Содержание
- Зачем нужна инвентаризация
- Как часто проводить инвентаризацию
- Виды и этапы проведения инвентаризации
- Подготовка к инвентаризации
- Кто должен проводить инвентаризацию
- Как правильно проводить инвентаризацию
- Как вести подсчёт в системе автоматизации и без неё
- Особенности подсчёта некоторых продуктов
- Результаты инвентаризации: что делать с расхождениями
- Как исправить ошибки в процессах после инвентаризации
- Как предупредить хищения среди персонала
Алексей Гаврилов
Аналитик бизнес-процессов, консультант в ресторанном бизнесе @gavralexey
Зачем нужна инвентаризация
1. Установить, есть ли расхождения между данными в учётной системе и фактическим количеством продуктов, товаров и расходных материалов.
2. Настроить правильный учёт.
3. Оценить реальную сумму чистой прибыли.
4. Отрегулировать бизнес-процессы в заведении и предупредить хищения.
- Сотрудники оприходовали в учётную систему больше или меньше продуктов, чем пришло от поставщика.
- Неправильно составили технологическую карту, и в учётной системе на приготовление блюда списывается больше или меньше ингредиентов, чем требуется.
- Выбросили испорченные продукты, передали промоутеру рекламные флаеры, выдали уборщице бытовую химию, но забыли списать всё это в системе.
- Один сотрудник разбил бутылку с алкоголем, другой сжёг несколько порций сырников. И скрыли это. Инвентаризация покажет все погрешности в работе заведения: какую именно бутылку разбили и что не хватает продуктов, которые используют для сырников.
Как часто проводить инвентаризацию
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: обсуждаем открытие и развитие бизнеса в ресторанной индустрии. Общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры, актуальная информация
Виды и этапы проведения инвентаризации
1. Плановая. Обычно проводится раз в месяц.
2. Внезапная. Проводится неожиданно для сотрудников, если собственник подозревает, что есть проблемы. Так сотрудники не могут подготовиться и скрыть ошибки или хищения.
3. Подсчёт остатков перед закупкой. Эта сверка, строго говоря, не является инвентаризацией. Но она помогает избежать тех же проблем, о которых мы говорили выше.
1. Подготовка.
2. Процесс подсчёта остатков.
3. Сверка итогов подсчёта с данными учёта. Если выявлены излишки или недостачи, эти результаты надо отразить в учётной системе.
Подготовка к инвентаризации
До проведения инвентаризации:
Ответственных лиц надо правильно оформить по документам. Как это сделать, мы рассказали в статье «Правила приёмки товаров в общепите»
В системе Quick Resto вы можете вносить результаты подсчёта прямо в приложение на планшете. Так данные инвентаризации сразу отразятся в учёте и не придётся переносить их в систему из бумажной описи.
Кто должен проводить инвентаризацию
Если у вас сеть заведений, возможны два варианта:
1. Создать рабочую группу, которая будет проверять все точки.
2. Сотрудников одной точки назначить проверять другую точку, чтобы никто не считал свой склад.
Важно! Соблюдайте эти условия, если планируете использовать результаты инвентаризации для возмещения через суд убытков от хищений или для составления бухгалтерской отчётности. Для таких ситуаций вы даже можете пригласить независимого эксперта, чтобы он участвовал в подсчёте и обеспечил его достоверность.
Как правильно проводить инвентаризацию
Следуйте этим правилам:
- кухню (основные продукты),
- бар (алкогольные напитки),
- расходный склад (где хранятся расходные материалы, бытовая химия и т.п.),
- другие места хранения.
Х Как неправильно вести подсчёт | V Как правильно вести подсчёт |
Рабочая группа ищет по названиям в описи продукты и расходные материалы, непоследовательно перемещаясь по помещению или пропуская полки в холодильниках и шкафах для хранения. При таком подходе можно что-то пропустить и не отразить в описи. Это исказит результаты инвентаризации. |
Рабочая группа должна зайти в помещение и перемещаться последовательно слева направо или справа налево, ничего не пропуская и всё фиксируя в описи.
Такое же правило при подсчёте в холодильниках и шкафах для хранения: продукты и расходные материалы считаются последовательно — каждая полка сверху вниз или снизу вверх.
При таком подходе рабочая группа ничего не пропустит и всё отразит в описи. |
Подумайте, как сделать, чтобы подсчёт проходил быстрее и проще. Возможно, надо оптимизировать склад или отладить внутренние процессы.
Как вести подсчёт в системе автоматизации и без неё
Как проводить инвентаризацию в Quick Resto, смотрите в подробной видеоинструкции:
Важно! Когда закончите проверку, проведите акт инвентаризации. Если не сделаете это сразу, фактические остатки на складе могут измениться, когда в систему введут новые документы по приходу, перемещению или списанию.
Если вы допустили ошибку (например, что-то нашли после инвентаризации или неверно посчитали), то в акты можно внести изменения.
- Вносите количество продуктов через знак плюс по мере подсчёта в разных местах хранения: 3 + 5 + 4 + 2. Когда закончите инвентаризацию, суммируйте количество по каждой позиции в описи.
- После этого внесите данные из описей в учётную систему. Когда проведёте их, увидите результат инвентаризации — излишек, недостача или нулевые расхождения.
Важно! Учитывайте, что при переносе данных с бумажной описи в программу есть риск продублировать какую-то позицию или пропустить и не внести её в систему. Это исказит результаты или придётся пересчитывать заново.
Особенности подсчёта некоторых продуктов
Результаты инвентаризации: что делать с расхождениями
Что может показать инвентаризация в общепите
Допустимый процент недостачи и излишков — 3% от выручки за месяц. Крупные расхождения — сигнал для вас, что в заведении серьёзные проблемы.
Что делать с расхождениями
Важно! Сделать зачёт можно только по тем позициям, за которые отвечает одно и то же материально-ответственное лицо.
Чтобы удалить дубликаты:
-
Проанализируйте учётную базу на предмет наличия в ней дубликатов.
-
Перенесите всё количество продукта на одну позицию.
-
Проверьте, в какие техкарты входит дубликат, и укажите там правильный продукт.
Как исправить ошибки в процессах после инвентаризации
1. Составьте список продуктов, по которым не сошлись итоги.
2. Сверьте за месяц данные в системе по приходам и товарные накладные от поставщиков.
3. Проверьте техкарты, куда входят эти продукты. Проследите за процессом приготовления блюд и напитков, проверьте, соблюдается ли рецепт. Делайте такие сверки на протяжении некоторого времени. Если вы поняли, что техкарты составлены неверно, внесите в них изменения.
4. Проверяйте работу неопытных сотрудников. Возможно, они допускают ошибки, которые служат причиной расхождений.
5. Составьте чек-листы на все процессы, которые связаны с приёмкой, перемещением и списанием продуктов и расходных материалов. Разместите их на рабочих местах, чтобы они всегда были на виду у сотрудников.
6. Придумайте контрольные точки для процессов. Например, все товарные накладные от поставщиков должны складываться в одну папку. После того, как ответственный за приёмку сотрудник внесёт их в систему, они должны передаваться бухгалтеру. Папку надо проверять, допустим, раз в три дня. Если там остались накладные, значит надо разобраться, почему.
Как предупредить хищения среди персонала
1. Перед каждым заказом продуктов сверяйте, что числится в системе и что есть на складе. Тогда расхождения будут выявляться тут же и вы сможете установить, кто в них виноват. Например, увидите, что продаж блюд с этим продуктом не было, а его нет в наличии.
2. Проводите регулярный анализ продаж. Например, бармен наливает гостям свой алкоголь и забирает себе выручку. Тогда вы увидите, что в сменах разных барменов, которые выпадают на одни и те же дни недели, продажи сильно отличаются, хотя должны быть примерно одинаковыми.
Читайте также другие материалы в нашем блоге, посвящённые теме продуктов:
Правила хранения продуктов в общепите. Как организовать хранение продуктов по требованиям пищевой безопасности и не допустить избыточных запасов на складе
Технологическая карта приготовления блюд для общепита. Как ошибки в техкартах влияют на остатки продуктов на складе
Содержание
- Зачем нужна инвентаризация
- Как часто проводить инвентаризацию
- Виды и этапы проведения инвентаризации
- Подготовка к инвентаризации
- Кто должен проводить инвентаризацию
- Как правильно проводить инвентаризацию
- Как вести подсчёт в системе автоматизации и без неё
- Особенности подсчёта некоторых продуктов
- Результаты инвентаризации: что делать с расхождениями
- Как исправить ошибки в процессах после инвентаризации
- Как предупредить хищения среди персонала
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!