Инвентаризация в общепите — как навести порядок в заведении

Рубрика
Бизнес-процессы
Редактор
Виктория Царенкова
Автор
Наталья Зорина
Дата публикации
5/5/2020
Ещё по теме

Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах
Без регулярной и правильной инвентаризации заведение может пострадать от убытков и проблем с бизнес-процессами. А в худшем случае — даже закрыться. Мы понятно и последовательно разобрали порядок проведения инвентаризации на предприятии общественного питания.
Вы узнаете, как часто проверять остатки продуктов (так вы всегда будете в курсе реальной ситуации на складе), организовать инвентаризацию в общепите по всем правилам (иначе в ней нет смысла), исправить ошибки в бизнес-процессах (это поможет избежать убытков и предупредить хищения) и быстро проводить подсчёт благодаря системе автоматизации.
Разобраться в вопросе помогают:
Зачем нужна инвентаризация
Инвентаризация в общественном питании помогает:
- Установить, есть ли расхождения между данными в учётной системе и фактическим количеством продуктов, товаров и расходных материалов.
- Настроить правильный учёт.
- Оценить реальную сумму чистой прибыли.
- Отрегулировать бизнес-процессы в заведении и предупредить хищения.
К тому же инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчётности и при смене сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов.
Почему возникают расхождения (примеры ситуаций):
- Сотрудники оприходовали в учётную систему больше или меньше продуктов, чем пришло от поставщика.
- Неправильно составили технологическую карту, и в учётной системе на приготовление блюда списывается больше или меньше ингредиентов, чем требуется.
- Выбросили испорченные продукты, передали промоутеру рекламные флаеры, выдали уборщице бытовую химию, но забыли списать всё это в системе.
- Один сотрудник разбил бутылку с алкоголем, другой сжёг несколько порций сырников. И скрыли это. Инвентаризация покажет все погрешности в работе заведения: какую именно бутылку разбили и что не хватает продуктов, которые используют для сырников.
Правила для проверки остатков и учёта результатов описаны в методических указаниях.
Дальше рассмотрим, из каких этапов состоит инвентаризация в общепите. Порядок проведения для неё общий, как и в других отраслях. Но всё же есть и своя специфика, продиктованная особенностями ресторанного бизнеса.
Как часто проводить инвентаризацию
Сверяйте остатки на складе с данными учётной программы раз в месяц. Это стандарт в общепите. При ежемесячной инвентаризации вам легче выявить причины расхождений и установить, кто из сотрудников действительно в них виноват.
Обычно инвентаризация предприятия общественного питания проводится в последних числах месяца.
Виды и этапы проведения инвентаризации
Инвентаризация в ресторане бывает трёх видов:
- Плановая. Обычно проводится раз в месяц.
- Внезапная. Проводится неожиданно для сотрудников, если собственник подозревает, что есть проблемы. Так сотрудники не могут подготовиться и скрыть ошибки или хищения.
- Подсчёт остатков перед закупкой. Эта сверка, строго говоря, не является инвентаризацией. Но она помогает избежать тех же проблем, о которых мы говорили выше.
Этапов проведения инвентаризации три:
- Подготовка.
- Процесс подсчёта остатков.
- Сверка итогов подсчёта с данными учёта. Если выявлены излишки или недостачи, эти результаты надо отразить в учётной системе.
Подготовка к инвентаризации
До проведения инвентаризации:
1.Назначьте сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов на постоянной основе (материально-ответственных лиц).
Если у вас несколько складов, между которыми происходит движение продуктов, назначьте ответственными за каждый склад разных сотрудников. Это поможет избежать выяснений, кто из персонала за что отвечает, и спрашивать за недостачи с конкретного человека.
В систему автоматизации тоже надо внести ответственных за хранение. В Quick Resto это делается так: выберите раздел «Предприятие» → «Склады» → Конкретный склад → вкладку «Ответственные лица».
2.Назначьте день для инвентаризации и сообщите об этом сотрудникам. Они должны заранее знать о проверке, если она плановая. Обычно это оформляют приказом.
3.Подготовьте учётную базу:
Внесите все приходные и расходные накладные, если это ещё не сделано.
Спишите все продукты, которые должно быть списаны.
Отразите в программе все перемещения продуктов между вашими складами и точками (когда их несколько), если на них оформлены акты перемещения.
Проверьте, списаны ли продукты, из которых готовят еду для персонала. Часто такие внутренние процессы забывают отразить в системе.
4. Распечатайте инвентаризационные описи с названием продуктов, единиц измерения и пустыми графами с их количеством, если будете фиксировать результаты подсчёта на бумаге.
Кто должен проводить инвентаризацию
По закону вы должны назначить рабочую группу. В неё НЕ должны входить материально-ответственные лица, но при этом они обязательно должны присутствовать при инвентаризации.
Если у вас сеть заведений, возможны два варианта:
- Создать рабочую группу, которая будет проверять все точки.
- Сотрудников одной точки назначить проверять другую точку, чтобы никто не считал свой склад.
На практике ежемесячную инвентаризацию нередко проводят без соблюдения всех формальностей, когда подсчёт проводит один сотрудник — бухгалтер-калькулятор, технолог, заведующий производством или шеф-повар. Но при этом соблюдают все правила подсчёта, иначе в инвентаризации нет смысла — она не покажет реальные остатки.
Но мы рекомендуем проводить ежемесячную инвентаризацию хотя бы с участием двух сотрудников, чтобы избежать ошибок при подсчёте.
Как правильно проводить инвентаризацию
Технология проведения инвентаризации в общественном питании одинакова для всех заведений, она не зависит от типа и размера точки.
Следуйте этим правилам:
1.Начинайте подсчёт после завершения смены. Все заказы и расчёты по столам должны быть закрыты. В противном случае какие-то продукты будут подсчитаны с ошибками. Если заведение работает круглосуточно, то приступайте к инвентаризации после снятия Z-отчёта на кассе.
2.Каждый склад и место хранения проверяйте отдельно:
- кухню (основные продукты),
- бар (алкогольные напитки),
- расходный склад (где хранятся расходные материалы, бытовая химия и т.п.),
- другие места хранения.
3.Не перемещайте продукты и расходные материалы между складами и местами хранения во время инвентаризации.
4.Продукты и расходные материалы считайте последовательно, ничего не пропуская и всё отражая в описи (бумажной или электронной).
Х Как неправильно вести подсчёт | V Как правильно вести подсчёт |
Рабочая группа ищет по названиям в описи продукты и расходные материалы, непоследовательно перемещаясь по помещению или пропуская полки в холодильниках и шкафах для хранения. При таком подходе можно что-то пропустить и не отразить в описи. Это исказит результаты инвентаризации. | Рабочая группа должна зайти в помещение и перемещаться последовательно слева направо или справа налево, ничего не пропуская и всё фиксируя в описи. Такое же правило при подсчёте в холодильниках и шкафах для хранения: продукты и расходные материалы считаются последовательно — каждая полка сверху вниз или снизу вверх. При таком подходе рабочая группа ничего не пропустит и всё отразит в описи. |
5.Ведите подсчёт в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материала отражены в учётной системе. Если у вас продукт отражается в граммах, а вы считаете в килограммах, возникнут расхождения.
6.Подпишите описи у всех членов рабочей группы и материально-ответственных лиц, когда закончите все подсчёты.
Как вести подсчёт в системе автоматизации и без неё
Как проводить инвентаризацию в Quick Resto, смотрите в подробной видеоинструкции:
Важно! Когда закончите проверку, проведите акт инвентаризации. Если не сделаете это сразу, фактические остатки на складе могут измениться, когда в систему введут новые документы по приходу, перемещению или списанию.
Если вы допустили ошибку (например, что-то нашли после инвентаризации или неверно посчитали), то в акты можно внести изменения.
Недостачи и излишки сразу отражаются в акте инвентаризации, их не надо вносить отдельно. Акт инвентаризации можно выгрузить из Quick Resto в excel и распечатать для подписания.
Если вы используете бумажные описи:
- Вносите количество продуктов через знак плюс по мере подсчёта в разных местах хранения: 3 + 5 + 4 + 2. Когда закончите инвентаризацию, суммируйте количество по каждой позиции в описи.
- После этого внесите данные из описей в учётную систему. Когда проведёте их, увидите результат инвентаризации — излишек, недостача или нулевые расхождения.
Особенности подсчёта некоторых продуктов
Полуфабрикаты, заготовки, готовые блюда и необработанные ингредиенты. Все эти виды считаются отдельно, так как это разные позиции в учёте. Чтобы не было искажений результатов инвентаризации, технолог и шеф-повар должны правильно вести учёт по этим позициям.
Продукты, у которых разная доля отходов в зависимости от сезона. Например, у картофеля меньше отходов осенью и больше весной. Если не принять это во внимание, то результаты подсчёта не сойдутся. Смотрите, какие потери продукта отражены в техкарте. Техкарты для продуктов, потери которых зависят от сезонности, вы должны корректировать несколько раз в год.
Алкоголь. Подсчёт алкоголя зависит от того, как каждая бутылка отражена в учёте — в штуках или литрах. Если учёт в литрах, то подсчёт открытых бутылок ведут с помощью специальных мерников — в них переливают алкоголь и смотрят точные остатки.
Результаты инвентаризации: что делать с расхождениями
Что может показать инвентаризация в общепите
Небольшие расхождения нормальны для общепита, особенно в первые месяцы работы заведения, когда расход продуктов в технологических картах может быть занижен или завышен в сравнении с реальным, а все процессы ещё не отлажены.
Что делать с расхождениями
1.Недостачи продуктов и расходных материалов спишите из системы.
Если недостача случилась из-за хищения и виновный найден, вы можете потребовать возмещения убытков. Необходимо, чтобы процедура проверки отвечала всем требованиям к проведению инвентаризации. Иначе виновный через суд может оспорить законность претензий. Но чаще происходит другой вариант: недобросовестного сотрудника просто увольняют.
2.Излишки оприходуйте в учётную систему, если вы вели подсчёт в бумажных описях. В Quick Resto они отражаются автоматически после проведения акта инвентаризации.
Учитывайте, что излишки могут быть следствием не только ошибок, но и хищений. Например, если сотрудники работают на своих, более дешёвых продуктах, не пробивают блюда или напитки через кассу и забирают себе выручку.
3.Проведите зачёт расхождений между схожими продуктами (например, яблочный и апельсиновый сок): одинаковое количество спишите с избыточной позиции и добавьте в недостающую. В Quick Resto зачёт делается автоматически, после проведения акта инвентаризации.
Такие расхождения возникают из-за пересортицы — когда вместо одного продукта в системе списали другой. И при инвентаризации по одному продукту возникает излишек, по другому — недостача.
4.Удалите из системы дубликаты позиций. Они возникают, когда один и тот же продукт числится в системе, но с немного отличающимся названием. Например, сок апельсиновый и апельсиновый сок. Из-за этого могут возникать мнимые расхождения — часть продукта отражена в системе по одному названию, часть — по второму.
Чтобы удалить дубликаты:
- Проанализируйте учётную базу на предмет наличия в ней дубликатов.
- Перенесите всё количество продукта на одну позицию.
- Проверьте, в какие техкарты входит дубликат, и укажите там правильный продукт.
Удалите дубликат из системы.
Сделайте чек-лист для сотрудников, как правильно называть новые позиции и следить, чтобы в системе не возникали дубликаты.
Как исправить ошибки в процессах после инвентаризации
- Составьте список продуктов, по которым не сошлись итоги.
- Сверьте за месяц данные в системе по приходам и товарные накладные от поставщиков.
- Проверьте техкарты, куда входят эти продукты. Проследите за процессом приготовления блюд и напитков, проверьте, соблюдается ли рецепт. Делайте такие сверки на протяжении некоторого времени. Если вы поняли, что техкарты составлены неверно, внесите в них изменения.
- Проверяйте работу неопытных сотрудников. Возможно, они допускают ошибки, которые служат причиной расхождений.
- Составьте чек-листы на все процессы, которые связаны с приёмкой, перемещением и списанием продуктов и расходных материалов. Разместите их на рабочих местах, чтобы они всегда были на виду у сотрудников.
- Придумайте контрольные точки для процессов. Например, все товарные накладные от поставщиков должны складываться в одну папку. После того, как ответственный за приёмку сотрудник внесёт их в систему, они должны передаваться бухгалтеру. Папку надо проверять, допустим, раз в три дня. Если там остались накладные, значит надо разобраться, почему.
Как предупредить хищения среди персонала
Перед каждым заказом продуктов сверяйте, что числится в системе и что есть на складе. Тогда расхождения будут выявляться тут же и вы сможете установить, кто в них виноват. Например, увидите, что продаж блюд с этим продуктом не было, а его нет в наличии.
Во время такой проверки обязательно убедитесь, что продуктов действительно не хватает. Может быть, что их передали на другой склад или точку, а перемещение не оформили. Или положили не на то место.
Проводите регулярный анализ продаж. Например, бармен наливает гостям свой алкоголь и забирает себе выручку. Тогда вы увидите, что в сменах разных барменов, которые выпадают на одни и те же дни недели, продажи сильно отличаются, хотя должны быть примерно одинаковыми.
Также оцените, с какой периодичностью лучше заказывать те или иные продукты. Это поможет не только предотвратить возможные хищения, но и избежать неоправданного затаривания склада и порчи продуктов.
Читайте также другие материалы в нашем блоге, посвящённые теме продуктов:
Правила хранения продуктов в общепите. Как организовать хранение продуктов по требованиям пищевой безопасности и не допустить избыточных запасов на складе
Технологическая карта приготовления блюд для общепита. Как ошибки в техкартах влияют на остатки продуктов на складе
Рубрика
Бизнес-процессы
Редактор
Виктория Царенкова
Автор
Наталья Зорина
Дата публикации
5/5/2020
Ещё по теме

Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах

Хотите стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?