Как организовать учёт продуктов в кафе, чтобы избежать убытков и хищений

В общепите есть проблема — персонал случайно или намеренно заносит в систему неправильную информацию. Это приводит к искажениям в расчётах и убыткам. Из-за этого для многих владельцев кафе учет продуктов становится больной темой.

Чтобы такого не было, нужно знать, как вести учёт продуктов в кафе: сколько продуктов ушло на приготовление и следить за складскими остатками в автоматическом режиме. Кроме того, ошибки сотрудников можно обнаружить, если обращать внимание на контрольные точки. Что это за точки и как учитывать блюда, ингредиенты и расходники в общепите, чтобы учёт товаров в кафе был максимально точным, рассказывает наш эксперт.

Первая проблема в том, как вести учёт продукции в кафе, может возникнуть при ручном переносе бумажной накладной в систему. Часто сотрудники смотрят только на цифру, а на соседнюю колонку с единицами измерения не обращают внимания. И тогда по документам на складе вместо 10 кг картошки может оказаться 10 грамм.

В Quick Resto предусмотрено несколько единиц измерения — каждый ресторатор может выбрать удобную для себя. Но некоторые смешивают их внутри одной системы учёта: овощи считают в граммах, мясо в килограммах, бутылки воды в штуках. Запутаться в таком учёте очень легко, поэтому я рекомендую выбрать одну единицу измерения и пользоваться только ею для схожих по типу товаров.

Установить единицу измерения ингредиентов можно в разделе «Настройки»:

Бывает, что сотрудник по невнимательности или специально приходует вместо 5 кг кофейных зёрен 4 кг. Один сэкономленный килограмм он унесёт домой или продаст мимо кассы. В Quick Resto складские документы можно «закрыть» только в бэк-офисе, поэтому собственник или бухгалтер заметят расхождения при проверке.

Иногда накладную просто забывают «закрыть»: она «висит» в системе, но не влияет на остатки — мы не видим точное количество продуктов на складе. Следить за статусом накладных можно в разделе «Склад» → «Приходные накладные». Сделайте фильтрацию по накладным и посмотрите, не остались ли непроведённых документов.

Пересчёт склада и постановка товара на остаток происходит только после того, как в системе нажали «Провести»:

Если цена на товар постоянно и понемногу увеличивается или резко стала гораздо выше, это должно насторожить. Часто это может быть связано с откатами: ответственный за закупку сотрудник начинает дружить с поставщиком, покупать у него товары за более высокую цену и получать кешбэк. Чтобы это заметить, достаточно регулярно просматривать приходные накладные на предмет повышения цен.

Quick Resto каждую цену выделяет цветом, поэтому проверка займёт буквально одну минуту. Зелёным цветом выделены товары, купленные дешевле, чем в прошлый раз, красным — купленные значительно дороже, чёрным — дороже, но в пределах допустимой нормы:

В системе можно установить предел по отклонению стоимости поставок, например, не больше 5% от предыдущей цены:

Есть ошибки, которые не связаны с системой учёта, но за ними тоже можно следить с помощью Quick Resto. Сотрудник, который принимает товар, может безответственно выполнять свою работу: не проверять срок годности, условия транспортировки, ставить тяжёлые коробки на яйца, на старые фрукты высыпать свежие. Из-за этого начнутся частые списания. Их легко отследить в отчёте о движении продуктов. Выберите тип документа «Акт списания» и система покажет все списанные товары за выбранный период:

Учёт ингредиентов при приготовлении блюд

В технологической карте может быть завышено количество ингредиентов. Иногда технолог или шеф-повар специально увеличивают цифры, чтобы оставался излишек и можно было продавать блюда мимо кассы. Бывает, что количество завышают по невнимательности: человек торопится, забывает про запятые, и тогда вместо 0,25 кг мяса на одну котлету списывается аж 25 кг. На складе мясо останется, но в системе видно не будет. Оно либо испортится, и его придётся выбросить, либо его «присвоит» кто-то из сотрудников.

Количество ингредиентов может быть по ошибке занижено. В таком случае реально расходоваться будет 300 грамм картофеля, а списываться со склада, например, 30 грамм. В документах появится недостача, но вины персонала в этом не будет. Если не выяснить причину и удерживать «убытки» с сотрудников, они начнут злиться и увольняться.

В технологической карте можно забыть учесть потери продуктов при готовке. Например, грибы при жарке теряют до половины веса. Если это не указать в технологической карте, то получим неправильный вес готового продукта.

Даже если в технологической карте всё верно, при приготовлении блюд повар может неточно соблюдать рецепт. Например, класть сыр на глаз в салат «Цезарь». 20 салатов с лишними десятью граммами сыра — и образуется значительная недостача продукта. Приготовление каждого блюда должно быть в точном соответствии с технологической картой. Найти проблему можно, если взвешивать продукт на выходе. Но если с изменениями повара получается вкуснее, то добавьте ингредиенты в техкарту блюда — тогда расчёт себестоимости будет верный и на складе не будет недостач.

Можно допустить ошибку в методе списания ингредиентов. В Quick Resto есть два метода списания: по продукту и по техкарте. По продукту списывают те товары, которые продаются гостям в том же виде, в котором пришли от поставщика, например, воду в бутылке.

А для блюд, которые готовятся в кафе, нужно ставить метод списания по техкарте. Для позиций меню, которые готовятся на собственной кухне, списание ингредиентов должно быть по факту приготовления блюда.

После приготовления блюда его нужно актом приготовления превратить из отдельных ингредиентов в готовый продукт. Система вычтет со склада ингредиенты и прибавит приготовленное блюдо. Если не составлять акт приготовления и списывать блюдо по продукту, то при продаже система будет списывать готовое блюдо в отрицательный остаток, а его ингредиенты не трогать совсем. В итоге получим неактуальные цифры по складу и нерациональные закупки.

Неправильный подсчёт КБЖУ может привести к конфликту с гостями. Например, такое может случиться в заведении, которое продаёт ПП-десерты — его гостям действительно важны калорийность и количество белков, жиров и углеводов. Если КБЖУ окажется неверным и покупатель пожалуется в Роспотребнадзор, можно получить штраф до 10 000 рублей.

Учёт готовых блюд

Самая частая причина маленькой прибыли или убытков — это неправильное ценообразование готовых блюд, например, слишком высокая себестоимость или низкая наценка. Проблему с ценообразованием можно заподозрить по отчёту о фудкосте.

Отчёт о фудкосте можно собрать самостоятельно в «Генераторе отчётов»: источником данных выберите продажи и добавьте колонки «Средний чек», «Продукт» и «Фудкост»:

Если значение фудкоста ниже установленной вами нормы, в первую очередь проверьте, как у вас рассчитывается себестоимость ингредиентов. Это можно сделать в разделе «Предприятие» → «Настройки» → «Склад». И только после этого думайте о повышении наценки.

Самый оптимальный способ расчёта себестоимости — по техкарте нерекурсивно. Это значит, что она будет определяться по ценам последней закупки:

Сотрудники могут «списывать» товар раньше времени. Например, срок годности десерта закончится через три дня, а бариста уже сегодня забирает его себе. Гостям он говорит, что десерта нет, а спустя три дня официально его списывает. Такие махинации можно заметить только с помощью выборочных инвентаризаций. Лучше проводить их вместе с сотрудником, чтобы он не мог прибавить этот десерт в уме и написать в акт инвентаризации завышенную цифру.

Иногда сотрудники продают блюда мимо кассы без выдачи чека. Гость заказал яичницу, её приготовили, отдали и спрашивают, нужен ли чек. Многие гости отказываются, и тогда сотрудник не заносит продажу в систему и забирает наличку себе. Обнаружить такое можно только просматривая записи с камер видеонаблюдения. А предотвратить возможно двумя способами:

Персонал может проворачивать махинации со своим питанием или заказами директоров. Организовать питание сотрудников можно четырьмя способами:

В первых двух способах ничего хитрого сотрудникам не придумать, а в двух других — можно.

Если сделать всем сотрудникам скидку и не установить ограничение по количеству использования, они смогут проводить её в гостевых заказах, которые оплачивают наличными, и разницу забирать себе. По умолчанию в системе стоит лимит операций в день 9 999 раз:

Учёт заготовок, полуфабрикатов и модификаторов

В техкартах полуфабрикатов часто допускают ошибку в норме закладки. В Quick Resto она по умолчанию одна штука, и некоторые рестораторы по невнимательности или по незнанию не меняют это значение. На входе у них 20 кг ингредиентов на 40 блюд, а на выходе получается полуфабрикат для одного блюда. Из-за этого начинаются искажаться расчёты и становится тяжело следить за остатками.

Когда делаете для полуфабриката расчёт по техкарте, не забывайте менять значение нормы закладки. В этой строчке нужно написать, сколько единиц полуфабриката можно приготовить из указанного количества ингредиентов:

Хитрые сотрудники могут специально занизить норму закладки, чтобы с каждого замеса теста получать несколько лишних неучтённых порций для продажи мимо кассы. Проверить это можно, только внимательно пересмотрев все технологические карты полуфабрикатов и сравнив, насколько вес ингредиентов совпадает с количеством получаемых порций.

В учёте модификаторов можно совершить ошибку, если перепутать их между собой. Например, есть модификаторы для вариативности техкарты: при продаже капучино бариста может выбрать коровье, соевое или кокосовое молоко. Если сотрудник по невнимательности выбирает коровье, а наливает кокосовое — появится пересортица и убытки, так как кокосовое молоко стоит дороже.

Самый главный отчёт для собственника — фудкост. Он показывает общее состояние бизнеса: работает ли заведение в плюс или нет. Если значение фудкоста меньше установленной нормы, то нужно смотреть на себестоимость (правильно ли она подсчитана и не слишком ли высокая) и процент наценки (возможно, он слишком маленький).

После фудкоста стоит проверять движение продуктов: сколько товаров уходит на списание. Если много, то разбираться, в чём причина. Возможно, на складе плохие условия для хранения продуктов, в меню куча непопулярных блюд или сотрудники намеренно списывают товары.

Очень важна статистика по продажам. Она позволяет осуществлять контроль выручки: должно соблюдаться правило «выручка равна объёму продаж». То есть надо постоянно следить за тем, что продали блюд столько, сколько приготовили. Если есть расхождения, то нужно проверить камеры наблюдения — есть вероятность, что сотрудники торгуют мимо кассы.

В убыток может вводить работа с агрегаторами доставки,поэтому важно регулярно просматривать отчёты по работе с ними.

Помимо этих отчётов собственнику важно знать актуальные показатели по остаткам ингредиентов. Для этого желательно проводить ежедневную инвентаризацию.

С помощью промежуточных инвентаризаций можно увидеть отклонения в конкретный день. Если кто-то ворует, это станет заметно. Ежедневная инвентаризация отнимает время, ведь нужно не только вносить данные в акт, но и анализировать их и выбирать, на какие контрольные точки смотреть.

Рекомендуется проводить промежуточные инвентаризации, а для ежедневных (если в них есть необходимость) сделать отдельный шаблон акта инвентаризации в системе, чтобы каждый день сотрудники пересчитывали «проблемные» позиции, которые чаще всего продаются или используются в блюдах.

Итак, в этой статье мы разобрали, как правильно вести учет продуктов в кафе. Тщательный контроль за приходом продуктов от поставщиков позволяет избежать недостач и несоответствий. Учет расхода ингредиентов помогает оптимизировать использование ресурсов и снизить издержки. Регулярные отчеты по продажам и остаткам дают полную картину по состоянию запасов, что позволяет оперативно принимать решения и предотвращать дефицит или излишки товаров. Ежедневная инвентаризация закрепляет эти процессы, выявляя возможные ошибки и нарушения в работе персонала.  

Подробно про инвентаризацию мы рассказали в статье «Инвентаризация в общепите — как навести порядок в заведении».