Как организовать учёт в кофейне, чтобы избежать убытков

От правильной организации учёта в кофейне зависит очень многое — и показатели бизнеса, и скорость обслуживания гостей, и предотвращение махинаций среди персонала. В статье наш эксперт расскажет, как правильно вести учёт в кофейне: как учитывать блюда, ингредиенты и расходники, следить за складскими остатками в автоматическом режиме и знать, какие позиции меню приносят наибольшую прибыль.

Стандартная операция по оприходованию продуктов может стать источником проблем — привести к искажениям учёта в кофейне и, как следствие, аналитики по движению продуктов, фудкосту и маржинальности. Поэтому сначала разберём типичные ошибки и трудности, которые возникают при приёмке продуктов к учёту, а также — как правильно ввести данные в систему автоматизации.

В небольших кофейнях обычно нет должности кладовщика, поэтому приёмкой могут заниматься управляющий или бариста. Возможна такая ситуация: внося приходные накладные в учётную программу, бариста отвлёкся и забыл пересчитать единицы измерения — занёс 5 кг кофейных зёрен вместо 5000 г. Этот пересчёт необходим, так как техкарты напитков кофейня ведёт в граммах.

Избежать этого поможет проверочный чек-лист в зоне кассового терминала, на котором сотрудники приходуют поставки. Так персонал будет сверяться — всё ли правильно внесено в программу. Не давайте персоналу полномочия сразу проводить товары в систему, без проверки вами или бухгалтером. В Quick Resto это сделано по умолчанию — сотрудники вносят поставку на кассовом терминале, но окончательно её проводит в учёте владелец заведения или сотрудник с полномочиями работы в бэк-офисе.

Трудности при оприходовании вызывает и «неудобная» фасовка товара.Например, поставщик привозит 12 коробок молока, каждая по 0,923 л. Сотруднику надо каждый раз пересчитывать общий приход в литры и при этом не ошибиться.

Чтобы не запутаться в подсчётах, можно в системе вносить такие поставки через функцию «Фасовка» — задать нужные варианты по объёму/весу и программа сама пересчитает поступившее количество в нужные единицы измерения. Таких фасовок можно создать неограниченное количество.

Случается, что приходную накладную забывают провести: она «висит» в системе и не обновляет данные по складу. Из-за этого остатки продуктов в программе не соответствуют реальным. Чтобы этого избежать, важно регулярно проверять — проведены ли все складские документы: в разделе «Склад» → «Приходные накладные» это делается через фильтрацию — выбираем непроведённые документы. Заодно так можно выявить и ошибки, например, когда цену продукта внесли в графу со стоимостью доставки.

Возможна и такая ситуация: поставщик привёз зерно, которое уже есть на складе. Получился избыточный закуп и излишки. Или наоборот — зерно заканчивается, а владелец кофейни не видит в системе, что его пора закупить. Если всё проводить вовремя, остатки на каждый день будут актуальны и правильно формировать отчёт о движении продуктов.

После оприходования в программу учёта поставки будут влиять на себестоимость (она считается от приходных накладных) и наценку. Вы сможете отследить, если цена продукта вырастет (система выделит такую поставку красным цветом) или снизится (отмечается зелёным).

Чтобы сделать верный расчёт себестоимости и избежать недостач в кофейне, нужно заниматься проработкой — приготовлением напитка и блюда, при котором каждый ингредиент отмеряется с помощью весов.

Чтобы не получить неактуальные цифры по складу и нерациональные закупки, важно не путать два метода списания: по продукту и по техкарте. По продукту в системе списываются товары, которые продаются гостям в том же виде, в котором пришли от поставщика, например, сок в бутылке. Если блюдо приготовлено в кофейне, ставится метод списания по техкарте. Для позиций меню, которые готовятся на собственной кухне, списание ингредиентов должно быть по факту приготовления блюда.

В этом разделе рассмотрим, как вести учёт в кофейне с модификаторами — дополнениями к блюду, меняющими его характеристики. Например, модификаторами могут быть альтернативные виды молока, опции «с собой» и «в зале», сиропы или разные объёмы напитков.

Альтернативное молоко для кофе можно учитывать двумя способами — выбор зависит от задач руководителя и удобства сотрудников:

Заказы «с собой» и «в зале» тоже можно разделять через модификаторы, чтобы учитывать в заказе навынос стоимость одноразовой посуды и упаковки. Если вам необходимо часть блюд пробивать в кофейне, а часть — с собой, привяжите к конкретному блюду группу модификаторов, которая будет включать все опции. Тогда при формировании заказа бариста сможет выбрать, что пробить в зале, а что — навынос.

Разные объёмы напитков при наличии разных видов молока я рекомендую учитывать так: создавать разные блюда, например, «Капучино 200 мл» и «Капучино 300 мл», а виды молока — модификаторами «Кокосовое», «Банановое», «Фундучное» и т.п. Это позволит бариста быстрее работать — на точке продаж система не будет перегружена позициями.

Если в кофейне используется только коровье молоко, тогда напитки разного объёма можно вести через модификаторы. Например, создаём в системе одно блюдо «Капучино» и привязываем к нему группу модификаторов «Объёмы капучино». В этой группе будут три позиции модификаторов — «Капучино 150 мл», «Капучино 250 мл» и «Капучино 350 мл». В техкарте для расчёта корректного списания каждого модификатора указываем ингредиент и тару нужного объёма.

Для контроля прибыли в кофейне нужно знать данные по фудкосту. Этот отчёт помогает понять, работает ли заведение в плюс: правильно ли подсчитана себестоимость и не слишком ли мал процент наценки.

Статистика по продажам позволяет следить за выручкой. Если вы продали блюд столько, сколько приготовили — это хороший показатель. Если нет — есть вероятность, что расхождения связаны с махинациями сотрудников.

Прибыльность напитков и блюд оценивается по АВС-анализу, который можно построить как по всему меню, так и по группе модификаторов.

Прибыльность связок «блюдо + модификатор» можно узнать в отдельном отчёте. Например, с помощью него вы проанализируете, приносит ли прибыль капучино с карамельным сиропом и овсяным молоком или нет.

Помимо этих отчётов собственнику важно знать актуальные показатели по остаткам ингредиентов. Для этого важно проводить регулярные инвентаризации — как плановые, так и внезапные. Последние помогут выявить, могли ли быть махинации среди сотрудников, так как они не успеют подготовиться к проверке.

Ежедневная инвентаризация отнимает время, зато позволяет увидеть отклонения или заметить воровство сотрудников в конкретный день. Рассмотрим, на какие контрольные точки смотреть при проведении инвентаризации в кофейне.

Я рекомендую проводить ежедневный пересчёт «проблемных» позиций — тех продуктов, которые чаще всего продаются или используются в блюдах. Для этого сделайте отдельный шаблон акта инвентаризации в системе. Так вы по «горячим следам» узнаете о проблеме.

Начинать подсчёт нужно после завершения смены. Все заказы должны быть закрыты, а каждое место хранения необходимо проверять отдельно — барную стойку и стеллажи с кофе в зале, кухню и склад продуктов, место хранения бытовой химии и т.д.

Продукты и расходные материалы считайте последовательно, ничего не пропуская и всё отражая в описи (в Quick Resto делать инвентаризацию можно прямо с кассового планшета). Ведите подсчёт в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материалы отражены в учётной системе.

Как мы видим, даже небольшая кофейня нуждается в организации учёта. В этой статье мы рассказали, как вести учёт в кофейне, а также разобрали, почему важно учитывать приход продуктов от поставщика и контролировать остатки на складе, следить за расходом ингредиентов, знать данные по фудкосту и следить за статистикой по продажам. А ещё проводить ежедневную инвентаризацию. Всё это позволит избежать убытков.