БΛОГ

Пишем про деньги и успешные решения в ресторанном бизнесе

Все статьи - Законы и новости - Как вести учёт алкоголя в ЕГАИС и автоматически составлять декларацию

Как вести учёт алкоголя в ЕГАИС и автоматически составлять декларацию

Рубрика

Законы и новости

Редактор

Виктория Царенкова

Автор

Марина Сенинг

Дата публикации

6/16/2021

Ещё по теме

Как получить лицензию на продажу алкоголя в ресторане, баре или кафе

Рассказываем про особенности работы с ЕГАИС: в какой срок надо отражать поступления алкоголя от поставщиков и списывать открытые бутылки, за что грозит штраф в полмиллиона рублей и как проверить, попало ли заведение в план проверок.

Эксперт
Михаил Медведев
Эксперт по работе с ЕГАИС и Меркурий, коммерческий директор компании DocsInBox (сервис по автоматизации электронного документооборота)
DocsInBox

Что такое ЕГАИС и какие данные надо вносить в эту систему

ЕГАИС расшифровывается как Единая государственная автоматизированная информационная система. К ней должны быть подключены все производители, импортёры и продавцы алкоголя, в том числе рестораны, кафе и бары.

В ЕГАИС содержатся:

  • Все данные юридических лиц, которые участвуют в обороте алкоголя.

  • Подробное описание алкогольной продукции: литраж, крепость, полные названия и так далее.

В систему нужно вносить данные обо всех бутылках алкоголя: сколько получили от поставщика, сколько продали, сколько разбили.

Благодаря этому государство может наблюдать за всем перемещением алкоголя и отследить контрафакт: если вдруг в системе появится алкоголь плохого качества, легко найти его поставщика и производителя.

За тем, как работает ЕГАИС, следит Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР). Она же контролирует, как продавцы алкоголя работают с системой.

Получение и списание алкоголя: как и в какие сроки отражать эти операции в ЕГАИС

У ЕГАИС нет веб-интерфейсов, поэтому обычно для работы с системой устанавливают специальную программу — она служит «посредником» в передаче данных между заведением и ЕГАИС. Вести учёт алкоголя надо именно в этой программе.

Чтобы вести учёт алкоголя по закону, необходимо:

  • Принимать алкоголь (подтвердить получение накладной) в системе в течение суток после того, как поставщик привёз бутылки.

  • Фиксировать открытие каждой бутылки в течение суток.

  • Контролировать остатки в системе.

Как подтверждать получение алкоголя

Чтобы подтвердить получение накладной, нужно просто нажать в системе соответствующую кнопку (в разных системах она называется по-разному, например, в DocsInBox «Принять полностью» и «Принять с расхождением»).

Необходимо пересчитать бутылки, чтобы убедиться — поставщик привёз столько алкоголя, сколько указано в накладной. Во время приёмки маркированного алкоголя надо указать не только количество позиций, но и марки продукции.
Похожая статья:

Правила приёмки товара

Похожая статья:
Правила приёмки товара

Как отражать расхождения по алкоголю

Если количество бутылок, которые привёз поставщик, расходится с данными в накладной, нужно принять накладную с недостачей («Принять с расхождением»).

Если накладная по ошибке принята некорректно (например, её приняли полностью, но фактически были расхождения), можно действовать двумя путями:

  • Сделать возврат — нажать «Сформировать возврат» и просканировать все бутылки, которые нужно вернуть поставщику.

  • Отменить приёмку — нажать «Отменить проведение накладной». Запрос отправится в ЕГАИС, его должен будет подтвердить поставщик. После подтверждения накладная вернётся в первоначальный статус и её можно будет принять заново.

Обычно сначала договариваются с поставщиком о том, как действовать при расхождениях.

Как списывать алкоголь

Чтобы зафиксировать в ЕГАИС списание алкоголя, нужно сформировать и отправить документ «Акт списания».

В акте надо указать: цену, марку алкоголя, его количество, дату и основание списания. Эти поля можно заполнить вручную, но если вы сканируете бутылку — они заполнятся автоматически.

Если бутылку разбили, заполнять акт тоже необходимо — в графе «Основание списания» указать «Порча» или «Иные цели».

Заведениям общепита особенно важно следить за тем, чтобы в системе отмечать каждую открытую бутылку. Лучше это сделать сразу, чтобы потом не забыть.

Быстрее и удобнее работать с помощью сканера штрихкодов: бармен считывает нужные позиции сканером и в системе они списываются автоматически. На это уходят считанные секунды, а ошибка при выборе номенклатуры исключена.

В штрих-кодах зашифрована полная информация о бутылке: наименование продукта, вид алкогольного напитка, содержание этилового спирта, объём тары, страна производства, название производителя или импортёра и юридический адрес, товарный знак.

Заказать сканер штрихкодов в нашем магазине

Бэк-офис
Подробнее

Как контровать остатки в системе

Цифры в ЕГАИС не должны расходиться с реальным количеством оставшихся бутылок. Для этого необходимо регулярно проводить инвентаризацию.

Если есть расхождение, нужно его устранить: списать лишнее, отменить ошибочное списание или отразить фактические излишки в учёте.

Инвентаризацию важно проводить по определённым правилам, иначе её результаты не покажут реальные данные по алкоголю в баре и на складе.

В системе автоматизации Quick Resto вносить результаты подсчёта можно прямо на планшете. Так данные инвентаризации сразу отразятся в учёте и не придётся переносить их в систему из бумажной описи, что поможет исключить ошибки.

О том, как правильно вести подсчёт, читайте в нашей статье «Инвентаризация в кафе или ресторане: как навести порядок в заведении».

Алкогольная декларация: как составлять её автоматически

Алкогольную декларацию надо отправлять в начале каждого квартала — до 20 числа месяца, следующего за последним месяцем в квартале. Например, за первый квартал нужно отчитаться до 20 апреля.

В декларации должны быть указаны все перемещения алкоголя за последние три месяца (приём, продажа, списание и т.д.).

В приложениях для работы с ЕГАИС алкодекларации можно заполнить в два клика — вся информация там автоматически сохраняется и передаётся в ФСРАР.

Если заведение находится в сельской местности, без доступа к интернету, тогда декларацию можно сформировать в бумажном виде и отвезти или отправить письмом в свой региональный центр.

Если вовремя не отправить декларацию, исказить в ней информацию и предоставить неверные данные, ресторатору грозит штраф: ИП — от 5000 до 10 000 рублей, юридическому лицу — от 50 000 до 100 000 рублей (ст. 15.13 КоАП).

Плановые и внеплановые проверки заведений, штрафы и ответственность за нарушения

Заведения, продающие алкоголь, могут проверить следующие ведомства: ФСРАР, Роспотребнадзор, налоговая, полиция. ФСРАР проводит проверки по плану, остальные службы могут приехать в любой момент.

График плановых проверок можно посмотреть на сайте ФСРАР, найти своё заведение и подготовиться.

Оформите подписку

Больше статей ждёт вас на почте

Согласен на обработку персональных данных
Требуется согласие с условиями

Планово проверяют юридические лица, которые:

  • получили лицензию на продажу алкоголя год назад;

  • прошли последнюю проверку три года назад.

Плановая проверка может быть невыездной — служба просто посмотрит все данные в ЕГАИС и налоговой, проверит документы, которые запросит из других органов. Но также ФСРАР может приехать с проверкой прямо в заведение и посмотреть все документы на месте.

Внеплановые проверки проводятся:

  • если на заведение пожаловался гость;

  • по требованию прокуратуры (например, если заведение подозревают в незаконном обороте алкоголя);

  • в случае отравления посетителя (даже без его жалобы, основанием для проверки может быть публикация в СМИ, обращение местных властей).

Если проверка обнаружит нарушения, кафе, бар или ресторан могут заплатить штраф до полумиллиона рублей (конкретные основания для штрафов приведены в статьях 14.16, 14.17, 14.19 КоАП РФ).

Заведение могут лишить лицензии на алкоголь и изъять продукцию. В крайних случаях — сделать предписание о прекращении деятельности или даже завести уголовное дело на сотрудников.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

Расскажем, как автоматизировать учёт алкоголя по закону и следить за продажами

Согласен на обработку персональных данных
Требуется согласие с условиями

Рубрика

Законы и новости

Редактор

Виктория Царенкова

Автор

Марина Сенинг

Дата публикации

6/16/2021

Ещё по теме

Как получить лицензию на продажу алкоголя в ресторане, баре или кафе

Хотите стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?

Согласен на обработку персональных данных

Мобильное приложение для гостей

Подключить
Подключить

Хочу открыть своё ресторанное дело

Что мне для этого нужно?

Узнать
Узнать

Оцените пользу Quick Resto уже сейчас

Согласен на обработку персональных данных
Требуется согласие с условиями