Кафе Sowa запустилось в конце 2022 года и, несмотря на высокую конкуренцию, сумело выстроить успешную бизнес-модель. В этом кейсе мы разберём, как автоматизация с помощью Quick Resto помогла заведению оптимизировать работу, повысить возвратность гостей, увеличить средний чек и стабильно наращивать выручку на 30-35% ежемесячно.
Погнали?
Вступай в Telegram-чат для рестораторов и экспертов HoReCa: общение, новости, тренды, инсайты, лайфхаки, партнёры.
Как всё начиналось
Кафе Sowa в Санкт-Петербурге появилось в декабре 2022 года. Его основательница Екатерина Фёдорова хорошо знакома с ресторанным рынком города и хотела создать что-то действительно новое. Петербуржцы уже привыкли к сырникам и блинам, поэтому команда кафе решила удивить их необычным форматом — вафлями с универсальными начинками. Название кафе — аббревиатура от Society of Waffle Addicts (англ. «общество любителей вафель»).
Первые месяцы работы кафе оказались непростыми. Большая конкуренция (около 200 точек общепита в радиусе 1,5 км), нехватка гостей и проблемы с управлением сильно усложняли процесс. Первые полгода процент возвращаемости гостей составлял всего 25-30%. На старте также возникли трудности с учётом: команда пользовалась другим вендором со сложным функционалом, в котором было тяжело разобраться. К тому же для работы с системой требовался бухгалтер в штате, что увеличивало расходы на персонал. Можно сказать, что из-за этого учёт практически не вёлся.
Переход на Quick Resto: почему и как?
Одна из ключевых проблем заключалась в отсутствии прозрачного учёта. Не было точных данных по приходам, расходам, списаниям и рентабельности. В итоге владельцы кафе столкнулись с высокой долей списаний, значительными затратами на закупки и необходимостью постоянного анализа.
Шеф-бариста, который ранее работал с Quick Resto, посоветовал эту систему учёта, и с этого момента начался новый этап в развитии Sowa.
«Всё интуитивно понятно, не нужно читать инструкции. Большинство наших сотрудников работали в известнейших кофейнях города и знакомы с Quick Resto. Поэтому никаких проблем с интеграцией не возникло. Даже наша управляющая, которая никогда не работала с Quick Resto, сумела разобраться практически за один день. Если возникали вопросы — поддержка отвечала мгновенно».
Екатерина Фёдорова основательница кафе Sowa
Переход на Quick Resto позволил не только наладить учёт, но и существенно сократить расходы. Например, удалось выявить, что слишком много денег уходит на закупку вина из-за частых списаний. Это позволило перейти на другой формат продукции и сократить потери. Анализ работы кафе показал, что на доставке были завышенные порции, что тоже вело к излишним тратам. В результате:
- Долю расходов на закупки удалось снизить с 46% до 37%.
- Списания сократились более чем на 10%.
- Появилась прозрачность в движении товаров: контроль приходов, расходов, списаний и затрат на питание персонала.
- Рентабельность кафе выросла на 5%.
- Сейчас ежемесячный рост выручки относительно прошлого года составляет 30–35%.
«Мы начали расти именно после того, как наладили учёт, и в этом помог Quick Resto. Система всё делает за тебя. Даже накладные вручную пробивать не нужно — всё автоматически фиксируется через Docsinbox. Любая проблема в заведении решается в течение 2 часов с помощью анализа показателей и отчётов».
Екатерина Фёдорова основательница кафе Sowa
Как изменилась работа кафе с Quick Resto
После автоматизации процессов в Sowa внедрили:
- Систему лояльности. Теперь 60% гостей возвращаются минимум раз в неделю.
- Специальные предложения, такие как бизнес-ланчи и завтраки, чтобы увеличить посещаемость в дневное время.
- Регулярный ABC-анализ, чтобы отслеживать популярность блюд и корректировать меню.
ABC-анализ в ресторане — это анализ по принципу деления меню на три группы блюд, в зависимости от того, какой вклад они вносят в прибыль заведения. О его преимуществах такого анализа и о том, как его проводить в Quick Resto, мы рассказали в статье «Как проводить ABC-анализ в ресторане, чтобы сформировать прибыльное меню».
Команда кафе использует детализированные отчёты по списаниям и скидкам для анализа структуры расходов. Отчёты помогают отслеживать:
- Сколько баллов и скидок было использовано.
- Когда, кем и на какую сумму была применена скидка.
- Влияние скидочных акций на общую прибыль.
- Динамику продаж отдельных блюд для оперативного внесения корректировок в меню.
- Затраты на закупку ингредиентов, чтобы своевременно реагировать на рост цен и искать более выгодные предложения.
«Может возникнуть ситуация, когда сидит полный зал, и от каждого чека примерно 30% — списанные баллы. Вроде как это хорошо, но после анализа выручки получается, что ты 3 часа отработал себе в минус».
Екатерина Фёдорова основательница кафе Sowa
Так, благодаря отчётам стало понятно, что вместо списания бонусных баллов выгоднее обменивать их на мерч и продукцию Sowa (кофе, шопперы, свитшоты). Это помогло снизить нагрузку на бюджет без ущерба для гостей.
Генератор отчётов позволяет выгружать данные в удобных форматах, что упрощает анализ и контроль затрат. Например, если подорожал один из ингредиентов (скажем, лосось), это видно в отчётах, и принимается решение: либо пересмотреть цены, либо договориться с поставщиками о скидке, либо убрать блюдо из меню. Попробовать бесплатно
Ещё одно важное изменение — переход на другой формат обслуживания гостей. Раньше гость должен был сам подходить к стойке для заказа. Теперь бариста работают с iPad и обслуживают гостей у столов. Так как заведение небольшое, скорость обслуживания столов критически важна, особенно в сезон. Нововведение ускорило работу, уменьшило очереди и позволило увеличить выручку в сезон на 10%.
Кроме того, теперь на кухне есть экран повара, где сразу отображаются заказы и комментарии гостей. Не нужно передавать чеки вручную или бегать с заказами — всё работает само собой, быстро и чётко.
Кухонный экран повара выгоднее и экологичнее тикет‑принтера, а главное — помогает увеличить скорость обслуживания. Официант оставляет повару комментарии — например, пожелания гостя по степени прожарки стейка — и указывает порядок подачи блюд. Узнать подрбнее
Рост среднего чека и оптимизация работы
За счёт детального анализа выручки стало понятно, что чтобы не терять прибыль в несезон, нужно увеличить средний чек. С октября 2023 года его удалось поднять на 12%, и в январе 2024 года средний чек составлял 1300 рублей. В итоге команда Sowa сумела поднять средний чек на 15%, при этом повысив цены всего на несколько позиций в меню. Это произошло в том числе благодаря дополнительным продажам (например, опция «добавить лосось к блюду») и обмена баллов на мерч. Таким образом, маржинальность и прибыль в кафе выросли, но без удара по кошельку гостя.
«Кажется, что всё хорошо, но когда смотришь на цифры, понимаешь, что можешь зарабатывать больше и тратить меньше. Если рентабельность 10-15%, можно спокойно довести её до 20%».
Екатерина Фёдорова основательница кафе Sowa
Будущее кафе Sowa и советы предпринимателям
Сейчас команда работает над новым проектом — точкой на фудкорте. В планах — усиление присутствия на «Яндекс.Картах», запуск специальных предложений и сотрудничество с другими брендами. Например, сейчас в кафе запустили коллаборацию с сервисом по поиску психологов «Зигмунд онлайн». Команда разработала спешиал-десерт — облепиховую паннакоту — при заказе которого можно получить промокод на первую сессию с психологом.
Для владельцев небольших кафе Екатерина даёт важный совет:
«На старте важно не пренебрегать учётом и погружением в процессы заведения. Если этого не делать, проблемы будут накапливаться, что может привести к закрытию. Есть распространённое заблуждение, что главное — привлекать гостей, но без рентабельности бизнес не будет устойчивым. Многие предприниматели наращивают обороты, инвестируют в рекламу, но остаются с рентабельностью на уровне 5-10%. Лучше с самого начала разобраться в автоматизации, выстроить взаимодействие кухни, зала и бара. Если ты понимаешь, как работает каждый винтик в системе, ты знаешь, что и как можно оптимизировать и улучшить, чтобы получать больше».
Екатерина Фёдорова основательница кафе Sowa
Екатерина Фёдорова
основательница кафе Sowa, автор Telegram-канала про ресторанный бизнес «Что-то на понятном»
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Екатерина Фёдорова
основательница кафе Sowa, автор Telegram-канала про ресторанный бизнес «Что-то на понятном»
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!