Инвентаризация в общепите — как навести порядок в заведении

Инвентаризация в общепите — как навести порядок в заведении

Наталья Зорина

Наталья Зорина

автор
Виктория Царенкова

Виктория Царенкова

редактор
Поделиться

Содержание

Без регулярной и правильной инвентаризации заведение может пострадать от убытков и проблем с бизнес-процессами. А в худшем случае — даже закрыться. Мы понятно и последовательно разобрали порядок проведения инвентаризации на предприятии общественного питания.
Вы узнаете, как часто проверять остатки продуктов (так вы всегда будете в курсе реальной ситуации на складе), организовать инвентаризацию в общепите по всем правилам (иначе в ней нет смысла), исправить ошибки в бизнес-процессах (это поможет избежать убытков и предупредить хищения) и быстро проводить подсчёт благодаря системе автоматизации.
Разобраться в вопросе помогают:
Алексей Гаврилов

Алексей Гаврилов

Аналитик бизнес-процессов, консультант в ресторанном бизнесе @gavralexey

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация в общественном питании помогает:

1. Установить, есть ли расхождения между данными в учётной системе и фактическим количеством продуктов, товаров и расходных материалов.

2. Настроить правильный учёт.

3. Оценить реальную сумму чистой прибыли.

4. Отрегулировать бизнес-процессы в заведении и предупредить хищения.

К тому же инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчётности и при смене сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов.
Почему возникают расхождения (примеры ситуаций):
  • Сотрудники оприходовали в учётную систему больше или меньше продуктов, чем пришло от поставщика.
  • Неправильно составили технологическую карту, и в учётной системе на приготовление блюда списывается больше или меньше ингредиентов, чем требуется.
  • Выбросили испорченные продукты, передали промоутеру рекламные флаеры, выдали уборщице бытовую химию, но забыли списать всё это в системе.
  • Один сотрудник разбил бутылку с алкоголем, другой сжёг несколько порций сырников. И скрыли это. Инвентаризация покажет все погрешности в работе заведения: какую именно бутылку разбили и что не хватает продуктов, которые используют для сырников.
Правила для проверки остатков и учёта результатов описаны в методических указаниях.
Дальше рассмотрим, из каких этапов состоит инвентаризация в общепите. Порядок проведения для неё общий, как и в других отраслях. Но всё же есть и своя специфика, продиктованная особенностями ресторанного бизнеса.

Как часто проводить инвентаризацию

Сверяйте остатки на складе с данными учётной программы раз в месяц. Это стандарт в общепите. При ежемесячной инвентаризации вам легче выявить причины расхождений и установить, кто из сотрудников действительно в них виноват.
Обычно инвентаризация предприятия общественного питания проводится в последних числах месяца.

Погнали?

Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: обсуждаем открытие и развитие бизнеса в ресторанной индустрии. Общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры, актуальная информация

Telegram
Бизнес, деньги, общепит
Чат для рестораторов и экспертов

Виды и этапы проведения инвентаризации

Инвентаризация в ресторане бывает трёх видов:

1. Плановая. Обычно проводится раз в месяц.

2. Внезапная. Проводится неожиданно для сотрудников, если собственник подозревает, что есть проблемы. Так сотрудники не могут подготовиться и скрыть ошибки или хищения.

3. Подсчёт остатков перед закупкой. Эта сверка, строго говоря, не является инвентаризацией. Но она помогает избежать тех же проблем, о которых мы говорили выше.

Этапов проведения инвентаризации три:

1. Подготовка.

2. Процесс подсчёта остатков.

3. Сверка итогов подсчёта с данными учёта. Если выявлены излишки или недостачи, эти результаты надо отразить в учётной системе.

Подготовка к инвентаризации

До проведения инвентаризации:

1.Назначьте сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов на постоянной основе (материально-ответственных лиц).
Если у вас несколько складов, между которыми происходит движение продуктов, назначьте ответственными за каждый склад разных сотрудников. Это поможет избежать выяснений, кто из персонала за что отвечает, и спрашивать за недостачи с конкретного человека.

Ответственных лиц надо правильно оформить по документам. Как это сделать, мы рассказали в статье «Правила приёмки товаров в общепите» 

В систему автоматизации тоже надо внести ответственных за хранение. В Quick Resto это делается так: выберите раздел «Предприятие» → «Склады» → Конкретный склад → вкладку «Ответственные лица».
2.Назначьте день для инвентаризации и сообщите об этом сотрудникам. Они должны заранее знать о проверке, если она плановая. Обычно это оформляют приказом.
3.Подготовьте учётную базу:
Внесите все приходные и расходные накладные, если это ещё не сделано.
Спишите все продукты, которые должно быть списаны.
Отразите в программе все перемещения продуктов между вашими складами и точками (когда их несколько), если на них оформлены акты перемещения.
Проверьте, списаны ли продукты, из которых готовят еду для персонала. Часто такие внутренние процессы забывают отразить в системе.
4. Распечатайте инвентаризационные описи с названием продуктов, единиц измерения и пустыми графами с их количеством, если будете фиксировать результаты подсчёта на бумаге.

В системе Quick Resto вы можете вносить результаты подсчёта прямо в приложение на планшете. Так данные инвентаризации сразу отразятся в учёте и не придётся переносить их в систему из бумажной описи.

Кто должен проводить инвентаризацию

По закону вы должны назначить рабочую группу. В неё НЕ должны входить материально-ответственные лица, но при этом они обязательно должны присутствовать при инвентаризации.

Если у вас сеть заведений, возможны два варианта:

1. Создать рабочую группу, которая будет проверять все точки.

2. Сотрудников одной точки назначить проверять другую точку, чтобы никто не считал свой склад.

Важно! Соблюдайте эти условия, если планируете использовать результаты инвентаризации для возмещения через суд убытков от хищений или для составления бухгалтерской отчётности. Для таких ситуаций вы даже можете пригласить независимого эксперта, чтобы он участвовал в подсчёте и обеспечил его достоверность.

На практике ежемесячную инвентаризацию нередко проводят без соблюдения всех формальностей, когда подсчёт проводит один сотрудник — бухгалтер-калькулятор, технолог, заведующий производством или шеф-повар. Но при этом соблюдают все правила подсчёта, иначе в инвентаризации нет смысла — она не покажет реальные остатки.
Но мы рекомендуем проводить ежемесячную инвентаризацию хотя бы с участием двух сотрудников, чтобы избежать ошибок при подсчёте.

Как правильно проводить инвентаризацию

Технология проведения инвентаризации в общественном питании одинакова для всех заведений, она не зависит от типа и размера точки.

Следуйте этим правилам:

1.Начинайте подсчёт после завершения смены. Все заказы и расчёты по столам должны быть закрыты. В противном случае какие-то продукты будут подсчитаны с ошибками. Если заведение работает круглосуточно, то приступайте к инвентаризации после снятия Z-отчёта на кассе.
2.Каждый склад и место хранения проверяйте отдельно:
  • кухню (основные продукты),
  • бар (алкогольные напитки),
  • расходный склад (где хранятся расходные материалы, бытовая химия и т.п.),
  • другие места хранения.
3.Не перемещайте продукты и расходные материалы между складами и местами хранения во время инвентаризации.
4.Продукты и расходные материалы считайте последовательно, ничего не пропуская и всё отражая в описи (бумажной или электронной).
Х Как неправильно вести подсчёт V Как правильно вести подсчёт
Рабочая группа ищет по названиям в описи продукты и расходные материалы, непоследовательно перемещаясь по помещению или пропуская полки в холодильниках и шкафах для хранения. При таком подходе можно что-то пропустить и не отразить в описи. Это исказит результаты инвентаризации.

Рабочая группа должна зайти в помещение и перемещаться последовательно слева направо или справа налево, ничего не пропуская и всё фиксируя в описи.

 

Такое же правило при подсчёте в холодильниках и шкафах для хранения: продукты и расходные материалы считаются последовательно — каждая полка сверху вниз или снизу вверх.

 

При таком подходе рабочая группа ничего не пропустит и всё отразит в описи.
5.Ведите подсчёт в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материала отражены в учётной системе. Если у вас продукт отражается в граммах, а вы считаете в килограммах, возникнут расхождения.
6.Подпишите описи у всех членов рабочей группы и материально-ответственных лиц, когда закончите все подсчёты.

Подумайте, как сделать, чтобы подсчёт проходил быстрее и проще. Возможно, надо оптимизировать склад или отладить внутренние процессы.

Как вести подсчёт в системе автоматизации и без неё

Как проводить инвентаризацию в Quick Resto, смотрите в подробной видеоинструкции:

Важно! Когда закончите проверку, проведите акт инвентаризации. Если не сделаете это сразу, фактические остатки на складе могут измениться, когда в систему введут новые документы по приходу, перемещению или списанию.

 

Если вы допустили ошибку (например, что-то нашли после инвентаризации или неверно посчитали), то в акты можно внести изменения.

Недостачи и излишки сразу отражаются в акте инвентаризации, их не надо вносить отдельно. Акт инвентаризации можно выгрузить из Quick Resto в excel и распечатать для подписания.
Если вы используете бумажные описи:
  • Вносите количество продуктов через знак плюс по мере подсчёта в разных местах хранения: 3 + 5 + 4 + 2. Когда закончите инвентаризацию, суммируйте количество по каждой позиции в описи.
  • После этого внесите данные из описей в учётную систему. Когда проведёте их, увидите результат инвентаризации — излишек, недостача или нулевые расхождения.

Важно! Учитывайте, что при переносе данных с бумажной описи в программу есть риск продублировать какую-то позицию или пропустить и не внести её в систему. Это исказит результаты или придётся пересчитывать заново.

Особенности подсчёта некоторых продуктов

Полуфабрикаты, заготовки, готовые блюда и необработанные ингредиенты. Все эти виды считаются отдельно, так как это разные позиции в учёте. Чтобы не было искажений результатов инвентаризации, технолог и шеф-повар должны правильно вести учёт по этим позициям.
Продукты, у которых разная доля отходов в зависимости от сезона. Например, у картофеля меньше отходов осенью и больше весной. Если не принять это во внимание, то результаты подсчёта не сойдутся. Смотрите, какие потери продукта отражены в техкарте. Техкарты для продуктов, потери которых зависят от сезонности, вы должны корректировать несколько раз в год.
Алкоголь. Подсчёт алкоголя зависит от того, как каждая бутылка отражена в учёте — в штуках или литрах. Если учёт в литрах, то подсчёт открытых бутылок ведут с помощью специальных мерников — в них переливают алкоголь и смотрят точные остатки.

Результаты инвентаризации: что делать с расхождениями

Что может показать инвентаризация в общепите

Небольшие расхождения нормальны для общепита, особенно в первые месяцы работы заведения, когда расход продуктов в технологических картах может быть занижен или завышен в сравнении с реальным, а все процессы ещё не отлажены.

Допустимый процент недостачи и излишков — 3% от выручки за месяц. Крупные расхождения — сигнал для вас, что в заведении серьёзные проблемы.

Что делать с расхождениями

1.Недостачи продуктов и расходных материалов спишите из системы.
Если недостача случилась из-за хищения и виновный найден, вы можете потребовать возмещения убытков. Необходимо, чтобы процедура проверки отвечала всем требованиям к проведению инвентаризации. Иначе виновный через суд может оспорить законность претензий. Но чаще происходит другой вариант: недобросовестного сотрудника просто увольняют.
2.Излишки оприходуйте в учётную систему, если вы вели подсчёт в бумажных описях. В Quick Resto они отражаются автоматически после проведения акта инвентаризации.
Учитывайте, что излишки могут быть следствием не только ошибок, но и хищений. Например, если сотрудники работают на своих, более дешёвых продуктах, не пробивают блюда или напитки через кассу и забирают себе выручку.
3.Проведите зачёт расхождений между схожими продуктами (например, яблочный и апельсиновый сок): одинаковое количество спишите с избыточной позиции и добавьте в недостающую. В Quick Resto зачёт делается автоматически, после проведения акта инвентаризации.
Такие расхождения возникают из-за пересортицы — когда вместо одного продукта в системе списали другой. И при инвентаризации по одному продукту возникает излишек, по другому — недостача.

Важно! Сделать зачёт можно только по тем позициям, за которые отвечает одно и то же материально-ответственное лицо.

4.Удалите из системы дубликаты позиций. Они возникают, когда один и тот же продукт числится в системе, но с немного отличающимся названием. Например, сок апельсиновый и апельсиновый сок. Из-за этого могут возникать мнимые расхождения — часть продукта отражена в системе по одному названию, часть — по второму.

Чтобы удалить дубликаты:

  • Проанализируйте учётную базу на предмет наличия в ней дубликатов.

  • Перенесите всё количество продукта на одну позицию.

  • Проверьте, в какие техкарты входит дубликат, и укажите там правильный продукт.

Удалите дубликат из системы.
Сделайте чек-лист для сотрудников, как правильно называть новые позиции и следить, чтобы в системе не возникали дубликаты.

Как исправить ошибки в процессах после инвентаризации

1. Составьте список продуктов, по которым не сошлись итоги.

2. Сверьте за месяц данные в системе по приходам и товарные накладные от поставщиков.

3. Проверьте техкарты, куда входят эти продукты. Проследите за процессом приготовления блюд и напитков, проверьте, соблюдается ли рецепт. Делайте такие сверки на протяжении некоторого времени. Если вы поняли, что техкарты составлены неверно, внесите в них изменения.

4. Проверяйте работу неопытных сотрудников. Возможно, они допускают ошибки, которые служат причиной расхождений.

5. Составьте чек-листы на все процессы, которые связаны с приёмкой, перемещением и списанием продуктов и расходных материалов. Разместите их на рабочих местах, чтобы они всегда были на виду у сотрудников.

6. Придумайте контрольные точки для процессов. Например, все товарные накладные от поставщиков должны складываться в одну папку. После того, как ответственный за приёмку сотрудник внесёт их в систему, они должны передаваться бухгалтеру. Папку надо проверять, допустим, раз в три дня. Если там остались накладные, значит надо разобраться, почему.

Как предупредить хищения среди персонала

1. Перед каждым заказом продуктов сверяйте, что числится в системе и что есть на складе. Тогда расхождения будут выявляться тут же и вы сможете установить, кто в них виноват. Например, увидите, что продаж блюд с этим продуктом не было, а его нет в наличии.

Во время такой проверки обязательно убедитесь, что продуктов действительно не хватает. Может быть, что их передали на другой склад или точку, а перемещение не оформили. Или положили не на то место.

2. Проводите регулярный анализ продаж. Например, бармен наливает гостям свой алкоголь и забирает себе выручку. Тогда вы увидите, что в сменах разных барменов, которые выпадают на одни и те же дни недели, продажи сильно отличаются, хотя должны быть примерно одинаковыми.

Также оцените, с какой периодичностью лучше заказывать те или иные продукты. Это поможет не только предотвратить возможные хищения, но и избежать неоправданного затаривания склада и порчи продуктов.

Читайте также другие материалы в нашем блоге, посвящённые теме продуктов:

 

Правила хранения продуктов в общепите. Как организовать хранение продуктов по требованиям пищевой безопасности и не допустить избыточных запасов на складе

 

Технологическая карта приготовления блюд для общепита. Как ошибки в техкартах влияют на остатки продуктов на складе

Поделиться

Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?

Конечно!

Статьи по теме

Бизнес-процессы
Как правильно управлять рестораном
Бизнес-процессы
Как нанимать персонал в ресторан
Бизнес-процессы
Как анализировать показатели эффективности кафе или ресторана
Бизнес-процессы
Как рассчитать калорийность блюда для меню автоматически

Популярные статьи

Деньги
Как ресторан теряет выручку: алгоритм анализа продаж
Законы
Маркировка пива для общепита в 2024 году
Бизнес-процессы
Как правильно управлять рестораном
Бизнес-процессы
Как нанимать персонал в ресторан