Как учитывать приход продуктов от поставщика и контролировать остатки
Стандартная операция по оприходованию продуктов может стать источником проблем — привести к искажениям учёта в кофейне и, как следствие, аналитики по движению продуктов, фудкосту и маржинальности. Поэтому сначала разберём типичные ошибки и трудности, которые возникают при приёмке продуктов к учёту, а также — как правильно ввести данные в систему автоматизации.
Избежать этого поможет проверочный чек-лист в зоне кассового терминала, на котором сотрудники приходуют поставки. Так персонал будет сверяться — всё ли правильно внесено в программу. Не давайте персоналу полномочия сразу проводить товары в систему, без проверки вами или бухгалтером. В Quick Resto это сделано по умолчанию — сотрудники вносят поставку на кассовом терминале, но окончательно её проводит в учёте владелец заведения или сотрудник с полномочиями работы в бэк-офисе.
Чтобы не запутаться в подсчётах, можно в системе вносить такие поставки через функцию «Фасовка» — задать нужные варианты по объёму/весу и программа сама пересчитает поступившее количество в нужные единицы измерения. Таких фасовок можно создать неограниченное количество.
Случается, что приходную накладную забывают провести: она «висит» в системе и не обновляет данные по складу. Из-за этого остатки продуктов в программе не соответствуют реальным. Чтобы этого избежать, важно регулярно проверять — проведены ли все складские документы: в разделе «Склад» → «Приходные накладные» это делается через фильтрацию — выбираем непроведённые документы. Заодно так можно выявить и ошибки, например, когда цену продукта внесли в графу со стоимостью доставки:
Как учитывать расход ингредиентов в кофейне
- Неправильно составлены техкарты
- Не проводится проработка напитков и блюд
Чтобы сделать верный расчёт себестоимости и избежать недостач в кофейне, нужно заниматься проработкой — приготовлением напитка и блюда, при котором каждый ингредиент отмеряется с помощью весов.
- Допущена ошибка в методе списания ингредиентов
Чтобы не получить неактуальные цифры по складу и нерациональные закупки, важно не путать два метода списания: по продукту и по техкарте. По продукту в системе списываются товары, которые продаются гостям в том же виде, в котором пришли от поставщика, например, сок в бутылке. Если блюдо приготовлено в кофейне, ставится метод списания по техкарте. Для позиций меню, которые готовятся на собственной кухне, списание ингредиентов должно быть по факту приготовления блюда.
Система учёта для кофейни со скидкой 50%
Оформите подписку на Quick Resto, чтобы вести склад, запускать программы лояльности, собирать базу гостей и получать онлайн аналитику по показателям кофейни.
Скидка предоставляется в рамках субсидии для субъектов МСП.
Узнать больше о системе учёта и активировать скидку
Учёт использования модификаторов
Альтернативное молоко для кофе можно учитывать двумя способами — выбор зависит от задач руководителя и удобства сотрудников:
-
Руководителю удобнее анализировать продажи и маржинальность, когда в систему учёта занесены разные виды напитков («Банановый латте», «Миндальный латте» и т.д.), а не один напиток с набором разных модификаторов. Тогда в отчётах прибыль отражается по конкретным блюдам, а не по связкам «блюдо + модификатор».
-
Для сотрудников же удобнее, когда создано блюдо с набором модификаторов: «Латте» без молока в техкарте, а в группе модификаторов «Выбор молока» указано банановое, кокосовое, овсяное и т.д. Это позволяет быстрее находить нужную позицию на кассовом терминале и пробивать заказ с нужным видом молока, нежели когда приходится выбирать из обширной номенклатуры напитков, где одного «Латте» может быть по 5-7 позиций.
Заказы «с собой» и «в зале» тоже можно разделять через модификаторы, чтобы учитывать в заказе навынос стоимость одноразовой посуды и упаковки. Если вам необходимо часть блюд пробивать в кофейне, а часть — с собой, привяжите к конкретному блюду группу модификаторов, которая будет включать все опции. Тогда при формировании заказа бариста сможет выбрать, что пробить в зале, а что — навынос.
Читай письма
Разные объёмы напитков при наличии разных видов молока я рекомендую учитывать так: создавать разные блюда, например, «Капучино 200 мл» и «Капучино 300 мл», а виды молока — модификаторами «Кокосовое», «Банановое», «Фундучное» и т.п. Это позволит бариста быстрее работать — на точке продаж система не будет перегружена позициями.
Если в кофейне используется только коровье молоко, тогда напитки разного объёма можно вести через модификаторы. Например, создаём в системе одно блюдо «Капучино» и привязываем к нему группу модификаторов «Объёмы капучино». В этой группе будут три позиции модификаторов — «Капучино 150 мл», «Капучино 250 мл» и «Капучино 350 мл». В техкарте для расчёта корректного списания каждого модификатора указываем ингредиент и тару нужного объёма.
Отчёт по продажам и остаткам в кофейне
Для контроля прибыли в кофейне нужно знать данные по фудкосту. Этот отчёт помогает понять, работает ли заведение в плюс: правильно ли подсчитана себестоимость и не слишком ли мал процент наценки.
Статистика по продажам позволяет следить за выручкой. Если вы продали блюд столько, сколько приготовили — это хороший показатель. Если нет — есть вероятность, что расхождения связаны с махинациями сотрудников.
Прибыльность напитков и блюд оценивается по АВС-анализу, который можно построить как по всему меню, так и по группе модификаторов:
Помимо этих отчётов собственнику важно знать актуальные показатели по остаткам ингредиентов. Для этого важно проводить регулярные инвентаризации — как плановые, так и внезапные. Последние помогут выявить, могли ли быть махинации среди сотрудников, так как они не успеют подготовиться к проверке.
Как проводить ежедневную инвентаризацию
Продукты и расходные материалы считайте последовательно, ничего не пропуская и всё отражая в описи (в Quick Resto делать инвентаризацию можно прямо с кассового планшета). Ведите подсчёт в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материалы отражены в учётной системе. Подробно о том, как правильно организовать подсчёт остатков, мы рассказали в статье «Инвентаризация в общепите — как навести порядок в заведении»
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!