Кейс: как аудит решил проблемы бара, выявленные при инвентаризации
Месяц назад к нам за помощью обратились владельцы бара. Уже не первый раз во время инвентаризации у них выявляются две проблемы:
-
В больших количествах пропадает пиво на складе.
-
Постоянно возникают недостачи разных продуктов.
Также пара проблем обнаружилась во время последней инвентаризации:
-
В программе списывалось в 10 раз меньше салата «Айсберг», чем по факту.
-
Муки для креветок всё время списывалось меньше, чем требовалось для приготовления блюд.
Расхождения пива на складе и в системе автоматизации
Пропадало дорогое пиво
Ещё мы посоветовали после окончания инвентаризации нажимать кнопку «Провести инвентаризацию». Она блокирует возможность правок для выбранных пользователей. Так материально-ответственные сотрудники не могут смухлевать, исправив значения, а у администрации бара будет меньше опасений насчёт недобросовестности персонала.
Салата списывалось меньше в 10 раз, чем надо
🤨 Проблема. В системе числилось всего 10 г салата «Айсберг», хотя его всегда много уходит на бургеры, популярные у гостей бара.
❗️ Причина. Когда приходуется неправдоподобно маленькое или большое количество ингредиента, причина может быть в следующем: в системе автоматизации продукт значится в одних единицах измерения, а по товарной накладной идёт в других единицах. Персонал часто этого не замечает.
В товарных накладных бара салат «Айсберг» значился в килограммах. При переносе данных из накладных в систему единицы измерения не перевели, поэтому 10 кг превратились в 10 г.
👍 Решение. Указали в системе верное количество салата — 10 000 г. Теперь сотрудники отслеживают правильность внесённых данных: перед вводом продукта в систему его количество пересчитывают в нужные единицы измерения.
Ошибка в норме закладки ингредиента
🤨 Проблема. На одну порцию креветок в кляре систематически списывалось 10 г темпурной муки вместо необходимых 20 г. Администрация бара думала, что виноваты повара.
❗️ Причина. Когда постоянно списывается неверное количество полуфабриката, обычно дело в том, что неправильно указана «Норма закладки» в системе автоматизации. Норма закладки по умолчанию указана «1 кг». Но часто технологи забывают её поменять, хотя при контрольной отработке блюда обычно используется значительно большее количество продукции. Как следствие, при приготовлении блюд списывается неверное количество ингредиентов.
В случае с креветками в кляре «Норму закладки» на муку также оставили равной 1 кг. Хотя на контрольной отработке блюда масса брутто всех ингредиентов составляла 2 кг.
👍 Решение. Исправили норму закладки в системе с 1 кг на 2 кг. Рассказали поварам, с каким весом ингредиентов лучше работать на контрольной отработке полуфабрикатов и как правильно использовать в системе пункт «Норма закладки».
Как упростить расчёт ингредиентов с помощью параметра «Норма закладки»
«Норма закладки» — пункт в системе автоматизации Quick Resto, который обозначает массу полуфабриката на контрольной отработке блюда.
Некоторые заведения делают контрольную отработку на 1 кг и не используют «Норму закладки». Кажется, что на 1 кг считать удобнее. Но это не совсем так, и правильнее работать с большим количеством продукции. Это количество заносят в «Норму закладки», не разделяя полуфабрикат на малые веса.
Работа с «Нормой закладки» позволяет:
- Минимизировать возможные потери продукции. Если исходного продукта будет мало, процент потерь в некоторых случаях будет неадекватно высоким. Так, например, половина небольшого количества теста размажется по краям тары или единственная тушка рыбы окажется очень костлявой.
- Удобнее вести расчёт ингредиентов для полуфабриката. Например, сложно правильно измерить вес специй для 1 кг запечённого филе курицы. А для 20 кг вес специй получится рассчитать намного точнее.
Какие ещё проблемы решает аудит инвентаризации
Сотрудники неправильно проводят инвентаризацию
❗️ Причина. В этом случае может быть две причины:
-
Сотрудники сначала выписывают остатки продуктов на бумагу и только потом переносятся в систему автоматизации. При этом значения в программу могут вноситься с ошибками, пропусками или дубликатами.
-
Сотрудники неправильно ведут подсчёт при инвентаризации.
Вносить остатки в систему Quick Resto можно напрямую через планшет, минуя бумагу. Это минимизирует риски ошибиться по невнимательности и экономит время.
| Х Как неправильно вести подсчёт | V Как правильно вести подсчёт |
|
Рабочая группа ищет по названиям в описи продукты и расходные материалы, непоследовательно перемещаясь по помещению или пропуская полки в холодильниках и шкафах для хранения.
При таком подходе можно что-то пропустить и не отразить в описи. Это исказит результаты инвентаризации. |
Рабочая группа должна зайти в помещение и перемещаться последовательно слева направо или справа налево, ничего не пропуская и всё фиксируя в описи.
Такое же правило при подсчёте в холодильниках и шкафах для хранения: продукты и расходные материалы считаются последовательно — каждая полка сверху вниз или снизу вверх.
При таком подходе рабочая группа ничего не пропустит и всё отразит в описи. |
Постоянный пересорт и хищения
❗️ Причина. Возможны две причины — пересорт и хищения:
-
Пересорт случается, когда закончился ингредиент, входящий в состав блюда по техкарте. И его заменили другим, не сделав при этом акта переработки. Либо ингредиент долго лежал на складе, и его решили взять для приготовления блюда вместо того продукта, который указан в техкарте. А акт составить забыли.
Например, на складе кофейни осталось совсем мало зерна из Бразилии, но в системе автоматизации его числится достаточно. Возможно, дело не в хищениях. Просто закончилось кофейное зерно из Эфиопии, входящее в состав популярного латте. Его заменили бразильским, не составив акта переработки.
- Кто-то из персонала присваивает продукты себе. Или сотрудники списывают дорогой товар и получают за него деньги, а дешёвый товар отдают вместо него.
На аудите инвентаризации одной из шавермочных Санкт-Петербурга мы выявили хищения. Поскольку номенклатура не очень широкая, порекомендовали руководителю проводить инвентаризацию ежедневно. Хищения сразу прекратились.
👍 Решение. Когда мы проводим аудит инвентаризации, то проверяем складские движения. Если я вижу расхождения по какой-то позиции, значит есть проблема. Чтобы её найти, я проверяю:
-
Правильность составления техкарт.
-
Верно ли проставлены единицы измерения и нормы закладки.
-
Все полуфабрикаты. В них часто бывают ошибки по выходу готового блюда.
-
Складские документы. Бывает, что в них прописывают неверное количество продуктов или не проводят приходную накладную.
Все подробности предоставления услуг вы можете уточнить по телефону 8 800 500-21-38, написав нам на почту sales@quickresto.ru или заполнив форму ниже:
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!