Поговорим о том, как сэкономить деньги и не нанимать сотрудников, без которых можно обойтись в небольшом фуд-проекте.
Содержание
- Способ 1: делегируем работу со складскими документами линейным сотрудникам
- Способ 2: техкарты и пищевая ценность без штатного технолога
- Способ 3: инвентаризация с кассового терминала и без бумажных документов
- Способ 4: расчёт зарплаты без бухгалтера
- Способ 5: управленческая отчётность — в смартфоне и без распечаток от бухгалтера
За счёт чего будет экономия. В небольших фуд-проектах можно снизить расходы, если не брать на постоянную занятость технолога, бухгалтера-калькулятора и кладовщика. Без кладовщика можно обойтись, делегировав его работу линейным сотрудникам. Технолога и бухгалтера-калькулятора можно привлекать для разовых задач. Например, для первичной проработки меню.
Важное уточнение. Если у вас большое производство, то не получится обойтись без сотрудников, которые занимаются складским учётом, заполнением технологических карт, расчётом зарплат и документооборотом. Но эта статья поможет понять, как оптимизировать процессы и экономить время.
Что будем рассматривать. Разберём, как выстроить работу, чтобы необходимые данные отражались в учёте без сбоев, а вы тратили на это минимум времени. Буду рассказывать на примере оформления операций в системе автоматизации общепита Quick Resto.
Способ 1: делегируем работу со складскими документами линейным сотрудникам
В небольших заведениях склад нередко находится прямо на точке реализации, а заявки на закупку и приёмку поставок делает линейный персонал. Этим сотрудникам можно делегировать и работу с документами: приходными и расходными накладными, актами списания. Например, бариста могут вносить в систему документы по приходу молока и зерна, оформлять акты списания.
Заявки на кассовом терминале, которые не потеряются
Для начала стоит разобраться с заявками на закупки продуктов: собрать их в одном месте и решить проблему рукописных заказов, которые забыли сфотографировать и отправить в мессенджер ответственному за поставки.
Персонал может оформить заявку на закупку, перемещение или приготовление прямо на кассовом терминале и добавить к ней комментарии. Сразу после отправки её увидит ответственный за закупки человек.
Так выглядит список заявок на кассе:
Автоматическое заполнение документов на основании заявки
Заявки ускоряют весь процесс приёмки: данные из них можно автоматически преобразовать в последующие складские документы — приходные накладные или акты перемещения.
Благодаря этому вам и сотрудникам не придётся тратить время на повторное оформление документов. Персонал сможет вводить данные о поставках в систему прямо с кассового терминала на основе всё той же заявки. Вам останется сверить информацию в бэк-офисе и провести поставку в систему (при необходимости вы можете откорректировать данные по продуктам).
По такому же принципу можно работать с расходными накладными и актами списания.
Защита от ошибок и махинаций сотрудников
Все документы склада, которые созданы на кассовом терминале, не проводятся в учётной системе, поэтому не влияют на складские остатки. После того как вы оприходуете поставку, сотрудники перестанут видеть бланк на своём терминале и не смогут вносить в него изменения. Это защитит вас от ошибок или махинаций со стороны персонала.
Как избежать непредвиденного стоп-листа
Вы можете настроить уведомления о лимите остатков: на почту придёт сообщение, если какой-то продукт заканчивается. Так вы оперативно проверите наличие заявки на него и своевременно решите проблему.
Выбор подходящей фасовки при оприходовании
Некоторые продукты поставляются в неудобном для оприходования объёме, например, ящик с 12 коробками молока по 923 мл. Для таких товаров можно создать несколько вариантов фасовки и выбрать подходящий при проведении поставки в системе. Программа сама пересчитает поступившее количество в нужные единицы измерения.
Пример разных фасовок для продукта «молоко»:
Способ 2: техкарты и пищевая ценность без штатного технолога
За отсутствие технологических карт штрафует Роспотребнадзор, поэтому оформлять их обязательно. Составляют техкарты обычно технолог или шеф-повар в паре с бухгалтером-калькулятором. Но с помощью системы автоматизации это можно сделать и самостоятельно, пригласив технолога только для первичной проработки меню.
Как оформить техкарты и рассчитать КБЖУ
В систему автоматизации вносятся все данные о продуктах, в том числе о пищевой ценности по данным поставщиков. Техкарта на блюдо делается просто: надо выбрать «Создать блюдо», добавить в него нужные ингредиенты и ввести данные о брутто, нетто и потерях при готовке.
Система автоматически рассчитает себестоимость, наценку и пищевую ценность на 100 грамм, 1 килограмм и порцию.
Готовые технологические карты в системе легко корректировать. Например, если изменилась стоимость сырья, то достаточно исправить закупочную цену в карточке продукта: себестоимость для всех блюд с этим ингредиентом пересчитается автоматически.
Заполненная техкарта в Quick Resto, которую можно распечатать или выгрузить в excel:
Пищевая ценность блюда:
Способ 3: инвентаризация с кассового терминала и без бумажных документов
С бумажными бланками инвентаризации часто возникают проблемы. Например, ошибки в наименованиях продуктов, которые могут привести к пересортице, или неразборчивый почерк, когда «3» вдруг превращается в «5». А ещё нужно потратить много времени, чтобы вручную перенести все результаты в систему (при этом тоже возможны ошибки).
Автоматизация упрощает этот процесс. Не требуется бухгалтер-калькулятор, чтобы оформлять акты инвентаризации и вносить результаты в систему учёта.
Акты в программе вы создаёте сами. Сотрудники посчитают остатки продуктов и внесут их прямо в этот акт, который появляется и на кассовом терминале. Когда сотрудники заполнят все данные, вы сразу увидите это в бэк-офисе, а система покажет все расхождения по остаткам продуктов.
Персонал при этом не видит реальных остатков на складе, а значит — не может их подогнать. Вот так выглядит акт на терминале:
Шаблон акта для ежедневного пересчёта «проблемных» позиций
Я рекомендую сделать отдельный шаблон, чтобы каждый день сотрудники пересчитывали те продукты, которые чаще всего продаются или используются в блюдах.
Это поможет оперативно разобраться в ситуации, когда «вчера Петя насчитал 5 бутылок кока-колы, а сегодня Вася показывает, что их в акте уже 10, хотя никаких приходных накладных на колу за день не было». Вы по горячим следам узнаете о проблеме, через время найти виноватых и причину ошибки будет гораздо труднее или вообще невозможно.
Способ 4: расчёт зарплаты без бухгалтера
Я знаю примеры, когда рестораторы считают зарплату в excel или гугл-таблицах. Это неудобно и занимает много времени: все данные нужно вручную вносить из табеля учёта рабочего времени, искать ошибку, если вдруг какая-то формула сбилась. И чем больше становится бизнес, тем сложнее и дольше редактировать такие расчёты.
В системе автоматизации можно учитывать и рабочее время сотрудников, и рассчитывать им зарплату с учётом окладной части и процентов от личных или общих продаж (в зависимости от вашей схемы оплаты).
Всю информацию по заработной плате сотрудник может посмотреть на своей личной странице кассового терминала. Это избавит вас от частых вопросов, споров или ошибок с начислениями.
Так сотрудник видит на кассовом терминале свои начисления за смену и за отчётный период:
Способ 5: управленческая отчётность — в смартфоне и без распечаток от бухгалтера
Без системы автоматизации отчёты о продажах, маржинальности и других показателях обычно формирует управляющий или бухгалтер, и собственнику заведения приходится ждать эти данные.
В программе вы можете сами смотреть информацию по разным показателям, например, по среднему чеку, посещаемости по часам и дням недели, кто из сотрудников плохо работает, какие позиции самые популярные у гостей, как изменился фудкост и наценка по каждой позиции, сравнить выручку по разным точкам. Можно формировать не только стандартные формы, но и настраивать аналитику «под себя» через генератор отчётов.
Таким образом вам не надо платить бухгалтеру, чтобы он постоянно формировал нужную управленческую отчётность. Вы сами будете видеть всё нужное и в реальном времени.
Один из стандартных отчётов в бэк-офисе, где за любой период можно посмотреть топ-продаж, выручку, средний чек, количество чеков и гостей, данные по продажам каждой позиции:
Всю аналитику можно видеть и в мобильном приложении руководителя:
Можно настроить оповещения для опасных операций. Приложение пришлёт пуш-уведомление, если сотрудник сделает отмену пречека или возврат оплаты. Вы будете мгновенно получать такую информацию и сможете оперативно отреагировать на возможные проблемы.
Итак, мы разобрали пять способов, которые помогут небольшим фуд-проектам экономить деньги. Увидеть другие возможности для роста или «узкие» места можно по аудиту или на обучении, которое я провожу для предпринимателей.
ПОЗВОНИТЬ
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
И ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Ну все погнали!
Содержание
- Способ 1: делегируем работу со складскими документами линейным сотрудникам
- Способ 2: техкарты и пищевая ценность без штатного технолога
- Способ 3: инвентаризация с кассового терминала и без бумажных документов
- Способ 4: расчёт зарплаты без бухгалтера
- Способ 5: управленческая отчётность — в смартфоне и без распечаток от бухгалтера
Хочешь стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
Конечно!