БΛОГ

Пишем про деньги и успешные решения в ресторанном бизнесе

Все статьи - Бизнес-процессы - Аудит складского учёта за 30 минут

Аудит складского учёта за 30 минут

Рубрика

Бизнес-процессы

Редактор

Виктория Царенкова

Дата публикации

8/10/2021

Ещё по теме

Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах

Как без бухгалтера за 5 простых шагов проверить склад и прибыль. Алгоритм экспресс-аудита для владельцев и управляющих заведений любого формата: ресторана, бара, кафе, фудтрака, точки кофе с собой. Вы сможете за полчаса найти до 70% ошибок в номенклатуре, заполнении технологических карт, ведении закупок и ценообразовании, посмотрев данные в системе автоматизации.

Эксперт
Елена Каменева
Основатель и преподаватель школы BARLANE для сотрудников ресторанной сферы. 15 лет практического опыта в сфере HoReCa. Эксперт-аудитор для всех форматов заведений общепита
school.barlane.ru

Какой процент ошибок поможет выявить аудит

Я расскажу о пошаговом алгоритме экспресс-аудита. Чтобы его провести, не нужно иметь аудиторское образование или опыт работы бухгалтером. Это запросто может сделать и владелец заведения, и управляющий, и шеф-повар.

Алгоритм проверки рассмотрим на примере системы учёта для ресторанного бизнеса Quick Resto, но он универсальный и подойдёт для других программ.

70% ошибок в учёте можно выявить благодаря экспресс-аудиту.

Какие ошибки позволяет найти экспресс-аудит:

  • грубые ошибки в учёте,
  • систематические нарушения в процессах.

Вообще, аудит — это системный процесс. Его надо делать постоянно, чтобы знать, насколько данные в учётной системе отражают реальное положение дел, и вовремя исправлять ошибки.

Если остатки на складе подсчитаны неверно, это может привести к серьёзным для заведения убыткам.

Так, например, во время аудита одной из ресторанных сетей Махачкалы мы нашли расхождения на 5 млн рублей, которые пришлось списать на убытки. Причина в том, что в заведениях не проводился регулярный мониторинг складского учёта.

Бэк-офис
Подробнее

Какой ещё бывает аудит

Помимо экспресс-проверок бывает глубокий аудит бизнеса, который проводит квалифицированный специалист. Он может выявить более мелкие проблемы и найти до 98% ошибок в учёте.

Ещё существует специальный аудит. Например, проверяют технологические карты, или логистику, или воровство среди персонала.

Ключевые принципы экспресс-аудита склада

1.Нельзя нарушать порядок шагов при проверке.

Если представить весь учёт любого заведения в виде пирамиды, то её фундамент — это номенклатура. Когда номенклатура заполнена неправильно, то глобально весь учёт будет с ошибками. Поэтому мы начинаем аудит именно с анализа номенклатуры, и следующие шаги делаем в той же последовательности, о которой я расскажу дальше.

2.По итогу аудита все пять шагов должны быть закрыты как проверенные, а ошибки полностью исправлены.

Если хотя бы один шаг не закрыт, аудит не пройден. В этом случае мы не можем сделать вывод, что серьёзных ошибок не обнаружено — достоверность данных в системе будет под сомнением.

Шаг 1. Проверяем номенклатуру: как заполнены техкарты и посчитана себестоимость

На этом шаге необходимо сплошным методом просмотреть всю номенклатуру блюд и напитков.

Для этого открываем вкладку «Номенклатура» → «Блюда» → каждую группу блюд. Нам надо просмотреть всю графу «Себестоимость» по каждой позиции.

Таким же образом потом нужно проверить себестоимость модификаторов (сюда входят соуса, добавки к блюдам и напиткам), ингредиентов и полуфабрикатов.

скрин 1.1.png

Наша задача — найти позиции, у которых себестоимость:

  • нулевая,
  • подозрительно высокая (например, у морса — 1000 рублей),
  • подозрительно низкая (например, у стейка — 2 рубля).

Вот три салата, у которых оказалась нулевая и явно ошибочно-низкая себестоимость:

скрин 1.png

Везде, где видим в графе нулевую или подозрительную себестоимость, открываем эти позиции. Надо проверить — как заполнены все необходимые поля в разделе «Технологическая карта».

На скриншоте у салата с креветками нулевая себестоимость ингредиентов, а главная составляющая — креветки — вообще удалена из системы (об этом говорит, что ингредиент зачёркнут):

скрин 2.png

Проверяя номенклатуру, мы можем найти три типа ошибок:

1.Незаполненные техкарты. Если такие есть, заполняем все пустые карты блюд.

2.Техкарта заполнена, но неверно указан склад списания для ингредиентов.

Например, алкоголь хранится в баре, а по ошибке для списания выбрана «кухня». Когда программа начнёт «искать» алкоголь на кухне и не найдёт его, она автоматически выставит коктейлю нулевую себестоимость. Соответственно, данные о прибыли будут искажены. Поэтому важно следить за тем, откуда списывается продукция.

3.Техкарта заполнена, но в системе не проведены приходные накладные на ингредиенты или позиции почему-то удалены (как на скрине выше). Получается, что система не сможет списать нужные продукты при продаже блюд.

✅ Шаг 1 пройден, когда все техкарты заполнены и по ним сформирована правильная себестоимость.

Важный момент по формированию себестоимости

Полную себестоимость блюд и напитков необходимо формировать по-максимуму — включать в неё все расходы, которые можно непосредственно рассчитать и отнести на блюдо: электричество, готовку, подачу, упаковку и т.п. За счёт этого вы сможете более точно управлять ценообразованием и правильно делать скидки.

Часто я вижу в самых разных заведениях, включая крупные сети, следующее: стоимость упаковки равна нулю, то есть её не учитывают в себестоимости блюда или напитка, который продаётся в этой упаковке.

Приведу пример. Пекарня продаёт круассаны. Себестоимость одного — 9 рублей, продаётся за 90 рублей. Владельцы считают, что это флагман — наценка на него 900%. Но есть нюанс: упаковывают круассан в коробочку, которая стоит 30 рублей. И если посчитать полную себестоимость с учётом упаковки, то наценка будет гораздо меньше. А, значит, будет меньше и прибыль от продажи круассана.

Ещё пример. Два салата — греческий и оливье. Себестоимость ингредиентов для них, особенно зимой, примерно одинакова. Но греческий не требует тепловой обработки, надо только помыть и порезать овощи. Ингредиенты для оливье надо отварить, почистить, нарезать, потом ещё и сформировать для подачи «кубиком». Затрат труда, воды и электричества на его приготовление уходит больше.

Получается, по продуктам себестоимость у двух салатов схожая, но, если собрать полную себестоимость, видно — оливье нам продавать не так-то и выгодно.

Шаг 2. Сверяем выручку по Quick Resto и данные Z-отчёта

На этом шаге мы сравниваем сумму выручки по Z-отчёту, который формирует касса, с суммой реализации по данным в Quick Resto.

В системе открываем вкладку «Отчёты» → «По продажам» → выбираем период.

Смотрим два итоговых значения — сумму выручки без комиссии и сумму комиссии по всем типам оплат.

скрин 3.png

Эти суммы надо сверить с данными Z-отчёта. Если суммы не совпадают, ориентироваться надо на данные выручки по Quick Resto.

Почему выручка по Quick Resto более достоверна, чем Z-отчёт

Дело в том, что в системе автоматизации отражается больше операций, чем проходит через фискальный накопитель в кассе и, соответственно, через Z-отчёт.

Приложение для руководителя
Подробнее

Например, произошла замена блюда, удаление пречека и его повторная печать. Эти данные пройдут через Quick Resto. А через кассу операция пройдёт только один раз.

Поэтому первопричину несовпадения данных нужно искать в системе автоматизации, просматривая «опасные операции», которые повлияли на расхождение.

Если расхождение нашли в помесячной реализации, надо смотреть показатели по выручке за день и искать подозрительные операции там.

✅ Шаг 2 пройден, когда суммы по Z-отчёту и отчёту по продажам в Quick Resto совпадают.

Как избежать расхождений по выручке из-за действий персонала

Я рекомендую владельцам и управляющим заведений сверять данные в системе и по кассе ежедневно. Если возникают расхождения, так быстрее проанализировать все «опасные операции» и сразу взять у сотрудников письменное объяснение произошедшего.

Если в течение недели вы видите, что периодически возникают «опасные операции», лучше всего поступить так: максимально закрыть права доступа в системе линейному персоналу. Это помешает сотрудникам по невнимательности или намеренно создавать ситуации, когда в систему вносятся ошибочные данные или выручка проходит мимо кассы. И это проще, чем собирать стопки объяснительных и выяснять, что же именно произошло.

Шаг 3. Проверяем закупки за анализируемый период

Проверять каждую накладную на данном шаге не надо — на это уйдёт слишком много времени. Проще и удобнее проверить закупки, создав отчёт, в котором будет аналитика по товарам.

Для этого нам надо открыть вкладку «Отчёты» → «Генератор отчётов» → выбрать следующие поля для отображения в отчёте:

  • Тип продукта
  • Движение продукта в стоимостном выражении
  • Документ
  • Тип документа
  • Дата
  • Движение продукта, кг
  • Контрагент.

скрин 5.png

Наша аналитика будет в таком разрезе: все наши товары, вес закупки, сумма закупки, цена закупки, поставщик, дата и номер накладной.

В отчёте нам нужно отсортировать данные по цене закупки. Так быстрее всего найти несостыковки — все неоправданные скачки в себестоимости.

Например, обычно апельсины покупались по цене 100 и 150 рублей за килограмм, а потом в одной из закупок стоит цена 1000 рублей за килограмм. Понятно, что это какая-то ошибка, скорее всего, опечатка при оприходовании товара в системе — внесли лишний ноль.

Ещё пример. На скриншоте одна из закупок картофеля — 8000 рублей, две других по 0,1 и 0,29 рублей. Такой себестоимости не может быть ни по одной закупке:

Untitled.png

Когда мы нашли сомнительные суммы в себестоимости, нам надо проверить оригинальные документы от поставщика — приходные накладные по этим закупкам. Дата, номер накладной и название поставщика будут в нашем отчёте.

По накладной мы узнаем, почему возникла ошибка в себестоимости: неправильно внесли количество товара, цену или выбрали не тот продукт при оприходовании. Исправляем приход по накладной в системе автоматизации, обновляем отчёт по закупкам и дальше просматриваем отчёт по другим товарам.

✅ Шаг 3 пройден, все сомнительные операции проверены и исправлены ошибки по приходу продуктов.

Шаг 4. Анализируем марочный отчет: ищем ошибки в наценке

В марочном отчёте реализация за любой период раскрыта в разрезе проданных блюд: отражено количество проданных блюд, выручка, себестоимость и наценка.

В Quick Resto такой отчёт мы формируем через «Генератор отчётов» → выбираем следующие поля для отображения в отчёте:

  • Артикул
  • Наценка, %
  • Продукт (графа, куда подтянутся названия блюд)
  • Кол-во проданного (количество проданных порций)
  • Цена (отпускная цена)
  • Себестоимость
  • Средний чек.

В графе «Наценка, %» мы делаем сортировку от меньшего значения к большему и смотрим на четыре интервала, которые будем анализировать:

  • наценка с отрицательным значением (например, «–60%»),
  • нулевая наценка,
  • наценка меньше 50%,
  • наценка больше 500%.

Untitled (1).png

Отрицательная наценка

Отрицательная наценка означает, что продажа по этой позиции убыточна. Это обоснованно только в особых случаях. Например, когда мы что-то отдаём бесплатно: комплимент от шеф-повара или по акции. Но при этом такие позиции должны называться в базе соответствующе: «Комплимент от шефа “Песочный десерт с творожным кремом”», «Акция “Два капучино по цене одного”», «Бефстроганов_Акция».

Сигнал, что операция сомнительная: если при анализе наценки мы видим, что блюдо бефстроганов без слова «акция» и оно продано в убыток.

Три варианта ошибок, из-за которых возникла необоснованная отрицательная наценка:

  1. Ошибка в технологической карте, которую пропустили на Шаге 1. Поэтому возвращаемся в начало аудита и ищем по этому блюду ошибку в номенклатуре.
  2. Сделан неверный приход товаров. Например, допустили опечатку: муку оприходовали по 1000 рублей за килограмм вместо 100 рублей. И в итоге все мучные позиции в меню тоже подорожали в десять раз. В этом случае возвращаемся на Шаг 3 и снова проверяем закупки.
  3. Неправильное ценообразование. Часто сталкиваюсь с таким на практике: в меню есть позиция с адекватной, пусть и небольшой наценкой, например, стейк или бутылка вина. И управляющие подключают сайты-купонаторы для рекламы заведения, где нужно ставить скидки 50–70%. Поэтому позиция уходит «в минус».
Последняя ошибка — чисто управленческая, и тут надо что-то менять в системе лояльности ресторана или кафе. Важно учитывать, что любая скидка больше 25% — это зона риска, когда можно выйти в убыток.

Нулевая наценка

Второй интервал, который мы смотрим, это когда наценка равна нулю. В таблице также будет видно, что по этим позициям нулевая себестоимость.

В этом случаем нам снова надо вернуться на первый шаг и проверить себестоимость по таким позициям.

Есть одно исключение, когда себестоимость может быть нулевая, и это не ошибка. Это услуги. Например, билеты на Новый год, трансляцию спортивных матчей или игру в бильярд. Ещё бывают варианты с модификаторами и бонусами, но это крайне редкие ситуации.

Наценка меньше 50%

Такая маленькая наценка возникает чаще всего при продаже покупных товаров — кока-колы, жвачки, сигарет, шоколада. На такие позиции идёт розничная наценка (т.е. небольшая), которая для общепита всё же нежелательна, так как у нас высокая доля затрат по аренде, персоналу, налогам.

Даже если такие позиции хорошо продаются, лучше подумать, как их заменить на те, которые производим сами: колу — на морс или лимонад, шоколадку — на печенье или домашние конфеты.

Наценка выше 500%

Такая наценка обоснована по позициям, у которых совсем небольшая себестоимость: кальяны, чай, кофе, коктейли и даже некоторые виды выпечки.

Наценка свыше 500% для блюд с дорогими ингредиентами (мясо, рыба, сыр) — сигнал, что возникла ошибка. Например, на пиццу возможна наценка 400%, а вот 700% — это что-то из области фантастики, если только речь не про рестораны Аркадия Новикова. В бюджетном и среднем ценовом сегменте таких наценок быть не может.

Если видим такие блюда в марочном отчёте, то необходимо сплошным методом проверить все позиции: открыть каждую и посмотреть — почему сформировалась такая большая наценка.

Чаще всего причина сильно завышенной наценки — опечатки в техкартах. Например, во всех блюдах из щуки забыли указать самый дорогой ингредиент — «щука». Вот наценка и сформировалась в 1000%.

✅ Шаг 4 пройден, когда мы убедились в отсутствии ошибок в марочном отчёте и уверены в правильном расчёте себестоимости и наценки.

Шаг 5. Сравниваем сумму складского остатка в акте инвентаризации и ведомости остатков

На этом шаге мы проверяем последнюю инвентаризацию.

Для этого открываем акт инвентаризации и экспортируем его в excel. В акте инвентаризации смотрим сумму фактического остатка.

скрин 6.png

Эту сумму надо сравнить с отчётом «Ведомость остатков» (формируется через «Генератор отчётов»). Суммы в акте и ведомости должны совпасть. Расхождения меньше 1 рубля допустимо за счёт округлений.

Untitled (2).png

Если суммы не совпали, документ инвентаризации проведён в системе не полностью — это частично-заполненный документ, в котором отражены не все реальные итоги инвентаризации.

Quick Resto
Сервис
Подробнее
✅ Шаг 5 пройден, когда итоги в акте инвентаризации и ведомости остатков равны.

Почему возникают расхождения на пятом шаге

Основная причина — удалённая номенклатура. Например, пекарня вывела из ассортимента булочки с изюмом. Остатки изюма раздали сотрудникам, но списать в системе забыли, просто переместив в раздел «Удалённые товары». Таким образом, изюм продолжает числиться на остатках по складу, хотя фактически его давным-давно там нет.

И когда заведение работает не один день и при этом нет системного мониторинга, такая удалённая номенклатура накапливается и потом её приходится списывать большими суммами на убытки.

Когда все шаги пройдены и исправлены все ошибки, мы можем закрывать аудит. Данные нашей отчётности теперь считаются подтверждёнными и соответствуют реальному положению дел.

Узнайте, как сделать бизнес прозрачным

Расскажем, как система автоматизации упростит учёт в кафе

Требуется согласие с условиями
Я соглашаюсь с политикой обработки персональных данных

Рубрика

Бизнес-процессы

Редактор

Виктория Царенкова

Дата публикации

8/10/2021

Ещё по теме

Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах

Хотите стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?

Требуется согласие с условиями
Я соглашаюсь с политикой обработки персональных данных

Мобильное приложение для гостей

Подключить
Подключить

Хочу открыть своё ресторанное дело

Что мне для этого нужно?

Узнать
Узнать

Оцените пользу Quick Resto уже сейчас

Требуется согласие с условиями
Я соглашаюсь с политикой обработки персональных данных