Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах

Алексей Гаврилов

Аналитик бизнес-процессов и эксперт по автоматизации в заведениях общественного питания. Консультант в ресторанном бизнесе с опытом более 11 лет. Тренинг-менеджер по обучению и развитию персонала в сегменте HoReCa. Основатель event-проекта ProBarMGN

@gavralexey

Месяц назад к нам за помощью обратились владельцы бара. Уже не первый раз во время инвентаризации у них выявляются две проблемы:

В больших количествах пропадает пиво на складе.
Постоянно возникают недостачи разных продуктов.

Также пара проблем обнаружилась во время последней инвентаризации:

В программе списывалось в 10 раз меньше салата «Айсберг», чем по факту.
Муки для креветок всё время списывалось меньше, чем требовалось для приготовления блюд.

Дальше я расскажу, из-за чего возникли эти проблемы и какие рекомендации помогли их решить.

🤨 Проблема. Это расхождение возникало постоянно, так как в системе списывались одни марки пива, а по факту бармены продавали другие. Но на воровство похоже не было, так как логики или последовательности в расхождениях мы не нашли.

Оборудование

Подробнее

❗️ Причина. Оказалось, что из-за большого количества позиций пива бармен путался в названиях и списывал в системе не те марки, а зачастую просто ленился выбирать нужное наименование из десятков похожих. Например, только стаутов в баре около двадцати позиций.

👍 Решение. Мы посоветовали собственнику использовать сканер штрихкодов и интегрировать его с Quick Resto. Теперь бармен считывает нужные позиции при помощи сканера и в системе они списываются автоматически. На это уходят считанные секунды, а ошибка при выборе номенклатуры исключена.

Заказать сканер штрихкодов вы можете в нашем магазине

🤨 Проблема. В программе списывалось ровно то количество бутылок пива, сколько и было продано гостям. При этом на складе были недостачи дорогого пива, а дешёвого, наоборот, оставалось больше.

❗️ Причина. В этом случае причина могла быть только одна — недобросовестность одного из барменов. Мы проверили движение пива в разных сменах. И с помощью камер видеонаблюдения обнаружили: когда приходили знакомые одного из барменов, он отдавал им дорогое пиво, а списывал дешёвое.

Похожая статья:

Разбавленное пиво, махинации с доставкой и «сломанная» касса

👍 Решение. Бармена уволили.

🤨 Проблема. В системе числилось всего 10 г салата «Айсберг», хотя его всегда много уходит на бургеры, популярные у гостей бара.

❗️ Причина. Когда приходуется неправдоподобно маленькое или большое количество ингредиента, причина может быть в следующем: в системе автоматизации продукт значится в одних единицах измерения, а по товарной накладной идёт в других единицах. Персонал часто этого не замечает.

В товарных накладных бара салат «Айсберг» значился в килограммах. При переносе данных из накладных в систему единицы измерения не перевели, поэтому 10 кг превратились в 10 г.

👍 Решение. Указали в системе верное количество салата — 10 000 г. Теперь сотрудники отслеживают правильность внесённых данных: перед вводом продукта в систему его количество пересчитывают в нужные единицы измерения.

🤨 Проблема. На одну порцию креветок в кляре систематически списывалось 10 г темпурной муки вместо необходимых 20 г. Администрация бара думала, что виноваты повара.

❗️ Причина. Когда постоянно списывается неверное количество полуфабриката, обычно дело в том, что неправильно указана «Норма закладки» в системе автоматизации. Норма закладки по умолчанию указана «1 кг». Но часто технологи забывают её поменять, хотя при контрольной отработке блюда обычно используется значительно большее количество продукции. Как следствие, при приготовлении блюд списывается неверное количество ингредиентов.

В случае с креветками в кляре «Норму закладки» на муку также оставили равной 1 кг. Хотя на контрольной отработке блюда масса брутто всех ингредиентов составляла 2 кг.

👍 Решение. Исправили норму закладки в системе с 1 кг на 2 кг. Рассказали поварам, с каким весом ингредиентов лучше работать на контрольной отработке полуфабрикатов и как правильно использовать в системе пункт «Норма закладки».

Выше я рассказал о распространённых проблемах, с которыми сталкиваются самые разные заведения. Но есть ещё несколько причин, которые могут привести к расхождениям данных в системе и на складе. Поговорим теперь о них.

🤨 Проблема. Количество продуктов в системе и на складе не совпадает, при инвентаризации постоянно обнаруживаются излишки и недостачи.

❗️ Причина. В этом случае может быть две причины:

Сотрудники сначала выписывают остатки продуктов на бумагу и только потом переносятся в систему автоматизации. При этом значения в программу могут вноситься с ошибками, пропусками или дубликатами.
Сотрудники неправильно ведут подсчёт при инвентаризации.

👍 Решение. Надо тщательно сверить значения на бумаге, записанные при инвентаризации, и в системе. Бумажные описи лучше не выбрасывать и хранить.

Вести подсчёт позиций при инвентаризации надо последовательно, ничего не пропуская и всё отражая в описи (бумажной или электронной).

🤨 Проблема. Товар регулярно списывается и всё должно быть хорошо. Но почему-то постоянно возникает недостача.

❗️ Причина. Возможны две причины — пересорт и хищения:

Пересорт случается, когда закончился ингредиент, входящий в состав блюда по техкарте. И его заменили другим, не сделав при этом акта переработки. Либо ингредиент долго лежал на складе, и его решили взять для приготовления блюда вместо того продукта, который указан в техкарте. А акт составить забыли.

Приложение для руководителя

Подробнее

Кто-то из персонала присваивает продукты себе. Или сотрудники списывают дорогой товар и получают за него деньги, а дешёвый товар отдают вместо него.

👍 Решение. Когда мы проводим аудит инвентаризации, то проверяем складские движения. Если я вижу расхождения по какой-то позиции, значит есть проблема. Чтобы её найти, я проверяю:

Правильность составления техкарт.
Верно ли проставлены единицы измерения и нормы закладки.
Все полуфабрикаты. В них часто бывают ошибки по выходу готового блюда.
Складские документы. Бывает, что в них прописывают неверное количество продуктов или не проводят приходную накладную.

Узнать про сервисные услуги Quick Resto

Все подробности предоставления услуг вы можете уточнить по телефону
8 800 500-21-38, написав нам на почту sales@quickresto.ru или заполнив форму ниже:

Оставьте заявку на аудит вашего бизнеса

Проконсультируем вас по услугам и подберём необходимый состав работ

Оставить заявку

Требуется согласие с условиями

Я соглашаюсь с политикой обработки персональных данных