Как открыть своё кафе с нуля и что для этого нужно в 2023 году

9 из 10 кафе прекращают работу в течение первого года. Часто причина — у предпринимателя были завышенные ожидания. Общественное питание не та сфера, где можно рассчитывать на быструю прибыль. В большинстве случаев, чтобы окупить вложения потребуется несколько лет. Если ты это понимаешь и ещё хочешь открыть кафе, рассказываем с чего начать. Собрали пошаговую инструкцию с основными этапами, которые нужно пройти, чтобы открыть кафе с нуля. В конце статьи можно скачать пример мастер-листа для заведения на 20 мест.

Вначале нужно решить: открывать заведение с нуля, купить готовое или выбрать франшизу. В каждом из этих вариантов заложены немалые риски.

Рынка готового и успешного бизнеса, на мой взгляд, в России не существует. Продажа бизнеса в нашей стране означает, что у предыдущего владельца что-то пошло не так. Покупая готовый бизнес, столкнешься с теми же проблемами, и вряд ли с ними справишься. Проблемы могут быть разного толка: от разногласий с арендодателем до скорого сноса здания по генплану развития района; от дурной славы заведения у гостей до скрытых технических проблем эксплуатации помещения; от изменения потоков людей до закрытия рядом крупного предприятия.

Готовый бизнес покупают «сочувствующие» этому направлению бизнесмены, желающие малыми усилиями (как они считают в большинстве случаев) приобщиться к искусству быть ресторатором. Обычно это люди, которые не имели своего ресторана или кафе, но очень хочется… И вроде вот он, нравится, и недорого, и можно заплатить и владеть им уже завтра — нужно ждать пол года-год, как при строительстве с нуля.

Франшизу чаще покупают бизнесмены, ничего не понимающие в специфике и в нюансах ремесла. Это чистый бизнес. Они просчитали и решили, что, вложив деньги в проект, очень скоро начнут извлекать прибыль. Не знаю ни одного ресторатора, купившего франшизу или рассматривающего её приобретение. Франшиза — настроенный инструмент, рояль, из которого вы никогда не сможете сделать орган, как бы не дули на клавиши. Франшизу нужно покупать тем, кто хочет инвестировать свои деньги в работающий и приносящий прибыль бизнес, и ни в коем случае при этом не желает участвовать во всех процессах управления.

Чтобы открыть кафе с нуля, понадобится бизнес-план. Он нужен, даже если не планируется привлекать инвесторов. В процессе его создания приходит понимание, сколько стоит реализация идеи, как устроен рынок, можно оценить риски, продумать стратегию развития и лучше понять свой будущий бизнес.

Единой формы, как должен выглядеть бизнес-план, нет. Он может включать следующие разделы:

При открытии кафе с нуля нужно чётко понимать, какая концепция будет у заведения. «Самый вкусный стейк в городе», «Уютное кафе в парке» — это только абстрактная идея. Концепция же — это основа всех дальнейших решений. Удели достаточно времени её проработке. Она должна представлять собой чёткое, хорошо продуманное описание, которое показывает: что именно, кому, где и как будешь продавать.

Пример хорошей концепции. Наше кафе даёт студентам ЧелГУ возможность позавтракать перед парами, перекусить в перерывах и отдохнуть после. Утром мы подаём недорогие завтраки, днём — сытные ланчи и быстрые закуски, обеспечиваем тихую спокойную атмосферу. А после 17:00 устраиваем концерты, стендапы, лекции — чтобы студенты могли интересно провести время после пар. Создавая концепцию, уже понимаешь, кто целевая аудитория, и на основе этого будешь прорабатывать остальные детали бизнеса: название, формат заведения, дизайн кафе, рекламные посылы и т. д. Каждая деталь будет отражать концепцию. К примеру, если ориентируешься на студентов, можно написать на стенде: «До 17:00 у нас царит атмосфера для продуктивной подготовки к парам: бодрящий кофе, удобные столики, хорошее освещение, принцип тишины и много зелени».

Выбор места влияет на успех ресторанного бизнеса. Может быть отличная идея, хорошая реализация, но если локация выбрана неверно, окупаемости и прибыли можно так и не дождаться. Она должна соответствовать концепции.

1. Составление списка важных для вас критериев:

2. Отбор подходящих вариантов. Искать помещение для аренды можно на: avito.ru, cian.ru, beboss.ru, shopandmall.ru, malls.ru, arendator.ru, «Бизнес-навигатор» и других сервисах. Ещё вариант — нанять риэлтора и искать баннеры о сдаче помещений в нужном тебе районе.

3. Просмотр выбранных помещений. Важно на этом этапе проверить состояние коммуникаций, чтобы понимать, сколько денег реально придётся вложить в ремонт. А также убедиться, что помещение соответствует пожарным и санитарным нормам или его можно привести в соответствие с ними.

4. Составление и заключение договора аренды. Мы рекомендуем составлять договор аренды вместе с юристом. Идеально — найти человека, который не только составит юридические документы, но и поможет договориться о выгодных для тебя условиях. То есть тебе нужен юрист, который умеет вести переговоры и аргументировать внесение необходимых пунктов в договор.

Перед тем, как начать работу, придётся собрать много «бумаг» и убедиться, что у есть всё, что нужно, чтобы открыть кафе. Периодически требования закона могут меняться — стоит убедиться, какие разрешительные документы нужны именно сейчас.

Пакет документов для открытия кафе в 2023 году выглядит так:

1. Лист записи в единый госреестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) или юридических лиц (ЕГРЮЛ).

2. Уведомление о начале деятельности (подаётся в Роспотребнадзор).

3. Договор аренды.

4. План эвакуации.

5. Карточка регистрации контрольно-кассовой техники (получаем в ФНС).

6. Договор на вывоз ТБО (твёрдых бытовых отходов), пищевых отходов и использованной воды.

7. Медицинские книжки на всех сотрудников.

8. Лицензия на продажу алкоголя, если будешь его продавать.

9. Уголок потребителя.

Чтобы обустроить кухню заведения, у тебя есть два варианта: покупка оборудования и аренда оборудования. С арендой вариантов не так много, но что-то найти можно. Например, производители напитков предлагают холодильники с логотипом бренда, а поставщики кофе — кофемашины. Внимательно изучай условия, не всегда аренда выгодна. Как правило, при аренде оборудования у брендов и поставщиков есть требования — например, закупка у них некоторого объёма зёрен в месяц.

Купить оборудование можно новое или б/у. Второй вариант экономит деньги, но не забывай, что оно уже имеет определённую степень износа и ему быстрее понадобится обслуживание и ремонт.

1. План БТИ, который можно запросить у арендодателя.

2. Документы по техническим условиям помещения от продавца, управляющей компании или арендодателя.

3. Мастер-лист — предварительный список оборудования и инвентаря, которые вам понадобится.

После того, как собрал эти документы, нужно обратиться в компанию, которая сможет сделать несколько проектов: технологический проект (воплощение вашей кухни в инженерной программе, схемы подключения) и инженерный проект (техническое задание на формирование инженерных коммуникаций). Когда эти документы готовы, можно заказывать оборудование у поставщиков. После этого — ожидание доставки и монтаж оборудования.

Юрий Смирнов, руководитель службы экспертной поддержки компании «КЛЕН»

Тестирование оборудования (пуско-наладка) происходит при его монтаже. Сотрудник, который отвечает за оборудование, совместно с компанией, которая занимается установкой, проверяют работоспособность. После этого подписываешь акты приёма-передачи оборудования.

Чтобы принимать оплату, понадобится кассовое оборудование для кафе. Это обязательное требование 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Евгения Шассаньяр основательница бара «Парник», арт-директор кафе Michel

Поставщиков мы обычно просто ищем через интернет и договариваемся, чтобы они возили небольшие объёмы. Если говорить о рынках, отталкивайся от того, что есть в твоём городе. В Москве самый крупный — «Фуд Сити». Он интересен, если большие объёмы закупок. На Дорогомиловский можно заглянуть и договориться о скидке, если это заказ для ресторана. Коптевский рынок — летом, если нужно купить что-то сезонное, фермерское.

Закупать алкоголь немного сложнее, потому что весь процесс должен происходить через систему ЕГАИС. Там формируются электронные накладные. А каждую принятую бутылку ты должен отсканировать через программу складского учёта — для этого на них есть QR-марки.

С поставщиками нужно определиться за две-три недели до открытия и заключить с ними договоры. По закону на все закупаемые продукты в заведении должны быть документы, подтверждающие их соответствие требованиям установленных стандартов. К каждому продукту требования разные — и документы тоже разные. Не забудь о расходниках: салфетки, полотенца, бытовая химия, дезинфицирующие средства, упаковка, пакеты для продажи навынос.

К открытию кафе должна быть готовая к работе команда. Проводить отбор кандидатов и нанимать персонал нужно заранее — кто-то принимает участие уже в проработке и запуске кафе, а те, кто по сути нужен после старта, всё равно должны пройти обучение заранее.

Денис Кузин, рекрутер в сегменте HoReCa:

Процесс найма у всех разный. Не бойся брать сотрудников без опыта: поваров, официантов, помощников бармена, бариста. Это самая благодарная категория, которая будет стараться, чтобы завоевать строчку в резюме, даже за небольшую оплату. У них будет хорошая мотивация. Самое главное требование — наличие санитарной книжки. Если комиссия обнаружит отсутствие удостоверения, владельцу грозят штрафы, конкуренты могут раздуть скандал, выручка упадёт. Это я не говорю о рисках, связанных со здоровьем посетителей. Подбор людей в команду кафе на самом деле никогда не заканчивается. После запуска появляется очень важная задача — контроль персонала. Нужно следить за работой сотрудников, за тем, насколько хорошо они справляются со своей работой. И если у кого-то это не получается, такого сотрудника нужно менять. От команды зависит прибыль твоего бизнеса.

Подбор людей в команду кафе на самом деле никогда не заканчивается. После запуска появляется очень важная задача — контроль персонала. Вы или их непосредственный руководитель должны следить за работой сотрудников, за тем, насколько хорошо они справляются со своей работой. И если у кого-то это не получается, такого сотрудника нужно менять. От команды зависит прибыль вашего бизнеса.

Понимание, что нужно сделать, чтобы раскрутить кафе, должно появиться ещё задолго до открытия. Маркетинговая кампания должна быть проработана заранее.

День открытия — способ заявить о себе, получить первых посетителей и превратить их в лояльных гостей. Если на открытии будет полная посадка и гости получат удовольствие, они вернутся снова и расскажут о заведении своим знакомым. Чтобы привлечь больше гостей, можно запустить рекламный пост с промокодом на скидку в первый день работы кафе. Скидку можно дать на блюдо, десерт, напиток или в целом на заказ. Если планируешь угощать гостей на открытии, выбирай блюда с наиболее характерными вкусами и ингредиентами, чтобы дать представление, чего ждать от заведения.

Продвижение кафе включает онлайн и офлайн-инструменты.

1. Брендинг и визуальная коммуникация. Работа над продвижением кафе начинается до того, как ты опубликуешь посты в соцсетях или о твоём открытии напишут СМИ. Есть важные элементы, которые влияют на то, как воспринимает аудитория и какие гости к тебе придут. Это, например, и tone of voice вашего проекта, и брендбук. Человек увидел в соцсетях посты и фото о заведении, и он сразу должен понять, тут «строго и изысканно или демократично и расслабленно». Сравни стиль «общения» двух кафе:

2. Локальный маркетинг. Привлечение потока гостей, которые находятся рядом. Это украшение фасада, вывеска, штендеры на входе, пригласительные открытки, которые разносятся по ближайшим офисам, листовки и даже люди, которые сидят на входе и аппетитно едят пиццу. Всё это влияет на привлечение гостей.

3. Digital-маркетинг. Сайт, его оптимизация, контекстная реклама, работа с гео-сервисами, картами и сайтами отзывов, смс-рассылки, чат-боты и мобильное приложение.

4. SMM. Соцсети, таргетированная реклама, публикации у блогеров, лидеров мнений и в сообществах.

5. Программа лояльности, акции и спецпредложения. Инструментов много. Важно понять, какие из них ты можешь использовать — на это влияет целевая аудитория и её особенности. Пробуй разное, со временем сформируется своя база гостей и при правильной работе с ней получишь результат. Успешно то заведение, у которого есть постоянные гости. Чем их больше, тем стабильнее твой бизнес.

У кафе есть три варианта работы на доставку:

Для управляющего система автоматизации — это возможность лёгкого контроля работы заведения и оптимизация процессов. Для официантов и работников кухни — работа с заказами. Для гостей — качественный сервис. При помощи мобильного приложения, которое может разработать Quick Resto, клиент сможет сделать предзаказ или получить пуш-уведомления об акции.

Теперь ты знаешь, как можно открыть кафе с нуля, какие основные этапы нужно пройти и как сделать это с минимальным количеством ошибок.