Как вести учёт алкоголя в ЕГАИС и автоматически составлять декларацию
Рубрика
Законы и новости
Редактор
Виктория Царенкова
Автор
Марина Сенинг
Дата публикации
6/16/2021
Ещё по теме
Как получить лицензию на продажу алкоголя в ресторане, баре или кафе
Рассказываем про особенности работы с ЕГАИС: в какой срок надо отражать поступления алкоголя от поставщиков и списывать открытые бутылки, за что грозит штраф в полмиллиона рублей и как проверить, попало ли заведение в план проверок.
Что такое ЕГАИС и какие данные надо вносить в эту систему
ЕГАИС расшифровывается как Единая государственная автоматизированная информационная система. К ней должны быть подключены все производители, импортёры и продавцы алкоголя, в том числе рестораны, кафе и бары.
В ЕГАИС содержатся:
Все данные юридических лиц, которые участвуют в обороте алкоголя.
Подробное описание алкогольной продукции: литраж, крепость, полные названия и так далее.
В систему нужно вносить данные обо всех бутылках алкоголя: сколько получили от поставщика, сколько продали, сколько разбили.
Благодаря этому государство может наблюдать за всем перемещением алкоголя и отследить контрафакт: если вдруг в системе появится алкоголь плохого качества, легко найти его поставщика и производителя.
За тем, как работает ЕГАИС, следит Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР). Она же контролирует, как продавцы алкоголя работают с системой.
Получение и списание алкоголя: как и в какие сроки отражать эти операции в ЕГАИС
У ЕГАИС нет веб-интерфейсов, поэтому обычно для работы с системой устанавливают специальную программу — она служит «посредником» в передаче данных между заведением и ЕГАИС. Вести учёт алкоголя надо именно в этой программе.
Чтобы вести учёт алкоголя по закону, необходимо:
Принимать алкоголь (подтвердить получение накладной) в системе в течение суток после того, как поставщик привёз бутылки.
Фиксировать открытие каждой бутылки в течение суток.
Контролировать остатки в системе.
Как подтверждать получение алкоголя
Чтобы подтвердить получение накладной, нужно просто нажать в системе соответствующую кнопку (в разных системах она называется по-разному, например, в DocsInBox «Принять полностью» и «Принять с расхождением»).
Правила приёмки товара
Как отражать расхождения по алкоголю
Если количество бутылок, которые привёз поставщик, расходится с данными в накладной, нужно принять накладную с недостачей («Принять с расхождением»).
Если накладная по ошибке принята некорректно (например, её приняли полностью, но фактически были расхождения), можно действовать двумя путями:
Сделать возврат — нажать «Сформировать возврат» и просканировать все бутылки, которые нужно вернуть поставщику.
Отменить приёмку — нажать «Отменить проведение накладной». Запрос отправится в ЕГАИС, его должен будет подтвердить поставщик. После подтверждения накладная вернётся в первоначальный статус и её можно будет принять заново.
Обычно сначала договариваются с поставщиком о том, как действовать при расхождениях.
Как списывать алкоголь
Чтобы зафиксировать в ЕГАИС списание алкоголя, нужно сформировать и отправить документ «Акт списания».
В акте надо указать: цену, марку алкоголя, его количество, дату и основание списания. Эти поля можно заполнить вручную, но если вы сканируете бутылку — они заполнятся автоматически.
Если бутылку разбили, заполнять акт тоже необходимо — в графе «Основание списания» указать «Порча» или «Иные цели».
Заведениям общепита особенно важно следить за тем, чтобы в системе отмечать каждую открытую бутылку. Лучше это сделать сразу, чтобы потом не забыть.
Быстрее и удобнее работать с помощью сканера штрихкодов: бармен считывает нужные позиции сканером и в системе они списываются автоматически. На это уходят считанные секунды, а ошибка при выборе номенклатуры исключена.
В штрих-кодах зашифрована полная информация о бутылке: наименование продукта, вид алкогольного напитка, содержание этилового спирта, объём тары, страна производства, название производителя или импортёра и юридический адрес, товарный знак.
Бэк-офис
Как контровать остатки в системе
Цифры в ЕГАИС не должны расходиться с реальным количеством оставшихся бутылок. Для этого необходимо регулярно проводить инвентаризацию.
Если есть расхождение, нужно его устранить: списать лишнее, отменить ошибочное списание или отразить фактические излишки в учёте.
Инвентаризацию важно проводить по определённым правилам, иначе её результаты не покажут реальные данные по алкоголю в баре и на складе.
В системе автоматизации Quick Resto вносить результаты подсчёта можно прямо на планшете. Так данные инвентаризации сразу отразятся в учёте и не придётся переносить их в систему из бумажной описи, что поможет исключить ошибки.
О том, как правильно вести подсчёт, читайте в нашей статье «Инвентаризация в кафе или ресторане: как навести порядок в заведении».
Алкогольная декларация: как составлять её автоматически
Алкогольную декларацию надо отправлять в начале каждого квартала — до 20 числа месяца, следующего за последним месяцем в квартале. Например, за первый квартал нужно отчитаться до 20 апреля.
В декларации должны быть указаны все перемещения алкоголя за последние три месяца (приём, продажа, списание и т.д.).
В приложениях для работы с ЕГАИС алкодекларации можно заполнить в два клика — вся информация там автоматически сохраняется и передаётся в ФСРАР.
Если заведение находится в сельской местности, без доступа к интернету, тогда декларацию можно сформировать в бумажном виде и отвезти или отправить письмом в свой региональный центр.
Плановые и внеплановые проверки заведений, штрафы и ответственность за нарушения
Заведения, продающие алкоголь, могут проверить следующие ведомства: ФСРАР, Роспотребнадзор, налоговая, полиция. ФСРАР проводит проверки по плану, остальные службы могут приехать в любой момент.
График плановых проверок можно посмотреть на сайте ФСРАР, найти своё заведение и подготовиться.
Оформите подписку
Больше статей ждёт вас на почте
Планово проверяют юридические лица, которые:
получили лицензию на продажу алкоголя год назад;
прошли последнюю проверку три года назад.
Плановая проверка может быть невыездной — служба просто посмотрит все данные в ЕГАИС и налоговой, проверит документы, которые запросит из других органов. Но также ФСРАР может приехать с проверкой прямо в заведение и посмотреть все документы на месте.
Внеплановые проверки проводятся:
если на заведение пожаловался гость;
по требованию прокуратуры (например, если заведение подозревают в незаконном обороте алкоголя);
в случае отравления посетителя (даже без его жалобы, основанием для проверки может быть публикация в СМИ, обращение местных властей).
Если проверка обнаружит нарушения, кафе, бар или ресторан могут заплатить штраф до полумиллиона рублей (конкретные основания для штрафов приведены в статьях 14.16, 14.17, 14.19 КоАП РФ).
Заведение могут лишить лицензии на алкоголь и изъять продукцию. В крайних случаях — сделать предписание о прекращении деятельности или даже завести уголовное дело на сотрудников.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Расскажем, как автоматизировать учёт алкоголя по закону и следить за продажами
Рубрика
Законы и новости
Редактор
Виктория Царенкова
Автор
Марина Сенинг
Дата публикации
6/16/2021
Ещё по теме
Как получить лицензию на продажу алкоголя в ресторане, баре или кафе
Хотите стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
