, перемещение, списание и возврат. На каждую оформляется документ, который подписывает ответственный. Без этого данные в программе расходятся с реальными остатками, а себестоимость искажается.

Инвентаризация в кафе — это сверка фактических остатков с данными в программе. Она бывает полная (все товары), выборочная (отдельные категории) и экспресс (несколько позиций). Регулярная инвентаризация помогает увидеть отклонения, вовремя скорректировать остатки и найти болевые точки.

Как часто проводить. Полную инвентаризацию делают раз в месяц. Выборочную — раз в неделю по категориям, которые вызывают вопросы. Экспресс — ежедневно по 2–3 «проблемным» позициям (например, самое дорогое сырьё или то, что чаще всего используется).

Как проводить. Начинайте после закрытия смены, когда все заказы закрыты. Каждое место хранения проверяйте отдельно: склад, холодильник, барную стойку, место у кассы. Подсчёт ведите в тех же единицах измерения, что и в системе учёта. Всё фиксируйте в акте — на бумаге или прямо в программе.

Что делать с расхождениями. Недостача может быть из-за ошибки в техкарте, незакрытого прихода или махинаций. После анализа нужно внести корректировки в систему и провести инструктаж персоналу, чтобы ошибки не повторялись.

Подробно о том, как проводить инвентаризацию, мы рассказали в статье «Инвентаризация в общепите — как навести порядок в заведении».

Чтобы управлять учётом в кофейне, нужно регулярно смотреть отчёты. Они показывают, где себестоимость растёт, какие продукты заканчиваются и есть ли отклонения.

• Остатки продуктов — показывают, что лежит на складе и кухне. Если остаток нулевой, а по программе он есть, нужно искать ошибку или списание.
• Движение товаров — приход, расход, перемещение, возврат. Помогает понять, куда ушёл продукт и не было ли лишних операций. Анализировать раз в неделю.
• Списания — сколько, чего и по какой причине списали. Критичный порог выше 2–3% от оборота. Если выше, то проверяйте техкарты и действия персонала.
• Отклонения — расхождения между фактическими остатками и данными в системе. Выявляются при инвентаризации. Отклонение более 1–2% по категории — повод провести «расследование».

• Внезапные проверки. Проводите инвентаризации по популярным позициям без предупреждения.

Контрольные точки — это места и операции, которые регулярно проверяют:

• Приход — сверка накладной с фактом, контроль маркировки товаров.
• Хранение — проверка сроков годности и порядка FIFO.
• Продажа — соответствие чеков фактической выдаче.
• Списание — наличие акта с причиной и подписью ответственного.

Документирование несоответствий ведите в журнале или электронной системе.

Настройки в системе учёта снижают воровство без лишних конфликтов. ## Автоматизация учёта в кофейне

Ручной учёт отнимает время и приводит к ошибкам. Автоматизация решает эти проблемы: программа сама списывает ингредиенты при продаже, показывает остатки на складе и помогает управлять заведением. Система объединяет кассу, склад, аналитику и CRM в одной системе.

При выборе системы учёта для кофейни обратите внимание на несколько функций:

• Автоматическое списание. Сотрудник пробил блюдо на онлайн-кассе, система сама списала ингредиенты по техкарте.
• Контроль прав доступа. Разграничение, кто может списывать, отменять чеки, делать возвраты и смотреть отчёты.
• Интеграция с POS. Связь кассы с терминалом и складским учётом.
• Приложение. Инвентаризация и приёмка прямо с кассового терминала или планшета.
• ЭДО. Накладные приходят в систему и там же подписываются.
• Отчёты в реальном времени. Остатки, движение, списания, отклонения, фудкост, ABC-анализ в одном месте.
• Работа с маркировкой. Система поддерживает интеграцию с «Честным знаком»и «Меркурием». Списывает алкоголь через ЕГАИС.

Управление меню влияет на списания и прибыль. Если блюдо редко заказывают, а ингредиенты для него не используют в других рецептах — они портятся.

Валидация — это подтверждение того, что выбранные способы приготовления, техкарты, нормы расхода и меры контроля действительно работают и дают ожидаемый результат.

Что проверять при аудите:

• Техкарты. Соответствуют ли реальным нормам расхода и технологии приготовления.
• Номенклатуру. Нет ли дублей, верно ли заполнены карточки товаров.
• Приходные документы. Все ли накладные проведены, правильно ли указаны единицы измерения.
• Списания. Есть ли акт, обоснована ли причина, не превышают ли списания 2–3% от оборота.
• Инвентаризацию. Правильно ли оформлены результаты, учтены ли расхождения.

Совет для внутренней проверки: раз в неделю сверяйте остатки по топовым позициям, раз в месяц проводите полную инвентаризацию и анализ отклонений, раз в квартал проверяйте техкарты и акты списания на системные ошибки.

Если нашли расхождения, разберитесь в причине (ошибка в техкарте, хищение и т.д.), внесите корректировки в систему, проведите инструктаж персонала или измените регламенты.

1 ошибка — неверные техкарты

В техкарту внесли 180 мл молока вместо 200. Система считает одну себестоимость, а по факту другая. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёт廆www.consultant.ru】. Для накладных также установлен пятилетний срок хранения.

• Для маркированных товаров списание дополнительно отражают в системах «Честный знак» и ЕГАИС, иначе программа не даст вывести товар из оборота.

Рекомендация: закрепите в учётной политике порядок списания и образцы актов. Проводите инвентаризацию перед составлением годовой отчётности.

Внедрение учёта в кофейне с нуля или исправление текущих ошибок требует системы. Вот план, который поможет не запутаться в процессах.

Шаг 1. Диагностика

Ознакомьтесь с текущей ситуацией: как сейчас ведётся учёт, какие документы заполняют, кто за что отвечает, где чаще всего возникают расхождения и списания. Поговорите с сотрудниками и узнайте, с какими трудностями они сталкиваются ежедневно. Это поможет понять, какие процессы нужно менять в первую очередь.

Шаг 2. Формирование номенклатуры

Создайте карточки товаров на все продукты, ингредиенты, расходники. Заполните обязательные поля: наименование, единицы измерения, поставщик, срок годности, цена. Уберите дубли.

Шаг 3. Настройка техкарт Ошибки и потери неизбежны, но при прозрачном учёте вы управляете ими, а не они вами. Шаг за шагом вы придёте к порядку. Учёт станет вашей опорой, а не головной болью.