Федеральный закон 54-ФЗ обязывает почти всех предпринимателей, которые получают оплату от людей, устанавливать онлайн-кассы. Разбираемся в правовых и технических нюансах: как выдать чек, чтобы не нарушить требования законодательства, и выбрать кассу именно под формат заведения, учитывая количество гостей и размеры кассовой зоны.
Содержание
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: обсуждаем открытие и развитие бизнеса в ресторанной индустрии.
Что такое онлайн-касса в общепите и зачем она нужна в кафе и ресторанах
Онлайн-касса — это касса, которая имеет доступ к интернету. Она передаёт данные о пробитых чеках оператору фискальных данных (ОФД), а оттуда они попадают в налоговую.
Обязанность по применению онлайн-кассы для общепита установлена для любых форматов заведений: тележка в парке, киоск с шаурмой, мобильная точка с кофе, мини-бар, инклюзивное кафе. Все должны иметь такую кассу, чтобы отражать выручку от продажи еды, напитков и алкоголя.
Зачем нужен фискальный накопитель
У каждой онлайн-кассы должен быть фискальный накопитель (ФН). Это устройство, которое ставят в кассу. Его задача — проверять, хранить, защищать от изменений, шифровать и расшифровывать все данные о расчётах по кассе. Кроме того, в случае отключения интернета, онлайн-касса с ФН будет хранить информацию о всех транзакциях на протяжении 30 дней.
Нельзя пользоваться онлайн-кассой без фискального накопителя.
Как устроена работы онлайн-кассы:
1. Покупатель оплачивает заказ.
2. Сотрудник заведения вносит данные в кассовый аппарат.
3. Касса формирует фискальный чек.
4. Данные о покупке передаются на фискальный накопитель.
5. Заверенный на фискальном накопителе чек печатается на кассовой ленте.
6. Касса передаёт информацию ОФД.
7. ОФД направляет данные в налоговую.
8. Электронная версия чека отправляется покупателю на email или в смс. Она не обязательна, если выдан бумажный чек и гость до момента расчёта не попросил электронный вариант, сказав свою почту или телефон. Если бумажный чек передать гостю невозможно, нужно отправить ему электронный чек.
Кто может работать без кассы?
Закон разрешает некоторым предпринимателям работать без кассы с учётом специфики их деятельности и местонахождения. Для общепита это разрешено при торговле мороженым в киосках, а также безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой в розлив п. 2 ст. 2 закона 54-ФЗ «О применении ККТ».
Работа без кассы и с нарушением 54-ФЗ: какие штрафы за это предусмотрены
Прежде чем открыть заведение, нужно купить онлайн-кассу и зарегистрировать её в налоговой. Иначе ты не сможешь принимать оплату от гостей.
Лейля Хасаншина, руководитель и основатель бухгалтерской компании ООО «Хелп»
У вас как у продавца есть обязанность — передать клиенту чек. Если заказ пробит через кассу, но не выдан кассовый чек, грозят финансовые санкции. Для должностных лиц штраф — 2 000 рублей. Для ИП и организаций — 10 000 рублей. Для электронных чеков штрафы такие же. Например, если покупатель попросил выслать электронный чек, а сотрудник заведения этого не сделал.
Актуальные на текущий момент санкции предусмотрены в ст. 14.5 КоАП РФ. Вот к каким штрафам привлекают за неиспользование ККТ и другие нарушения требований 54-ФЗ:
| Ситуация | Размер штрафа на компанию: ИП, ООО | Размер штрафа на должностное лицо: кассира, директора |
| Компания не пробила чек (расчёт без кассы) | от 75 до 100% от суммы непробитых чеков, минимум — 30 000 рублей | от 25 до 50% от суммы непробитых чеков, минимум 10 000 рублей |
| Повторное нарушение, если сумма расчётов без онлайн-кассы превысила 1 млн рублей | Приостановление деятельности на срок до 90 суток | Дисквалификация на один-два года. Это значит, что директор не сможет в течение этого срока работать на своей должности |
| Формат кассы не соответствует 54–ФЗ: нет фискального накопителя, он не передаёт информацию в ФНС или информация на чеке не соответствует утверждённому формату | от 5 000 до 10 000 рублей | от 1 500 до 3 000 рублей |
Как выдавать чеки, чтобы не получить штраф
Лейля Хасаншина, руководитель и основатель бухгалтерской компании ООО «Хелп»
Согласно требованиям 54-ФЗ, покупатель должен получить фискальный документ не позднее 5 минут после того, как оплатил покупку.
Налоговая следит за выдачей чеков: может приехать с проверкой или отправить инспектора с контрольной закупкой, а потом выписать штраф. Если будут жалобы от покупателей, проверить заведение может и Роспотребнадзор.
Электронный чек — альтернатива бумажному. В случае отправки чека в электронной форме у пользователя ККТ отсутствует обязанность по выдаче кассового чека на бумажном носителе (такое разъяснение дал Минфин в письме от 03.09.19 № 03-01-15/67705). Поэтому варианты выдачи чека могут быть разные.
Рассмотрим, как работать с кассой в общепите, чтобы соблюдать требования 54-ФЗ.
Гость сделал заказ на территории кафе. Обычно выбивают и отдают бумажный чек.
Заказ доставки еды и оплата через ваш сайт. Передавать покупателю бумажный чек необязательно. Можно отправить электронный чек. Если же покупатель не указал номер телефона и email, передать бумажный чек с курьером нужно обязательно.
Заказ оформлен и оплачен через агрегаторы. Delivery Club, Яндекс.Еда и другие сервисы должны выбивать чеки сами на такие заказы. Это правило: пробивает и выдаёт чек тот, кто принимает платёж.
Заказ оформлен через агрегатор, но оплату наличными или картой принимает ваш курьер. В этом случае выбивать чек должны вы. Можно выдать бумажный, а можно обойтись электронным.
Обязательные реквизиты, которые должен содержать кассовый чек, приведены в ст. 4.7 закона 54-ФЗ.
Таким образом, по закону необходимо выдать чек гостю в бумажном или электронном виде (а можно выдавать и два таких чека, если гость до момента расчёта попросит об этом и укажет номер телефона или адрес почты).
Онлайн-касса и ОФД. Порядок подключения
Недостаточно только купить онлайн-кассу и фискальный накопитель (ФН), ещё нужно:
Шаг 1. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Без этого договора не получится зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.
Шаг 2. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС.
Шаг 3. В личном кабинете на сайте ОФД внести регистрационный номер, который получишь в налоговой.
Лейля Хасаншина, руководитель и основатель бухгалтерской компании ООО «Хелп»
Я не рекомендую регистрировать кассу самостоятельно. Лучше обращайся за помощью в компанию, где ты её покупал.
Как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно
Для тех, кто по какой-то причине хочет самостоятельно зарегистрировать кассу, разберём подробнее порядок подключения.
Чтобы заключить договор с ОФД нужно:
- Оформить квалифицированную электронную подпись. ИП и руководители компаний могут бесплатно получить ЭП в налоговой или у ее доверенных лиц.
- Выбрать ОФД из реестра аккредитованных налоговой.
- Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте ОФД.
- Выбрать тариф и оплатить услуги ОФД. Средняя стоимость — 1 500 рублей в месяц.
Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС можно:
- На сайте налоговой — в личном кабинете для юрлиц или ИП (раздел «Учёт ККТ»).
- В отделении налоговой. Заранее запишитесь на приём на сайте ФНС, а также распечатай и заполни заявление о регистрации контрольно-кассовой техники (форма КНД 1110061).
В заявлении на регистрацию понадобится указать:
- Модели и заводской номер экземпляра кассы и фискального накопителя. Ищи в паспорте устройства.
- Информацию об операторе фискальных данных, с которым ты заключил договор.
- Адрес, где будет использоваться онлайн-касса.
- Назначение кассы.
Если кассой будет пользоваться курьер на доставке, пиши об этом в назначении, а в качестве адреса — место регистрации юрлица или ИП.
Когда онлайн-касса зарегистрирована в ФНС, подключи её в личном кабинете на сайте ОФД. Там должна быть кнопка «Подключить ККТ». После заполнения всех полей, кликни на «Сохранить». Если никаких ошибок нет, появится сообщение об успешном завершении регистрации кассы.
Как выбрать кассу для кафе и доставки
Алексей Гаврилов, аналитик бизнес-процессов и эксперт по автоматизации в заведениях общественного питания
Онлайн-касса для общепита — это не только устройство для формирования и отправки чеков. Это суперинструмент, который должен быть частью системы автоматизации. Тогда можно вести полную аналитику, видеть остатки, изменение цены и много чего ещё.
Я бы рекомендовал в первую очередь выбирать именно систему автоматизации, а не кассу. И уже вместе с сотрудниками сервиса автоматизации подбирать оборудование, с которым «подружится» система автоматизации и будет удобно работать.
У нас в Quick Resto можно купить всё необходимое оборудование, в том числе онлайн-кассы. Мы никогда не настаиваем на покупке техники именно у нас, но это удобно. Если человек покупает весь комплект в одном месте, мы всё настраиваем, можем зарегистрировать кассу в налоговой по требованиям 54-ФЗ, поставить приложение на айпад и т. д. Надо будет просто всё включить и начать работать.
Quick Resto — единая система для обслуживания гостей: в зале, по предзаказу или с доставкой блюд. Автоматизация учёта выручки, меню и маркетинга.
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Если всё-таки хочешь самостоятельно выбрать кассу для общепита, нужно учитывать много нюансов. Глобально можно выделить два вида кассовых систем: облачные и стационарные. Разбираемся дальше.
Облачные кассы
Кассы, которые не хранишь у себя физически. Они обслуживают сразу несколько компаний и хранятся в центрах обработки данных. Ты арендуешь кассу и используешь её как онлайн-сервис через компьютер или телефон. Регистрация онлайн-кассы на сайте ФНС проводится на тебя как на арендатора.
Чек облачная касса не печатает, а отправляет клиенту на электронную почту или телефон.
Такие кассы подходят не для всех. В общепите могут использоваться, если ты принимаешь оплату на сайте или в приложении. Или если курьеры принимают оплату по месту доставки — подключаются к облачной кассе через приложение в телефоне.
Стационарные кассы
Владислав Паксяйкин, технический специалист Quick Resto
Это обычные физические кассы, и они тоже бывают разные. Расскажу про их разновидности, плюсы и минусы.
1. Автономные — кнопочные модели, похожие на калькулятор, в которые встраивается фискальный накопитель и модуль для передачи данных по интернету.
➕ Бюджетный вариант (от 5 000 рублей).
➖ Не подходят для большого ассортимента товаров — чтобы пробить товар, надо знать его номер в базе, а это значит, иметь под рукой список и постоянно искать.
➖ Стоимость нужно вводить вручную.
➖ Нельзя вести товароучёт.
➖ Нет возможности связать с системой автоматизации.
2. Модульные — это касса на планшете или смартфоне с кассовым ПО, объединённая в одном корпусе с фискальным накопителем и принтером чеков.
➕ Могут работать через проводной интернет, Wi-Fi или сим-карту.
➕ К ним легко подключить дополнительные устройства, например, денежный ящик.
➕ Есть возможность автоматизации — кроме кассы это полноценная система, которая позволяет вести аналитику по продажам, контролировать эффективность работы команды, вести товароучёт и т. д.
➖ Медленно печатают — подходят для точек, где очень низкая проходимость.
➖ Нестабильное ПО.
3. Фискальные регистраторы — по сути это принтер чеков с фискальным накопителем, который подключается к компьютеру, планшету или другому управляющему устройству, где установлено кассовое ПО.
➕ Функционал фискального регистратора подходит для точек с большой проходимостью, так как у них высокая скорость печати.
➕ При использовании фискального регистратора можно не волноваться о том, что «человеческий фактор» может сыграть с сотрудником злую шутку. Кассир не записывает цены, не вносит никаких данных самостоятельно. В его задачу входить только отсканировать штрих-код, чтобы компьютер сам распознал товар. Благодаря этому ошибки во время печати чека исключены.
➕ Есть автоматический учёт продукции. Можно контролировать товарооборот на расстоянии.
➕ Оформление дополнительных документов. Помимо чеков фискальные регистраторы способны выдавать товарно-транспортные накладные, а также другие документы.
➕ Визуализация данных. Перед тем, как выдать клиенту чек, на экране перед кассиром появится вся актуальная информация о покупаемом товаре. Там же будут цены, которые можно проверить, другие данные, которые далее будут фиксироваться в чеке.
➖ Дорогие расходные материалы.
Модели онлайн-касс, которые разрешены для применения, вы можете посмотреть в реестре на сайте налоговой службы.
Посмотреть разрешённые модели онлайн-касс
Ниже на фото — как выглядит один из вариантов кассы для общепита:
- терминал на планшете, где отображается всё меню и акции, можно внести данные гостя или приходные накладные на поступившие товары,
- считыватель банковских карт и тикет-принтер для печати чеков.
Касса для общепита — какую выбрать
Габариты. Выбирай, ориентируясь на размеры кассовой зоны, проходимость точки, оборудование рабочего места кассира (какие приборы, посуда, принадлежности ещё будет помещаться рядом с кассовым аппаратом):
- Если кассовая зона маленькая и проходимость большая, обрати внимание на фискальные регистраторы АТОЛ 27Ф, 25Ф, 22 ПТК, 77Ф.
- Если кассовая зона маленькая и проходимость не совсем большая, то можно поставить модульные кассы — такие как «Эвотор», «Меркурий», MS pos k или фискальные регистраторы такие как АТОЛ 30Ф, 11Ф, 1Ф.
- Если кассовая зона большая, ты не ограничен в выборе.
Подключение к интернету. Обрати внимание на то, как касса подключается к интернету. Если она будет работать в одном месте, подойдёт кабель или Wi-Fi. Если у тебя в заведении плохой Wi-Fi или его нет, выбирай модель с модемом или сим-картой.
«Отзывчивость» экрана. Чем выше отклик у оборудования, тем быстрее кассир сможет провести операцию.
Диагональ экрана. Физически удобнее работать с большим экраном. Также как с телефоном — с ним менее удобно, чем с ноутбуком.
Скорость печати. Важно, как быстро касса печатает чеки. Если у тебя большой поток покупателей — например, ты продаёшь кофе навынос и у тебя всегда очереди, выбирай скоростной аппарат. Хорошей скоростью печати считается показатель до 200 мм/с.
Автоматический отрез чека. Ускоряет работу кассира, так как чеки не нужно отрывать вручную. В большинстве моделей, которые предназначены для большого потока клиентов, автоматический отрез есть.
Ширина чековой ленты. Чем меньше лента, тем дешевле она обходится.
Влагозащитный экран. Важно при размещении на баре.
Критерии выбора онлайн-кассы для доставки
В работе с курьерами может быть два варианта:
Вариант 1. Покупается мобильная онлайн-касса.
Вариант 2. Курьер использует смартфон с кассовым приложением и интернет-подключением к одной основной онлайн-кассе. Правда, в этом случае покупатель получит электронную версию чека, но по закону так можно.
Если ты выбираешь физическую кассу, а не приложение, обращай внимание на:
Вес и габариты. Кассовая техника, которую курьер обязан при себе иметь, должна быть лёгкой и компактной.
Время работы без электропитания. Чем больше срок работы от аккумулятора — тем лучше. Сейчас на рынке есть онлайн-кассы, которые держат заряд до 24 часов.
Способ зарядки. Важно, чтобы касса могла заряжаться удобным способом. Отлично, если к ней подходит кабель от телефона. Тогда при необходимости курьер сможет заряжать ее от пауэрбанка или в автомобиле.
Подключение к интернету. Касса должна быть с модемом или с сим-картой.
Возможность принимать банковские карты. Самые удобные — модели касс со встроенным эквайрингом. Другой вариант — приобрести дополнительно к кассе мобильный терминал для приёма банковских карт.
Программное обеспечение для кассы
Онлайн-касса не может работать без программного обеспечения (ПО). У неё в любом случае есть либо встроенная базовая кассовая программа, либо она подключается к компьютеру, планшету с дополнительным ПО с расширенным функционалом.
В зависимости от конкретной выбранной системы автоматизации получаешь разные функции, например:
- Программа учёта продаж и товароучёт.
- Маркетинг и работа с базой гостей посредством встроенной CRM и мобильного приложения.
- Управление системой скидок.
- Аналитика продаж.
Читай письма
Как сэкономить на системе автоматизации
Алексей Гаврилов, аналитик бизнес-процессов и эксперт по автоматизации в заведениях общественного питания
Все системы автоматизации кафе делятся на серверные и облачные. Я рекомендую выбирать облачные. Для серверной системы надо покупать мощный компьютер с большим жёстким диском, где будет храниться вся информация, и докупать рабочие места кассиров — моноблоки и другую технику. Это очень дорого. Облачные системы автоматизации, такие как Quick Resto, не требуют покупки дополнительного оборудования. Мы храним всю информацию на своих серверах.
У серверных систем интерфейс программ очень сложный. Часто там используются профессиональные термины, аббревиатуры и человеку, который только пришёл в ресторанное дело, с этим сложно разобраться. В итоге ты заплатил за сервер, за «железо», а потом ещё надо нанимать бухгалтера, который сможет в системе разобраться.
У облачных систем интерфейс обычно простой. В Quick Resto кассиры работают в приложении, установленном на планшет. Всё также просто и интуитивно понятно как с большинством приложений на наших телефонах — не нужны специальные навыки, чтобы с ними разобраться. Работа с бэк-офисом (добавление блюд, создание акций, анализ продаж) происходит через браузер любого компьютера. Никаких дополнительных устройств не нужно.
Важно: почему могут расходиться данные по кассе и в налоговой
Некоторые облачные системы считают цифры в своей системе, а фискальный регистратор — в своей. В итоге они могут расходиться и подача данных в ФНС может быть некорректная. Бывает, что возникают ошибки, а это — лишние проблемы с налоговой. В Quick Resto такого не происходит, мы выравниваем счётчики и передача данных всегда корректная.
Подытожим основные моменты. Сейчас касса стала не просто устройством, которое пробивает чеки. Это инструмент, который помогает рестораторам вести бизнес. Так, например, подсказки на экране кассы «приходят на подмогу» сотрудникам: кассиры и официанты не забудут про дополнительные позиции к заказу или актуальны скидки, которые можно предложить гостям. Поэтому сначала лучше выбрать систему автоматизации, а уже под неё — подходящую по параметрам кассу: с учётом проходимости и размеров кассовой зоны.
Внедрим автоматизацию под ключ и освободим ваше время для других задач:
- Получим ЭЦП, зарегистрируем кассу в налоговой
- Заполним справочники, запустим интеграции с другими сервисами
- Настроим персональную аналитику, инструменты для привлечения гостей и многое другое.
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Содержание
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!