Общие правила приёмки товара в общепите

Важное условие соблюдения правил приёмки товара — назначение сотрудника, который будет:

принимать поступающие товары от поставщиков,
заносить их в программу,
следить за их сохранностью и списанием (расходованием) на изготовление блюд, напитков и хозяйственные потребности заведения.

Когда нет такого ответственного, могут возникнуть проблемы:

Расхождения между данными в программе и фактическим наличием продуктов и других товаров в заведении.
Хищения среди сотрудников.

Рекомендации:

На приёмку товаров лучше ставить сотрудника с опытом. Опытный кладовщик проконтролирует важные нюансы. Например, чтобы тяжёлые коробки не ставили на коробки с мягкими продуктами. Часто грузчики поставщиков не обращают внимание на такие моменты, так как стремятся побыстрее сдать товары на склад.
Распределите поставщиков между кладовщиками, если вы назначили ответственными несколько человек. Когда каждый кладовщик будет работать со «своим» поставщиком, он быстро запомнит все нюансы, связанные с приёмкой того или иного товара.

Ещё вариант распределения ответственности: шеф-повар отвечает за продукты, сомелье — за вино и другие напитки, управляющий — за прочие товары (посуду, расходные и рекламные материалы, хозяйственные средства и инвентарь).

С ответственным сотрудником вам надо **заключить договор о материальной ответственности.** Если таких сотрудников несколько, нужно заключить договор с каждым из них. Когда невозможно разграничить ответственность между сотрудниками, составьте [договор о коллективной материальной ответственности](http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/efef826c25c516e1ec7fe8917fbd3ac027ef0705/).

Образец договора о материальной ответственности

Если у вас нет печати для документов, кроме договора вам надо составить доверенность на ответственного сотрудника или сотрудников. Доверенность подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы по приёмке товара, которые привозит поставщик.

Вы можете использовать типовую форму доверенности.

Если ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, то проведите инвентаризацию всех товаров, за которые он отвечал по договору.

С каждым из поставщиков вам надо заключить **договор поставки товара** (ему посвящены [статьи 454–491](http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027/a51bdb21dd4a91ad9f8b4c02b749d59c20155ef4/) и [статьи 506–524 ГК РФ](http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_9027/b7fac2b965e6da20ae9588a23f16bd9d910a8328/)). В договоре должны быть отражены условия поставки, в том числе наименование товаров, их количество, цена, другие договорённости с поставщиком. Также можно включить в договор порядок приёмки товаров и проверки их качества. Также **согласуйте с поставщиками график поставок.** Для этого определите, как часто вам необходимо закупать те или иные товары. Учитывайте допустимый период хранения скоропортящихся продуктов. Просчитайте наличие денег в обороте, чтобы избежать кассового разрыва (это ситуация, когда надо оплачивать счета, а денег не хватает).

Вы можете настроить процесс приёмки так, как будет удобнее в вашем заведении, учитывая особенности процессов и количество сотрудников. Дальше мы рассмотрим общие правила приёмки товара по количеству и качеству.

Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.

Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:

Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.
Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.

Про список документов, которые должны быть при поступлении товара, читайте дальше.

Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, их соответствие документам.

В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:

Проверить целостность и состояние упаковки, тары.
Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.
Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).
Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).
Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).
Пересчитать или взвесить товар.
Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.

Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.

Если кладовщик обнаружил, что фактическое количество товаров расходится с сопроводительными документами, он должен пересчитать товар ещё раз.

Когда расхождение подтвердилось, кладовщик должен составить акт. Этот же акт составляется, если обнаружен некачественный товар.

Вы можете использовать:

Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных товаров. Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.
Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров. Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.

Акт надо оформить и подписать в двух экземплярах (как минимум) — один для вас, второй — для поставщика.

Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.

Если при приёмке кладовщик не выявил расхождений по количеству и качеству товаров, он подписывает сопроводительные документы и ставит на них печать (при её наличии у заведения). Если печати нет, нужна доверенность (про неё мы говорили выше).

Если при приёмке выявлено расхождение, то в сопроводительных документах поставщика (товарных накладных) надо вручную зачеркнуть неверное количество товара и подписать его фактическое количество, которое принимает кладовщик. Эти исправления заверяются подписями кладовщика и представителя поставщика.

Бэк-офис

Подробнее

Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.

После этого кладовщик должен внести данные о поступивших товарах в программу — создать приходную накладную (подробнее об этом расскажем дальше).

Шаг 6. Размещение товара в места, которые предусмотрены для их хранения.

Мы подготовили [образец чек-листа по приёмке товара](https://docs.google.com/document/d/11Db8F7IuT3R0WiU7tYGBrbQK0h4KLsm73FU6TsZs534). Сохраните его копию и адаптируйте под себя. Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.

Бухгалтерские документы на передачу товаров:

Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.
Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.
Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.

Документы на продукты:

Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.
Рыба — только ветеринарное свидетельство.
Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.
Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.
ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.
Удостоверение качества.

Ветеринарные свидетельства приходят в электронном виде в программе «Меркурий».

Рассмотрим правила приёмки товара в учётную программу (на примере системы Quick Resto):

Терминал

Подробнее

Зайдите в раздел Склад → Приходные накладные.
Создайте новый документ «Приходная накладная».
Укажите дату получения товара.

Если кладовщик не успел внести товары в систему сразу после приёмки, их можно оприходовать задним числом. После этого Quick Resto автоматически пересчитает все продажи, остатки на складе и выведет актуальные значения на нужную дату.

Выберите поставщика или добавьте нового.
В самой накладной выберите из списка или введите новый товар, укажите его стоимость за одну единицу и количество.

Общую сумму по каждому товару и сумму всей поставки система рассчитает сама. И наоборот: если поставщик в накладной указал только количество товара и общую сумму — в этом случае Quick Resto рассчитает стоимость одной единицы товара.

Укажите стоимость доставки в накладной. Quick Resto позволяет сразу отражать расходы на доставку и не создавать отдельные документы по ним. Стоимость доставки можно указать как расходную статью в финансовом модуле, но тогда она не будет относиться к конкретной поставке.
Сохраните приходную накладную.

Смотрите подробную видеоинструкцию, как завести продукты и приходную накладную в Quick Resto:

При занесении накладной Quick Resto сигнализирует о повышении или понижении стоимости товара. Система выделяет цену товара в накладной цветом. Красный цвет означает, что стоимость товара увеличилась по сравнению с предыдущим приходом, зелёный — стоимость уменьшилась.


В генераторе отчётов вы можете построить отчёт по поставщикам и оценить, как меняется цена товара, с каким поставщиком чаще работаете и т.д.

Приложение для руководителя

Подробнее

По приходным накладным Quick Resto рассчитает себестоимость блюд. На основании этих данных вы сможете определить маржинальность и фудкост.

Итак, мы рассмотрели основные правила приёмки товаров. Следующий важный шаг — как организовать их хранение по санитарным нормам. Об этом рассказали в статье «Правила хранения продуктов в общепите».

Благодарим за помощь в подготовке статьи:

Павла Худякова, консультанта по работе Quick Resto

Лейлю Хасаншину, руководителя и основателя бухгалтерской компании ООО «Хелп»

Марину Утешеву, финансового директора «Сити Паб Групп»