Содержание
- Сотрудник, ответственный за приёмку и сохранность товаров
- Договор о материальной ответственности и доверенность
- Договор с поставщиком
- Процедура приёмки товара в 6 шагов
- Список документов при приёмке товара
- Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации
- Как Quick Resto помогает следить за ценами поставщиков и получать другую аналитику
Сотрудник, ответственный за приёмку и сохранность товаров
Важное условие соблюдения правил приёмки товара — назначение сотрудника, который будет:
- принимать поступающие товары от поставщиков,
- заносить их в программу,
- следить за их сохранностью и списанием (расходованием) на изготовление блюд, напитков и хозяйственные потребности заведения.
- Расхождения между данными в программе и фактическим наличием продуктов и других товаров в заведении.
- Хищения среди сотрудников.
В зависимости от масштаба и формата предприятия общественного питания ответственным может быть:
- Заведующий складом или кладовщик. Тогда всё перечисленное выше будет его основными обязанностями.
- Любой сотрудник, который дополнительно к другим обязанностям будет делать перечисленное выше. Например, управляющий заведением.
Ответственными могут быть несколько человек.
Рекомендации:
Договор о материальной ответственности и доверенность
Договор с поставщиком
Процедура приёмки товара в 6 шагов
Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:
- Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.
- Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.
В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:
-
Проверить целостность и состояние упаковки, тары.
-
Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.
-
Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).
-
Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).
-
Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).
-
Пересчитать или взвесить товар.
-
Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.
Вы можете использовать:
- Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных товаров. Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.
- Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров. Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.
Если на этой почве возник конфликт с грузчиками или водителем поставщика, кладовщик может сфотографировать позиции, по которым есть претензии.
А ещё лучше записывать приёмку товара на видео. Это поможет, когда будете решать вопрос с поставщиком.
Рекомендация. Чтобы не нарушались правила приёмки товара от поставщика, сделайте чек-лист для сотрудников и повесьте его в том месте, куда привозят поставки. Это поможем сотрудникам принимать товар быстрее и без ошибок.
Мы подготовили образец чек-листа по приёмке товара. Сохраните его копию и адаптируйте под себя.
Список документов при приёмке товара
Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.
Бухгалтерские документы на передачу товаров:
- Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.
- Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.
- Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.
- Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.
Накладные или УПД подтверждают, что поставщик передал вам товары, а вы их приняли. Этот факт удостоверяют подписи на накладной или УПД — со стороны поставщика и ответственного за приёмку сотрудника заведения.
- Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.
- Рыба — только ветеринарное свидетельство.
- Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.
- Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.
- ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.
- Удостоверение качества.
Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации
Рассмотрим правила приёмки товара в учётную программу (на примере системы Quick Resto):
1. Зайдите в раздел Склад → Приходные накладные.
2. Создайте новый документ «Приходная накладная».
3. Укажите дату получения товара.
1 Выберите поставщика или добавьте нового.
2. В самой накладной выберите из списка или введите новый товар, укажите его стоимость за одну единицу и количество.
1. Укажите стоимость доставки в накладной. Quick Resto позволяет сразу отражать расходы на доставку и не создавать отдельные документы по ним. Стоимость доставки можно указать как расходную статью в финансовом модуле, но тогда она не будет относиться к конкретной поставке.
2. Сохраните приходную накладную.
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Заносите все поступающие товары в Quick Resto сразу после приёмки. Так в любой момент вы будете видеть актуальные остатки товаров на складе. Также Quick Resto следит за количеством товаров на складе и отправит письмо вам на почту, когда тот или иной продукт заканчивается.
Смотрите подробную видеоинструкцию, как завести продукты и приходную накладную в Quick Resto:
Как Quick Resto помогает следить за ценами поставщиков и получать другую аналитику
Подробнее про маржинальность и фудкост читайте в статьях: Как повысить маржинальность блюд Что такое фудкост и как его считать
Благодарим за помощь в подготовке статьи:
Содержание
- Сотрудник, ответственный за приёмку и сохранность товаров
- Договор о материальной ответственности и доверенность
- Договор с поставщиком
- Процедура приёмки товара в 6 шагов
- Список документов при приёмке товара
- Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации
- Как Quick Resto помогает следить за ценами поставщиков и получать другую аналитику
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!