Яна Малина
Бизнес-консультант по внедрению системы управления в HoReCa, автор Telegram-канала «Сёрфинг по цунами», совладелец ресторанного Холдинга JOY (Индонезия)
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Ошибки при выборе поставщиков и неправильная закупка продуктов в ресторан приводит к убыткам. Рассказываем, как выбрать поставщиков так, чтобы потом не терять прибыль. В конце статьи — 5 шагов, как выстроить отношения с надёжным поставщиком.
Как выбрать поставщиков
Существует множество фирм и организаций, занимающихся поставками продуктов в рестораны. Это могут быть фермеры, оптовые рынки, дистрибьюторы. Среди них нужно выделить тех, кто не подведёт. Поэтому при выборе обращай внимание на:
- Цену и качество продукции.
- Условия платежей.
- Репутацию и опыт поставщика.
- Соблюдение сроков.
- Геолокация и способ перевозки.
Важно, чтобы поставщик не был новичком в бизнесе и имел достаточный опыт в сфере. Для этого достаточно узнать, когда была зарегистрирована компания. В самом начале определить надёжного поставщика будет сложно, а метод проб и ошибок приведёт к убыткам. Поэтому на этапе выбора поставщиков составить своё мнение о контрагентах и принять решение в пользу этих поставщиков поможет:
- Изучение поставщиков по отзывам.
- Анализ цен на продукты и сравнение их со средними ценами по рынку.
- Запрос у поставщика сертификации товаров.
Другой вопрос, где искать этих поставщиков, который отвечают этим требованиям. Одного поставщика будет мало. Поэтому опытные рестораны сотрудничают со многими контрагентами. Есть несколько вариантов:
Сарафанное радио. Узнай у своих конкурентов или у других бизнесменов, где закупаются рестораны продуктами, попроси контакты и связывайся. В данном случае поставщика разрекламируют его клиенты. Однако не всегда этот поставщик может стать полезным для тебя. Тогда лучше самостоятельно проанализировать рынок. Для этого можно связаться напрямую с контрагентами, либо приехать на оптовый рынок, сравнить цены и качество товаров.
Выбрать поставщика в ресторан можно на платформах оптовых закупок: на платформе нужно зарегистрироваться, выставить свою заявку на товары. Далее остаётся ждать, когда поставщики сами предложат свои продукты.
Не стоит забывать про фермерские хозяйства, рынки, овощные базы и оптовые магазины.
Для того, чтобы не потеряться в поставщиках, ты можешь создать «Матрицу поставщиков». Выбирай тех поставщиков, которые соответствуют данным требованиям и вписывай их в матрицу.
| Матрица поставщиков | |||||
| Название | Продукция | Количество | Дата заказа | Срок поставки | Контакты |
Матрица поможет не ошибиться в закупках. Добавляй в матрицу не только поставщиков, с которыми работаешь, но и потенциальных. В случае непредвиденных обстоятельствах они помогут тебе закрыть потребность в закупке.
Перед заключением договора обязательно обрати внимание на условия, которые предлагает поставщик:
- Отсрочку платежей. Поставщики дают время на оплату после заказа продукции. Каждый контрагент предлагает свою отсрочку. Главное не злоупотреблять этим, иначе поставщик не будет с тобой работать.
- Количество отгрузочных дней. Время доставки продукции. Этот пункт важен для тебя, так именно ты планируешь, когда заказать товар, чтобы он пришёл в срок и на складе были продукты для основных блюд.
- Минимальный заказ. Сколько нужно заказать и сколько за это нужно заплатить. В противном случае, поставка может не состояться.
- Ограничение по сумме задолженности. Возможность рассрочки у поставщиков за заказанную продукцию. Тут самое главное не заходить за порог оговоренной суммы, по которой поставщик даёт рассрочку.
Не хочешь вести матрицу поставщиков сам — доверь это системе автоматизации Quick Resto. Контролируй выручку, расходы и прибыль в один клик. Вноси новых поставщиков в базу, а система рассчитает среднюю стоимость продуктов.
Как начать работать с поставщиками
Не спеши заключать договор с контрагентами. Несмотря на то, что тот или иной поставщик тебе подходит, многие пункты в договоре выгодны только контрагенту, а отзывы могут быть накрученными.
Риски. Без выгодных условий для себя и своего бизнеса есть риск потерять прибыль, поэтому важно обезопасить себя на старте работы с поставщиками. Пропиши в договоре те условия, которые защитят тебя, и твой бизнес от издержек. Важно иметь в запасе не одного контрагента, а несколько. Всегда проверяй качество продукции.
Прежде чем ты начнёшь работать с поставщиком, используй следующие правила:
Грамотно составь договор. Проверь договор, присланный поставщиком. Как правило, договоры составляются таким образом, чтобы выгода шла непосредственно контрагенту, а не ресторатору. Проверь пункты, которые кажутся тебе сомнительными, и обсуди их с поставщиком.
Включи в договор недостающие пункты. Если в договоре нет пунктов, где прописаны ответственность поставщика за срыв срока поставки, за бракованную или испорченную продукцию и за не заказанный товар, то лучше их прописать. Так ты сможешь обезопасить себя и свой бюджет из-за ошибок контрагента. Помни и про отсрочку платежей, количество отгрузочных дней и ограничение по сумме задолженности.
Закажи образцы и пробную партию. Попроси поставщика прислать продукцию для дегустации. Однако это правило работает только с готовой едой, например, с десертами или выпечкой. Если всё подходит, можно заключать договор и делать свою закупку. О том, кто должен закупать продукты в рестораны и как их правильно хранить, чтобы не терять прибыль, читайте в статье «Где и почему ресторан теряет прибыль».
Торгуйся. Ничего страшного не произойдёт, если попросишь у контрагента скидку. Торговаться с поставщиками можно и порой нужно. Так ты можешь выбить для себя больше выгоды. Например, скидку на закупку определённой продукции — это могут быть стаканы для кофе с собой или оплата наличкой по факту поставки продуктов.
Выбери ассортимент и закажи первую партию. Заказывай не только по названию, но и по артикулу, Чтобы при отгрузке контрагент поставил именно тот товар, который ты заказал. Рассчитай количество товара на первое время, согласно технологичке и отправь поставщику заказ.
Проверь поставленную продукцию. Во время отгрузки всегда проверяй коробки с товаром. Открывай накладную, бери свой заказ и сверяй с поставленными продуктами. Обязательно смотри не только количество и качество привезённых продуктов, но и соответствие с артикуляцией и номенклатурой товара. Например, закупленные томаты могут быть хороши собой, приятно пахнуть и в правильном количестве, но по артикулу эти томаты не подойдут к блюдам в меню из-за сорта.
Где закупаются рестораны
Основными поставщиками продукции в рестораны являются:
- Производители пищевой продукции. К ним относятся крупные отечественные и зарубежные компании, фермерские хозяйства, региональные предприятия. Скоропортящиеся продукты, свежие овощи, крупы, мясо и птицу лучше закупать у местных производителей. А вот деликатесы уже не получится купить у местных. Например, крабов, определенный сорт рыбы или любую другую продукцию, которые не производят в твоём регионе, нужно будет заказывать у поставщиков с Дальнего Востока.
- Дистрибьюторы пищевой продукции. Продукты, которые не производятся в России придётся закупать через них или напрямую через зарубежных поставщиков. Обычно к такой продукции относятся соусы, специи, напитки. Опять же, выйти на поставщиков помогут специальные платформы, где размещены поставщики и информация про них.
Установи порог продукции по наличию на складе, и как только товары будут заканчиваться, мы сообщим об этом. Обезопась себя от непредвиденных тратах на закупки при помощи уведомлений на свой смартфон.
Оптимизация закупки продуктов в ресторане
Для оптимизации закупки лучше всего подойдёт управление через программное обеспечение. Управляй запасами, распределяй продукты по технологичке, веди учёт и тебе не придётся выбрасывать заморозку из холодильника из-за нарушения срока хранения.
Помни про матрицу поставщиков. Эта таблица хороший помощник для сотрудника, занимающегося закупками. С ней ты не потеряешь учёт всех контрагентов, с которыми ты работаешь, но и впишешь потенциальных. Отмечай в матрице качество продуктов, качество доставки и отгрузки продукции. Выбирай из таблицы действительно подходящих для тебя добросовестных контрагентов.
Контролируй все операции в один клик и для это не нужно заводить Excel-таблицу с контрагентами и отдельно закупать ПО. Для учёта товаров и их закупки подойдёт программное обеспечение для ресторанов от Quick Resto, где уже всё есть. Возьми под свой контроль весь товарооборот: закупки, приход и отгрузка, списание, учёт.
Подытожим
- Проверяй договор. Впиши в него пункты, которые будут выгодны тебе. Поставщики предлагают обычный типовой договор, удобный именно для контрагента, поэтому проверяй, что подписываешь. Лучше всего, если ты включишь в договор пункты, которые будут удобны тебе. Ты клиент, а значит ты прав.
- Торгуйся с поставщиками. Например, скидки на поставку продукции больше, чем обычно. Ищи для себя лазейки, чтобы сэконимить деньги: оплата наличными в день отгрузки, отсрочка платежей — помни про свою собственную выгоду.
- Веди матрицу поставщиков. Веди учёт своих контрагентов в матрице поставщиков, вноси новых контрагентов. Эта матрица в дальнейшем поможет тебе и твоим сотрудникам не потерять действующих и потенциальных контрагентов, проводить закупки в срок и вести учёт поставщиков.
- Заказывай образцы продукции. Ты можешь попросить у поставщиков демонстрационную продукцию, но это могут быть десерты или выпечка. Однако другую продукцию, например мясо или рыбу, продегустировать не получится.
- Проверяй продукцию при отгрузке. Все позиции должны совпадать: товар по накладной, номенклатуре и артикулу. Сверяй накладную и свой заказ прямо при отгрузке. Не забывай проверку качества продукта и его свежести. Помни, что от качественных продуктов зависит репутация твоего ресторана.
- Оптимизируй бизнес. Программное обеспечение для ресторанов с легкостью помогает вести учёт продуктов и проводить закупки без ошибок. При этом ПО может пользоваться любой сотрудник ресторана. Оптимизация ресторана — это просто и удобно.
Яна Малина
Бизнес-консультант по внедрению системы управления в HoReCa, автор Telegram-канала «Сёрфинг по цунами», совладелец ресторанного Холдинга JOY (Индонезия)
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!