Устали терять деньги на недостачах и узнавать, что продукты куда-то бесследно исчезают? Владельцы фудтраков часто сталкиваются с тем, что прибыль упорно не растёт, хотя вроде бы всё посчитано. Хорошая новость: эти «утечки» легко остановить с помощью правильной инвентаризации. В статье рассказали об особенностях учёта в фудтраках, подготовили чек-лист для успешной инвентаризации и разобрали распространённые ошибки рестораторов.
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Деньги на полке: зачем нужна инвентаризация
Некоторые рестораторы уверены, что инвентаризация в маленьком фудтраке — это лишняя трата времени. На практике же регулярный пересчёт запасов прямо влияет на прибыль. Он помогает выявить скрытые убытки, например, когда дорогой соус или мясо списываются по норме, а на деле их кладут в блюда с избытком. Это та самая «дыра», через которую незаметно утекает маржа.
Кроме того, учёт остатков = финансовая безопасность. Вы всегда в курсе, сколько денег вложено в продукты на полках, и можете точно планировать закупки, не выводя из оборота лишние средства. Постоянные недостачи или излишки чётко показывают, что техкарты не соблюдаются, а значит, себестоимость блюд рассчитана неверно.
«Если не проводить инвентаризации, то вы не узнаете, правильно ли составлены ваши ТТК, правильно ли готовят сотрудники, есть ли неучтённые списания, не найдёте недобросовестного сотрудника, который ворует».
Алексей Гаврилов Бывший руководитель отдела внедрения Quick Resto, спикер SWISSAM, основатель проекта «Гастрономика»
Особенности учёта «на колёсах»: как проводить инвентаризацию в фудтраке
Кажется, что в компактном фудтраке учесть всё проще простого: вот они, все запасы, на расстоянии вытянутой руки. Но мобильность вносит в инвентаризацию свои правила игры.
Ключевые отличия:
- Пространство и логистика
В отличие от ресторана со складом, в фудтраке всё находится в пределах видимости, что позволяет обойтись без промежуточных листочков — планшет прямо перед глазами. Однако после мероприятий часто нет ни времени, ни условий для учёта — работать с остатками приходится буквально с фонариком на парковке. - Рабочие процессы и время
Обслуживание идёт до последнего гостя, а команда работает в крайне ограниченном пространстве. Проводить инвентаризацию в рабочие часы невозможно — движение продуктов не остановить. В таком случае верным решением будет автоматизировать процесс учёта и проводить пересчёт продуктов до и после смены. - Персонал и контроль
На крупные мероприятия часто нанимают временных сотрудников, что напрямую влияет на сохранность продуктов. В такой ситуации еженедельные или даже ежедневные пересчёты ключевых позиций становятся необходимостью для оперативного контроля.
Главный вывод прост: подход из классического общепита здесь не работает. Эффективный учёт в фудтраке требует гибкого графика, привязанного к выездным событиям. А использование планшета или телефона для быстрого внесения данных в систему избавляет от листков и сводит к минимуму время на подсчёты. Это позволяет владельцу всегда держать руку на пульсе, несмотря на смену локаций.
Пошаговый план проведения инвентаризации в фудтраке
Чтобы инвентаризация не превращалась в хаотичный подсчёт с фонариком после тяжёлого дня, достаточно выстроить чёткий алгоритм. Вот готовый чек-лист, который поможет навести порядок в учёте быстро.
Чек-лист для эффективного учёта:
- Подготовка цифрового бланка. Создайте в системе учёта полный перечень всех товаров: от основных ингредиентов до добавок. Это исключит бумажную работу и позволит вносить данные сразу с планшета.
- Проверка остатков перед выездом. Перед мероприятием сверьте фактические остатки продуктов в фудтраке с данными в системе. Это поможет точно рассчитать объём закупок и избежать лишних трат.
- Выбор правильного времени. Проводите пересчёт до и после мероприятий, когда движение продуктов остановлено. Для ключевых позиций используйте точечные проверки раз в неделю.
- Фиксация всех позиций. Обязательно включайте в бланк товары с нулевым остатком. Отсутствие позиции — тоже важная информация для контроля.
- Оперативное внесение данных. Работайте напрямую с системой через планшет или смартфон. Это исключает двойной ввод и сокращает время на обработку.
- Анализ расхождений. Сравните фактические остатки с системными данными. Регулярный анализ помогает вовремя находить ошибки в ТТК и работе персонала.
Такой подход превращает инвентаризацию из рутины в инструмент управления. Так вы получаете полный контроль над финансами и операционными процессами.
Если кто-то нечист на руку
Всегда будьте в курсе того, что происходит в вашем фудтраке. Система Quick Resto оповестит о возвратах, отменах чеков и других сомнительных операциях. Получайте уведомления в Telegram или по email — сохраняйте полный контроль над бизнесом, даже когда вас нет на точке.
Ошибки учёта, которые съедают вашу прибыль
Даже опытные владельцы фудтраков часто сталкиваются с незаметными на первый взгляд ошибками в учёте, которые постепенно снижают рентабельность бизнеса. Одна из самых распространённых — игнорирование товаров с нулевым остатком при инвентаризации. Если не фиксировать отсутствующие позиции, невозможно отследить, куда пропали продукты, которые должны были быть в наличии. Это создаёт слепые зоны в контроле и открывает возможности для злоупотреблений.
Не менее опасна практика закупок «на глазок» без учёта реальных остатков и данных системы. Такой подход приводит к пересортице и избыточным запасам, замораживает деньги в неликвидах. Особенно критично это для скоропортящихся продуктов — просрочка становится прямым убытком, который можно было предотвратить точным расчётом.
Третья серьёзная ошибка — формальный подход к анализу результатов инвентаризации. Многие ограничиваются простым пересчётом, не задаваясь вопросом о причинах расхождений. Если не анализировать, почему возникают постоянные недостачи по определённым позициям, вы упускаете возможность выявить нарушения в работе персонала или ошибки в технологических картах.
«Обычно проблема в „перезатарке“, владельцы не используют ТТК блюд для расчёта и заказывают продукты по памяти. Из-за этого происходит неправильный расчёт закупки товара, накапливаются остатки. И вследствие „повисшие деньги“».
Владимир Иванюгин Эксперт и наставник предпринимателей в сфере HoReCa
Внедряя системный подход к инвентаризации, вы получаете чёткую картину движения продуктов и денег. Это позволяет оптимизировать расходы, повысить прозрачность бизнеса и принимать взвешенные управленческие решения. Автоматизация процесса с помощью современных сервисов делает учёт простым и эффективным даже в условиях ограниченного пространства.
Начните с малого — проведите первую инвентаризацию по чек-листу после ближайшего выезда. Вы увидите, какие скрытые резервы есть в вашем фудтраке и как можно повысить его рентабельность. Помните: порядок в учёте означает порядок в финансах.
ПОЗВОНИТЬ И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
ПОЗВОНИТЬ
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну всё, погнали!
Больше статей про инвентаризацию и учёт:
Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах
Инвентаризация в общепите — как навести порядок в заведении
Как выбрать систему учёта для ресторана: практическое руководство
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!