С марта 2025 года предприятия общественного питания столкнутся с существенными изменениями в работе с кассовыми чеками. Эти нововведения связаны с программой «Белый общепит» от Федеральной налоговой службы (ФНС), направленной на легализацию зарплат сотрудников и усиление контроля за использованием контрольно-кассовой техники (ККТ). Разобрали в статье, что именно изменится, как это повлияет на бизнес и как адаптироваться к новым требованиям. В конце статьи ты найдёшь гайд о работе с пречеками после 1 марта.
В чём суть изменений с 1 марта 2025 года в общепите?
Основное нововведение касается порядка выдачи пречеков и кассовых чеков. Согласно пункту 5.11 федерального закона №54-ФЗ после получения согласия клиента на оплату заказа необходимо выдать кассовый чек до момента расчёта.
То есть кассовый чек, который сейчас выдаётся в заведениях после оплаты, теперь должен, как и пречек, выдаваться до осуществления платежа клиентом.
Пречек — это ознакомительный счёт с перечнем заказанных блюд и суммой заказа. Выдаётся клиенту для получения согласия на оплату счёта.
Кассовый чек — официальный документ об оплате, в котором прописываются имя кассира, дата и время оплаты, номер фискального накопителя, система налогообложения, QR-код. Данные с кассовых чеков отражаются в бухгалтерской документации и передаются в налоговую.
Система автоматизации Quick Resto уже подготовилась к изменениям в законодательстве и внедрила новую возможность печати фиксального чека перед оплатой. Попробуй бесплатно!
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Алгоритм расчёта гостей с 1 марта 2025 года
Новая последовательность расчёта гостей не очень удобна и, скорее всего, замедлит обслуживание, но может обезопасить бизнес от недобросовестности персонала.
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Вот порядок работы в идеальных условиях по новому алгоритму:
1. Гость просит расчёт.
2. Официант проверяет корректность списка поданных гостю блюд и передаёт информацию на кассу.
3. Официант выносит гостю пречек для ознакомления и уточняет удобный способ оплаты.
4. Гость соглашается оплатить счёт и сообщает, какую оплату планирует: наличную или безналичную.
5. Официант передаёт кассиру эту информацию и выносит клиенту уже пробитый кассовый чек об оплате.
6. Гость оплачивает счёт выбранным ранее способом.
Этот алгоритм усложняется, если гость передумал или, например, хотел оплатить картой, но на ней не хватило средств. Тогда требуется оформить возврат неверно выданного кассового чека, пробить новый кассовый чек с правильным способом оплаты и принять оплату у клиента.
Важно: кассовый чек должен быть пробит раньше, чем произойдёт оплата. Это будет проверятся по данным ОФД и с помощью контрольных закупок. Но отдавать в руки гостью этот чек сразу не обязательно — так возрастает риск нарваться на нечестных клиентов, которые не будут платить, ведь чек им уже выдали. Пробей чек и держи его при себе до тех пор, пока клиент не оплатит счёт.
Как подготовиться к изменениям?
Чтобы успешно адаптироваться к новым правилам, необходимо помимо изменений в алгоритме расчёта клиентов внедрить в своём заведении строгий регламент закрытия кассовой смены. Вот обязательные пункты, которые должны в нём присутствовать:
1. Снять Х-отчет (он же предварительный или «без гашения») и снять отчет с банковского терминала.
2. Сверить сумму оплат по терминалу с соответствующей строкой Х-отчёта.
3. Сверить сумму наличных в кассе (с учётом размена) с данными из Х-отчёта.
4. Если есть расхождения сумм, нужно найти чек, который пробили неправильно или не пробили вообще.
5. Сделать возврат по ошибочным кассовым чекам, если необходимо, и пробить заново, указав верный тип оплаты.
6. Закрыть смену.
Не закрывай кассовую смену до тщательной проверки всех чеков. Нововведения приводят к повышению количества ошибок у сотрудников в период адаптации, исправить которые значительно проще в текущей кассовой смене
Например, если на терминале пробито 150 тысяч, а в Х-отчёте только 140 тысяч по безналу, и в кассе обнаружена недостача 10 тысяч, значит сотрудники закрыли чек на наличные вместо безнала. В такой ситуации нужно сделать возврат кассового чека, в котором указана оплата наличными и пробить чек заново, уже с безналичной оплатой.
Введение строгого алгоритма закрытия смены помогает предотвратить путаницу с финансами и большое количество чеков коррекции.
Когда порядок расчёта не меняется
В заведениях общепита расчёт не всегда происходит в зале после заказа. Ещё возможна доставка и предоплата самовывоза на сайте. В этих случаях привычный тебе алгоритм не меняется. Разберём подробнее конкретные ситуации:
- Доставка собственным курьером
Как и раньше, фискальный чек должен быть приложен к заказу до совершения оплаты. Поэтому при оформлении заказа важно уточнить у клиента, наличными или картой он будет платить. - Предварительная оплата заказа на сайте
При принятии заказа пробивается фискальный чек, в котором формат прихода выбран «аванс». Когда заказ собран и отправляется клиенту, к нему прикладывают ещё один фискальный чек, с форматом прихода «полный расчёт» и типом оплаты «безналичная». - Доставка агрегатором
Как и всегда, такая доставка проходит по нефискальному типу оплаты, кассовый чек клиенту выдаёт агрегатор, а не твоё заведение. Затем агрегатор переводит тебе оплату на расчётный счёт, минуя ККТ.
Для доставки ты уже работал с предварительной печатью фискального чека. В этой сфере всё остаётся по-старому.
Адаптация ПО к введению изменений
Чтобы работать по новым правилам, заведениям общепита необходимо надёжное кассовое оборудование с поддержкой автоматической передачи данных в ФНС и удобная система автоматизации, например Quick Resto. Она упрощает процессы учёта, контроля оплат и взаимодействия с ККТ, чем существенно снижает риск ошибок и ускоряет работу персонала.
B Quick Resto предусмотрена функция печати кассового чека до оплаты. Чтобы её активировать, нужно в бэк-офисе, в разделе «Предприятие Заведение», поставить галочку напротив опции «Печать фискального чека до оплаты». После этого на кассовом терминале сначала будет распечатываться чек, а лишь затем будет происходить оплата и завершение заказа.
Инструкция для работы кассира с ПО от Quick Resto мало отличается от основного алгоритма:
1. Когда гость готов расплатиться, официант уточняет удобный тип оплаты.
2. Далее на кассовом терминале кассир выбирает тип оплаты.
3. Печатается фискальный чек, который нужно предоставить клиенту для ознакомления.
4. При оплате наличными кассир должен подтвердить получение денег, нажав кнопку «Подтвердить» в окне транзакции, после чего заказ будет закрыт автоматически.
5. Если заказ оплачивается картой, при использовании банковского терминала после нажатия на кнопку «Подтвердить» в транзакции, произойдёт автоматическая активация оплаты через терминал. Клиент прикладывает карту, оплачивает, и заказ закрывается автоматически.
Если была допущена ошибка при выборе способа оплаты, на экране оплаты есть кнопка для возврата чека. Нажав на неё, можно сразу вернуть чек и изменить тип оплаты в том же заказе.
Изменения в 54-ФЗ принесут как новые возможности, так и вызовы для предприятий общественного питания. Главное — начать подготовку уже сейчас, внедряя чёткие алгоритмы и используя современные технологии. Это поможет избежать проблем и эффективно адаптироваться к изменениям.
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!