Открытие кафе — это не только разработка концепции и подбор меню, но и множество правовых и организационных решений. В статье мы подробно разберём ключевые моменты, которые нужно обязательно учесть при открытии кафе: от регистрации бизнеса до работы с гостями.
Как выбрать форму бизнеса и систему налогообложения
Любой бизнес начинается с регистрации в налоговой службе. Для этого нужно выбрать форму ведения бизнеса и систему налогообложения.
ООО или ИП — вот в чём вопрос
При выборе между ИП и ООО нужно смотреть на формат будущего заведения. От формата зависит не только концепция заведения и стоимость блюд, но и правовая форма бизнеса из-за законодательных ограничений. Они касаются продажи алкоголя, открытия филиалов и управления бизнесом. Наиболее распространённые организационно-правовые формы для общепита — это ИП и ООО. Рассмотрим, в чём их различия.
К плюсам ИП относятся:
- Быстрый и простой процесс регистрации (нужны только паспорт, ИНН и заявление Р21001);
- Возможность снять деньги со счёта ИП без необходимости отчитываться по ним;
- Более низкие штрафы за административные нарушения, чем у ООО. Например, при установке рекламной вывески без разрешения ИП заплатит штраф до 5 тысяч рублей, а ООО — до 1 млн рублей;
- Простая процедура ликвидации.
К минусам ИП можно отнести невозможность совместного ведения бизнеса и привлечения инвестиций. Также индивидуальный предприниматель отвечает своим имуществом по долгам бизнеса и не может открывать филиалы или представительства в других регионах.
Самый большой минус ИП с точки зрения общепита — это запрет на продажу алкогольных напитков крепостью более 6%. Другими словами, в статусе ИП можно открывать только кафе со слабоалкогольными напитками, например пивом или сидром, которые можно продавать без лицензии. Сельхозпроизводителям при регистрации ИП закон разрешает продавать вина и игристые вина собственного производства.
«Если вино вы не производите, но намерены продавать крепкий алкоголь или делать коктейли, открывайте ООО».
Лейля Хасаншина налоговый эксперт, владелица бухгалтерской компании «ХЕЛП»
При этом не стоит забывать, что пиво нуждается в маркировке. Подробнее об этом мы рассказали в статье «Маркировка пива для общепита в 2024 году».
Теперь поговорим про ООО как форму бизнеса. Отличительные черты ООО:
- У ООО может быть несколько собственников, а значит можно привлекать дополнительные инвестиции;
- Можно продать или слить с другой компанией как весь бизнес, так и его часть, тем самым избежать банкротства, если бизнес испытывает трудности.
- Можно получить лицензию на продажу крепкого алкоголя;
- В случае банкротства и закрытия ООО не пострадает имущество собственников.
Процедура выдачи лицензии на продажу алкоголя описана в Федеральном законе № 171-ФЗ от 22.11.1995. О том, как её получить, мы подробно рассказали в статье «Как получить лицензию на продажу алкоголя в ресторане, баре или кафе».
Зарегистрировать ООО сложнее, чем ИП не только из-за большего количества документов. Юридический адрес компании не может совпадать с адресом прописки собственника. Также нужно оплатить уставной капитал. Получать доход с ООО собственник может только с помощью заработной платы и дивидендов раз в квартал.
Обязательно для всех
Для удобного взаимодействия с налоговой службой, ПФР и другими госструктурами нужно сделать ЭЦП (электронную цифровую подпись). Её будет использовать бухгалтер в сервисах для обмена электронными документами. Если этого не сделать, для подписания документов придется приезжать в госорганы лично.
Также для работы заведения необходимо открыть расчётный счёт в банке. Он необходим для оплаты налогов, поставок продуктов, коммунальных услуг и выплат сотрудникам. Без него также невозможно подключить эквайринг для приёма безналичных платежей от гостей. Кроме того, он позволяет вести финансовый учёт и упрощает взаимодействие с ФНС и ПФР.
Разбираемся с налогами
Еще до регистрации бизнеса стоит подумать, какую систему налоогобложения выбрать. Обычно в общепите используют:
- ОРН (общий режим налогообложения). Устанавливается ФНС при регистрации по умолчанию, если собственник не выбрал другой. Налог на прибыль — 20%, НДС — 20%, также нужно платить земельный налог, налог на транспорт и страховые взносы. При этом нет ограничений по доходу и количеству персонала. Подойдёт крупным ресторанам с большим штатом сотрудников.
- УСН (упрощённая система). Регулируется статьёй 346.12 НК РФ и считается наиболее распространённой в общепите. Подразумевает единый налог, в отличие от ОСН, поэтому подходит для небольших ресторанов или кафе, доход которых не превышает 199,35 млн рублей в год, а в штате не более 130 сотрудников. Если доходы будут выше, то и ставки возрастут.
- АУСН (автоматизированная упрощённая система налогообложения). При такой системе собственнику бизнеса необязательно подсчитывать платежи и сдавать декларации — всё это делает автоматизированная система ИФНС и банки. Пока запущена только в тестовом режиме в некоторых регионах (Москва и Московская область, Татарстан и Калужская область). Подходит только для маленьких заведений с персоналом не более 5 человек и доходами, не превышающими 60 млн рублей в год.
- ПСН (патентная система налогообложения). Это вспомогательный режим налогообложения, и его может применять только ИП как дополнение к УСН или ОСНО. Согласно статье 346.43 НК РФ, ПСН доступен для заведений с площадью зала для гостей не более 150 кв. м. Доход заведения при этом ограничен 60 млн рублей в год, а количество сотрудников не должно превышать 15 человек.
В рамках УСН и АУСН можно выбрать объект налогообложения «доходы» или «доходы, уменьшенные на величину произведённых расходов» (проще говоря, «доходы минус расходы»).
При этом ставки распределяются следующим образом:
| УСН | АУСН | |
| «Доходы» | 6% | 8% |
| «Доходы минус расходы» | 15% | 20% |
Все вышеописанные формы налогообложения подходят для ИП, а для ООО доступны только ОРН и УСН.
«В среднем небольшие рестораны или кафе имеют оборот не больше 5 млн рублей в месяц, что позволяет использовать патентную систему налогообложения (ПСН) для индивидуальных предпринимателей. В каждом регионе расчёт патента может отличаться: в одних местах он зависит от площади заведения, в других — от количества сотрудников. Узнать стоимость патента в вашем регионе можно на сайте ФНС.
В прошлом году в Новосибирске патент на 12 месяцев стоил около 54 тысяч рублей, что равно 4500 рублей в месяц. В случае использования патента с УСН сумма налогов составит всё те же 4500 рублей в месяц, то есть дополнительно ничего платить на нужно».
Денис Блохин эксперт франчайзинга и общепита, основатель консалтингового агентства CoCoм
Если сомневаешься и не можешь выбрать, какой режим налогообложения выбрать для своего заведения, воспользуйся специальным сервисом от ФНС.
Что ещё нужно для работы с налогами
Для соблюдения налоговых требований рестораны и кафе должны использовать фискальные регистраторы, которые передают информацию о продажах в налоговую службу через ОФД (оператора фискальных данных). Неправильное подключение фискального регистратора может привести к штрафам, поэтому лучше всего выбирать решение «под ключ», как это предлагает Quick Resto, где всё необходимое оборудование (кассовый терминал, фискальный регистратор) и инструменты для управления заведением уже интегрированы между собой.
В Quick Resto можно учитывать не только продажи, но и добавлять дополнительные статьи расходов, например затраты на зарплаты сотрудников и фудкост (себестоимость продуктов). Это позволяет более точно отслеживать расходы и доходы, а также формировать бухгалтерскую отчётность.
После регистрации бизнеса и налоговых вопросов переходим к использованию государственных сервисов учёта и маркировки. ЕГАИС, «Меркурий» и «Честный Знак» и играют ключевую роль в контроле качества продуктов питания и прозрачности их оборота в общепите.
ЕГАИС, «Меркурий» и «Честный знак»
ЕГАИС
Для продажи алкоголя в ресторане или кафе обязательно использовать систему ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система). Лицензия нужна только для продажи крепкого алкоголя. Для пива, сидра и других слабоалкогольных напитков лицензия не нужна.
Зарегистрироваться в ЕГАИС можно с помощью электронной подписи. После этого можно принимать алкоголь от поставщиков, отмечая его поступление в системе. По новым правилам, проданный порционно в баре или ресторане алкоголь списывается после выдачи фискального чека, а алкоголь, входящий в состав коктейлей и блюд, списывается одним актом. Это обязательная процедура, разработанная для контроля оборота алкогольных напитков.
С 1 июля 2024 года вступили в силу новые правила продажи крепкого алкоголя для общепита. Подробнее про эти правила, и о том , как упростить процесс списания алкоголя с помощью Quick Resto, мы рассказали в статье «До последней капли: как списывать спиртные напитки в ЕГАИС после 1 июля 2024 года».
«Меркурий»
Продукты животного происхождения, используемые в ресторане, должны быть оформлены через систему «Меркурий». Полный список продуктов представлен на сайте системы. Накладные на такие продукты регистрируются в системе для того, чтобы процесс взаимодействия между поставщиками и ресторанами был полностью прозрачным.
После получения продукции нужно зайти в систему «Меркурий» и подтвердить поставку. Так все необходимые сертификаты качества на продукцию будут находиться в одном месте, как того требует Роспотребнадзор. В случае возникновения проблем, например, пищевых отравлений, рестораны могут предоставить эти сертификаты для проверки в Роспотребнадзор, тем самым доказывая, что они не используют контрафактную продукцию. Система подтверждает надёжность как поставщиков, так и ресторанов, гарантируя безопасность продуктов животного происхождения.
«Честный знак»
Для продажи маркированных товаров, таких как вода и лимонады, законодательство обязывает использовать систему «Честный знак». Товары с маркировкой нужно сканировать и продавать через POS-систему, чтобы они были учтены в системе государственного контроля.
Если вода покупается для использования в процессе приготовления пищи на кухне, проводить её через «Честный знак» не нужно.
Не знаешь, как работать с маркировкой? Мы подготовили гайд по «Честному знаку» для общепита. В нём мы разобрали все нюансы и новые изменения в работе с маркировкой в 2024-2025 году.
Скачать гайд бесплатно
После налаживания взаимодействия с госорганами и систем маркировки важно сосредоточиться на внутренних процессах бизнеса. Теперь переходим к маркетингу, складскому учёту продукции и эффективной работе с клиентами.
Маркетинг и CRM-системы
Для эффективного управления аудиторией и увеличения прибыли в общепите важно использовать CRM-систему. С её помощью можно управлять клиентскими данными, автоматизировать маркетинг и улучшить взаимодействие с гостями. CRM-система позволяет собирать и анализировать информацию о клиентах: частоту посещений, предпочтения и историю заказов. А также отправлять акции и рассылки,повышающие LTV.
LTV (lifetime value) — показатель, который отражает, сколько денег тратит клиент в заведении и как часто он возвращается.
Персонализация и программы лояльности
CRM-системы помогают создавать персонализированные предложения для каждого клиента, что делает обслуживание более приятным и запоминающимся. Например, если гость часто заказывает капучино, система может предложить скидку на этот напиток или бонус за каждую пятую покупку. Или, если у клиента скоро день рождения, можно автоматически отправить поздравление с подарочным купоном.
Программы лояльности становятся проще в управлении с CRM. Гости могут копить бонусы за покупки, а затем обменивать их на скидки или бесплатные товары. Например, за каждые 100 рублей можно начислять 10 бонусных баллов, которые гости смогут использовать при следующем визите.
Лояльность.360 — это все необходимые инструменты для привлечения, вовлечения и удержания гостей. Приложение для гостей, сайт и Telegram-бот помогут твоему заведению увеличить прибыль без больших вложений.
Попробовать бесплатно
Аналитика и экспериментирование
CRM собирает и обрабатывает огромные массивы данных о продажах, предпочтениях клиентов, эффективности акций и других важных метриках. На основе этой информации рестораторы могут понять, какие блюда пользуются наибольшим спросом, в какое время посетители чаще всего приходят и как работают акции.
Например, CRM-система может показать, что определённое блюдо, скажем, паста карбонара, пользуется особой популярностью в обеденное время среди гостей от 25 до 35 лет. Включив это блюдо в меню бизнес-ланчей, ресторан привлечёт больше гостей в обеденные часы.
Также CRM может выявить, к примеру, что в будние дни утром заведение посещают в основном постоянные клиенты, которые заказывают кофе и круассаны. Поэтому можно предложить гостям программу лояльности, предоставляющую скидки или бонусы на кофе и выпечку. Это увеличит лояльность и стимулирует гостей приходить в кафе чаще.
Кроме того, CRM открывает возможности для безопасного и системного тестирования новых идей. Например, можно провести ABС-тестирование акций, предложений или изменений в меню, чтобы увидеть, какие изменения дают лучшие результаты. ABС-тестирование помогает минимизировать риски при введении новинок в меню и повышает вероятность успешных изменений.
О том, как проводить ABC-анализ меню, читайте в нашей статье «Как проводить ABC-анализ в ресторане, чтобы сформировать прибыльное меню».
Пример того, как выглядит ABC-анализ в Quick Resto
Пример: CRM показывает, что после запуска акции на десерты (например, «десерт бесплатно при заказе на сумму от 1000 рублей») увеличился средний чек, но число посетителей не изменилось. Это может означать, что акция действительно помогает увеличить прибыль с каждого клиента, но не привлекает новых гостей. В таком случае стоит протестировать акцию на другой группе гостей. Если результат не изменился, можно пересмотреть стратегию и запустить еще одну акцию, направленную на привлечение новых гостей.
Инвентаризация и управление остатками на складе
Одна из ключевых функций инвентаризации — это управление запасами. Онлайн-кассы фиксируют продажи, а инвентаризация позволяет контролировать, сколько продуктов было использовано и сколько осталось на складе.
«Простые онлайн-кассы подходят для небольших торговых точек, где продаются штучные товары со штрихкодами. Но в заведениях общепита, особенно с собственной кухней, не обойтись без полноценной автоматизированной ERP-системы (от англ. «планирование ресурсов предприятия»). Она автоматически списывает продукты со склада при продаже блюда, что позволяет следить за остатками продуктов, управлять их движением и контролировать себестоимость. Это особенно важно для понимания рентабельности каждого блюда и корректировки ценовой политики».
Денис Блохин эксперт франчайзинга и общепита, основатель консалтингового агентства CoCo
Например, в Quick Resto есть возможность фиксировать поступление продуктов по штрих-коду, что значительно упрощает процесс приёмки продуктов.
Попробовать 2 недели бесплатно
«Одно из преимуществ Quick Resto — функция контроля закупочных цен: при поступлении продукта, если его цена изменилась, система выделяет это изменение, показывая, стал товар дороже или дешевле. Это важная функция, потому, что поставщики могут незаметно поднять цену, что впоследствии негативно скажется на рентабельности бизнеса. Обычно такие изменения становятся заметными только при проведении месячной инвентаризации, но Quick Resto помогает обнаружить их сразу».
Денис Блохин эксперт франчайзинга и общепита, основатель консалтингового агентства CoCo
Программы для автоматизации общепита
Автоматизация в ресторанах и кафе помогает сократить количество ошибок, ускорить обслуживание, оптимизировать внутренние процессы и повысить рентабельность заведения. Интеграция фронт-офиса (касса) и бэк-офиса (кухня) позволяет мгновенно передавать заказы на кухню, исключая ошибки и задержки при обработке. Когда все системы работают слаженно, каждое действие происходит автоматически и без лишнего вмешательства персонала. Вот как это происходит на практике:
- Сокращение времени обработки заказов. Когда официант вводит заказ в кассу, он мгновенно передаётся на кухню в виде чёткого задания для поваров, без необходимости в ручной передаче чеков. Это устраняет задержки и ошибки, которые могут возникнуть при устной передаче или записи заказов вручную.
- Контроль остатков и продуктов. Каждое блюдо автоматически списывает продукты со склада на основе техкарты, что снижает вероятность недоучёта или перепроизводства. Это упрощает инвентаризацию и позволяет точно знать, что нужно заказать, когда запасы заканчиваются.
- Уменьшение ошибок персонала. Интеграция системы снижает риски человеческого фактора — например, забытых или неправильно записанных заказов. Когда всё происходит автоматически, каждый заказ регистрируется в системе, и повара видят точную информацию, исключая неправильные блюда.
- Ускорение расчётов и обслуживания. Эквайринг и кассовые операции происходят быстрее благодаря автоматизации расчётов. Система интегрирована с платёжными сервисами, что позволяет быстрее обрабатывать безналичные и наличные платежи.
- Обратная связь в реальном времени. Администраторы могут в любой момент видеть загруженность кухни и зала, что позволяет быстрее принимать решения по распределению ресурсов, корректировать работу сотрудников и управлять очередями.
«Автоматизация помогает заведению привести в порядок бумаги, поставить на поток работу с поставщиками, делать точные прогнозы по расходу продуктов и закупкам, ускорить работу с посетителями, соблюдать все требования законодательства. А если учетная программа интегрируется с системой бухучета, кассовой программой, госсистемами, CRM или программой лояльности, то вы получаете единую инфраструктуру для управления бизнесом».
Лейля Хасаншина налоговый эксперт, владелица бухгалтерской компании «ХЕЛП»
Плюсы автоматизации с Quick Resto
Quick Resto предлагает комплексное решение «под ключ», которое включает в себя все необходимые инструменты для успешного ведения ресторанного бизнеса:
- Бэк- и фронт-офис, управление кухней: система помогает управлять складскими запасами, списанием продуктов и техкартами. После того, как официант забил заказ на терминале, он сразу же отображается на экране повара на кухне. Это упрощает как учёт продуктов, так и взаимодействие кухни и зала.
- Терминал и фискальный регистратор: интеграция кассового оборудования с фискальными регистраторами и налоговой через ОФД снижает риск ошибок и штрафов.
- Лояльность.360: в систему встроены инструменты для работы с гостями — сайт, мобильное приложение и Telegram-бот для заведения. Эти решения помогают оцифровать аудиторию, работать с программами лояльности и повышать возвратность гостей за счет персонализированных предложений.
Читай письма
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!