По работе я постоянно сталкиваюсь с тем, что предприниматели слишком часто снимают деньги со счёта или карты. В статье я расскажу, как это может навредить бизнесу, какие лимиты учитывать при наличных расчётах и какие документы оформлять, чтобы подтвердить банку законность операций. А также как лучше заменить наличные расчёты в бизнесе и снимать крупные суммы на личные расходы, если вы ИП.
Что привлечёт внимание банка при снятии наличных
Банки обязаны контролировать операции по снятию наличных с расчётных счетов и банковских карт ИП и ООО. Это предусмотрено законом № 115-ФЗ от 07.08.2001 г.
- если со счёта постоянно снимают крупные суммы
- и объём снятия наличных — более 80% от оборота по счёту.
Какие последствия, если банк посчитал снятие наличных подозрительным
Если сотрудники банка расценят операции по снятию наличных как сомнительные, они могут:
- Приостановить эту операцию. Т.е. вы не сможете снять деньги, пока не подтвердите цель обналичивания средств со счёта.
- Попросить вас предоставить документы, которые подтвердят, что вы сняли или хотите снять наличные на бизнес-расходы (это касается ИП и ООО) или для личных целей (если вы ИП).
- Заблокировать интернет-банк и карты, если вы не сможете доказать свои траты.
ИП могут снимать деньги на личные расходы. Но внимание сотрудников банка могут привлечь операции по крупным суммам. И тогда они могут попросить вас подтвердить эти расходы. Если вы ИП и вам нужно снять деньги со счёта на крупную покупку Лучше переведите деньги со счёта на личную карту. И снимайте наличные с этой карты. Так безопаснее и выгоднее (нет комиссии за снятие наличных). Такие переводы мне рекомендовали делать в службе безопасности моего банка.
Если два раза в течение года банк заподозрил сомнительные операции по снятию наличных, он может закрыть счёт в одностороннем порядке, а другие банки могут отказать в открытии счёта.
Как избежать рисков, связанных со снятием наличных
Учитывайте при наличных расчётах с поставщиком два важных момента:
- Сумма наличных расчётов по одному договору — не больше 100 тысяч рублей (пункт 4 Указания Банка России № 5348-У от 09.12.2019 г.).
- Расчёты должны быть подтверждены документами.
В договоре с поставщиком должно быть условие об оплате наличными. И поставщик должен дать вам «закрывающие» документы — товарную и товарно-транспортную накладную, акт об оказании услуг, счёт-фактуру (если он работает с НДС) или универсальный передаточный документ. Кроме этого, на пищевые продукты — документы по пищевой безопасности: ветеринарные свидетельства, этикетки, сертификаты качества и т.д.
2. Выплачивайте зарплату сотрудникам на карты, для этого есть зарплатные проекты в банках. Если у вас небольшое число сотрудников, посчитайте, что вам будет выгоднее по комиссии банка — открывать зарплатный проект или самостоятельно переводить зарплату на карты персонала. Если выплачиваете зарплату наличными из выручки или снимаете деньги со счёта, то это должно подтверждаться документами:
- Условие о выплате зарплаты наличными можно прописать в трудовом договоре с сотрудником.
- При получении зарплаты сотрудник должен расписаться в её получении. Для этого можно использовать общую для всех сотрудников ведомость на выплату зарплаты или отдельные расходные кассовые ордера на каждого сотрудника (ссылки на формы этих документов я приведу дальше).
Вы можете установить лимиты по корпоративным картам для сотрудников — больше какой суммы они не могут потратить, например, за неделю, месяц или другой период.
Использование корпоративных карт — частая практика, поскольку это законно, проще учитывать эти расходы и по таким операциям нет банковских комиссий, как при снятии наличных. Важно! Не используйте корпоративные карты только для снятия наличных, совершайте с них покупки.
5. Снимайте до 600 тысяч рублей, так как операции на эту или большую сумму подлежат обязательному контролю по статье 6 закона 115-ФЗ. Также учитывайте, что банк могут заинтересовать и суммы меньше 600 тысяч рублей, если они являются крупными для оборотов по вашим счетам и картам.
Обязательно храните документы, которые подтвердят, на что потрачены наличные деньги. Особенно это важно по крупным расходам.
Какие документы надо оформить при снятии наличных и оплате наличными
1. Вам надо установить лимит наличных денег, которые могут находиться у вас в кассе. Суммы выше этого лимита надо сдавать в банк. Лимит можно не устанавливать, если:
- Вы являетесь ИП.
- У вас ООО, которое относится к субъектам малого предпринимательства. Проверить, входите ли вы в реестр малого бизнеса, можно через сервис на сайте налоговой службы.
| Операция с наличными | Как оформить |
| Снимаете деньги со счёта или карты | Сделать на поступление наличных со счёта в заведение приходный кассовый ордер |
| Оплачиваете поставщику | Сделать при оплате расходный кассовый ордер |
| Выдаёте зарплату сотрудникам | Сделать один из документов, чтобы сотрудники расписались в получении зарплаты: расходный кассовый ордер, расчётно-платежную ведомость платёжную ведомость. |
| Выдаёте сотруднику деньги под отчёт на покупку продуктов, бытовой химии и т.п. или на командировку | Сделать при выдаче денег расходный кассовый ордер |
| Сотрудник возвращает остаток выданных подотчётных денег | Сделать при получении денег от сотрудника приходный кассовый ордер |
Ещё раз кратко, что важно знать про наличные расчёты
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!