Аудит складского учёта за 30 минут
Рубрика
Бизнес-процессы
Редактор
Виктория Царенкова
Дата публикации
8/10/2021
Ещё по теме
Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах
Как без бухгалтера за 5 простых шагов проверить склад и прибыль. Алгоритм экспресс-аудита для владельцев и управляющих заведений любого формата: ресторана, бара, кафе, фудтрака, точки кофе с собой. Вы сможете за полчаса найти до 70% ошибок в номенклатуре, заполнении технологических карт, ведении закупок и ценообразовании, посмотрев данные в системе автоматизации.
Какой процент ошибок поможет выявить аудит
Я расскажу о пошаговом алгоритме экспресс-аудита. Чтобы его провести, не нужно иметь аудиторское образование или опыт работы бухгалтером. Это запросто может сделать и владелец заведения, и управляющий, и шеф-повар.
Алгоритм проверки рассмотрим на примере системы учёта для ресторанного бизнеса Quick Resto, но он универсальный и подойдёт для других программ.
70% ошибок в учёте можно выявить благодаря экспресс-аудиту.
Какие ошибки позволяет найти экспресс-аудит:
- грубые ошибки в учёте,
- систематические нарушения в процессах.
Вообще, аудит — это системный процесс. Его надо делать постоянно, чтобы знать, насколько данные в учётной системе отражают реальное положение дел, и вовремя исправлять ошибки.
Если остатки на складе подсчитаны неверно, это может привести к серьёзным для заведения убыткам.
Так, например, во время аудита одной из ресторанных сетей Махачкалы мы нашли расхождения на 5 млн рублей, которые пришлось списать на убытки. Причина в том, что в заведениях не проводился регулярный мониторинг складского учёта.
Бэк-офис
Какой ещё бывает аудит
Помимо экспресс-проверок бывает глубокий аудит бизнеса, который проводит квалифицированный специалист. Он может выявить более мелкие проблемы и найти до 98% ошибок в учёте.
Ещё существует специальный аудит. Например, проверяют технологические карты, или логистику, или воровство среди персонала.
Ключевые принципы экспресс-аудита склада
1.Нельзя нарушать порядок шагов при проверке.
Если представить весь учёт любого заведения в виде пирамиды, то её фундамент — это номенклатура. Когда номенклатура заполнена неправильно, то глобально весь учёт будет с ошибками. Поэтому мы начинаем аудит именно с анализа номенклатуры, и следующие шаги делаем в той же последовательности, о которой я расскажу дальше.
2.По итогу аудита все пять шагов должны быть закрыты как проверенные, а ошибки полностью исправлены.
Если хотя бы один шаг не закрыт, аудит не пройден. В этом случае мы не можем сделать вывод, что серьёзных ошибок не обнаружено — достоверность данных в системе будет под сомнением.
Шаг 1. Проверяем номенклатуру: как заполнены техкарты и посчитана себестоимость
На этом шаге необходимо сплошным методом просмотреть всю номенклатуру блюд и напитков.
Для этого открываем вкладку «Номенклатура» → «Блюда» → каждую группу блюд. Нам надо просмотреть всю графу «Себестоимость» по каждой позиции.
Таким же образом потом нужно проверить себестоимость модификаторов (сюда входят соуса, добавки к блюдам и напиткам), ингредиентов и полуфабрикатов.
Наша задача — найти позиции, у которых себестоимость:
- нулевая,
- подозрительно высокая (например, у морса — 1000 рублей),
- подозрительно низкая (например, у стейка — 2 рубля).
Вот три салата, у которых оказалась нулевая и явно ошибочно-низкая себестоимость:
Везде, где видим в графе нулевую или подозрительную себестоимость, открываем эти позиции. Надо проверить — как заполнены все необходимые поля в разделе «Технологическая карта».
На скриншоте у салата с креветками нулевая себестоимость ингредиентов, а главная составляющая — креветки — вообще удалена из системы (об этом говорит, что ингредиент зачёркнут):
Проверяя номенклатуру, мы можем найти три типа ошибок:
1.Незаполненные техкарты. Если такие есть, заполняем все пустые карты блюд.
2.Техкарта заполнена, но неверно указан склад списания для ингредиентов.
Например, алкоголь хранится в баре, а по ошибке для списания выбрана «кухня». Когда программа начнёт «искать» алкоголь на кухне и не найдёт его, она автоматически выставит коктейлю нулевую себестоимость. Соответственно, данные о прибыли будут искажены. Поэтому важно следить за тем, откуда списывается продукция.
3.Техкарта заполнена, но в системе не проведены приходные накладные на ингредиенты или позиции почему-то удалены (как на скрине выше). Получается, что система не сможет списать нужные продукты при продаже блюд.
Важный момент по формированию себестоимости
Полную себестоимость блюд и напитков необходимо формировать по-максимуму — включать в неё все расходы, которые можно непосредственно рассчитать и отнести на блюдо: электричество, готовку, подачу, упаковку и т.п. За счёт этого вы сможете более точно управлять ценообразованием и правильно делать скидки.
Часто я вижу в самых разных заведениях, включая крупные сети, следующее: стоимость упаковки равна нулю, то есть её не учитывают в себестоимости блюда или напитка, который продаётся в этой упаковке.
Приведу пример. Пекарня продаёт круассаны. Себестоимость одного — 9 рублей, продаётся за 90 рублей. Владельцы считают, что это флагман — наценка на него 900%. Но есть нюанс: упаковывают круассан в коробочку, которая стоит 30 рублей. И если посчитать полную себестоимость с учётом упаковки, то наценка будет гораздо меньше. А, значит, будет меньше и прибыль от продажи круассана.
Ещё пример. Два салата — греческий и оливье. Себестоимость ингредиентов для них, особенно зимой, примерно одинакова. Но греческий не требует тепловой обработки, надо только помыть и порезать овощи. Ингредиенты для оливье надо отварить, почистить, нарезать, потом ещё и сформировать для подачи «кубиком». Затрат труда, воды и электричества на его приготовление уходит больше.
Получается, по продуктам себестоимость у двух салатов схожая, но, если собрать полную себестоимость, видно — оливье нам продавать не так-то и выгодно.
Шаг 2. Сверяем выручку по Quick Resto и данные Z-отчёта
На этом шаге мы сравниваем сумму выручки по Z-отчёту, который формирует касса, с суммой реализации по данным в Quick Resto.
В системе открываем вкладку «Отчёты» → «По продажам» → выбираем период.
Смотрим два итоговых значения — сумму выручки без комиссии и сумму комиссии по всем типам оплат.
Эти суммы надо сверить с данными Z-отчёта. Если суммы не совпадают, ориентироваться надо на данные выручки по Quick Resto.
Почему выручка по Quick Resto более достоверна, чем Z-отчёт
Дело в том, что в системе автоматизации отражается больше операций, чем проходит через фискальный накопитель в кассе и, соответственно, через Z-отчёт.
Приложение для руководителя
Например, произошла замена блюда, удаление пречека и его повторная печать. Эти данные пройдут через Quick Resto. А через кассу операция пройдёт только один раз.
Поэтому первопричину несовпадения данных нужно искать в системе автоматизации, просматривая «опасные операции», которые повлияли на расхождение.
Если расхождение нашли в помесячной реализации, надо смотреть показатели по выручке за день и искать подозрительные операции там.
Как избежать расхождений по выручке из-за действий персонала
Я рекомендую владельцам и управляющим заведений сверять данные в системе и по кассе ежедневно. Если возникают расхождения, так быстрее проанализировать все «опасные операции» и сразу взять у сотрудников письменное объяснение произошедшего.
Если в течение недели вы видите, что периодически возникают «опасные операции», лучше всего поступить так: максимально закрыть права доступа в системе линейному персоналу. Это помешает сотрудникам по невнимательности или намеренно создавать ситуации, когда в систему вносятся ошибочные данные или выручка проходит мимо кассы. И это проще, чем собирать стопки объяснительных и выяснять, что же именно произошло.
Шаг 3. Проверяем закупки за анализируемый период
Проверять каждую накладную на данном шаге не надо — на это уйдёт слишком много времени. Проще и удобнее проверить закупки, создав отчёт, в котором будет аналитика по товарам.
Для этого нам надо открыть вкладку «Отчёты» → «Генератор отчётов» → выбрать следующие поля для отображения в отчёте:
- Тип продукта
- Движение продукта в стоимостном выражении
- Документ
- Тип документа
- Дата
- Движение продукта, кг
- Контрагент.
Наша аналитика будет в таком разрезе: все наши товары, вес закупки, сумма закупки, цена закупки, поставщик, дата и номер накладной.
В отчёте нам нужно отсортировать данные по цене закупки. Так быстрее всего найти несостыковки — все неоправданные скачки в себестоимости.
Например, обычно апельсины покупались по цене 100 и 150 рублей за килограмм, а потом в одной из закупок стоит цена 1000 рублей за килограмм. Понятно, что это какая-то ошибка, скорее всего, опечатка при оприходовании товара в системе — внесли лишний ноль.
Ещё пример. На скриншоте одна из закупок картофеля — 8000 рублей, две других по 0,1 и 0,29 рублей. Такой себестоимости не может быть ни по одной закупке:
Когда мы нашли сомнительные суммы в себестоимости, нам надо проверить оригинальные документы от поставщика — приходные накладные по этим закупкам. Дата, номер накладной и название поставщика будут в нашем отчёте.
По накладной мы узнаем, почему возникла ошибка в себестоимости: неправильно внесли количество товара, цену или выбрали не тот продукт при оприходовании. Исправляем приход по накладной в системе автоматизации, обновляем отчёт по закупкам и дальше просматриваем отчёт по другим товарам.
Шаг 4. Анализируем марочный отчет: ищем ошибки в наценке
В марочном отчёте реализация за любой период раскрыта в разрезе проданных блюд: отражено количество проданных блюд, выручка, себестоимость и наценка.
В Quick Resto такой отчёт мы формируем через «Генератор отчётов» → выбираем следующие поля для отображения в отчёте:
- Артикул
- Наценка, %
- Продукт (графа, куда подтянутся названия блюд)
- Кол-во проданного (количество проданных порций)
- Цена (отпускная цена)
- Себестоимость
- Средний чек.
В графе «Наценка, %» мы делаем сортировку от меньшего значения к большему и смотрим на четыре интервала, которые будем анализировать:
- наценка с отрицательным значением (например, «–60%»),
- нулевая наценка,
- наценка меньше 50%,
- наценка больше 500%.
Отрицательная наценка
Отрицательная наценка означает, что продажа по этой позиции убыточна. Это обоснованно только в особых случаях. Например, когда мы что-то отдаём бесплатно: комплимент от шеф-повара или по акции. Но при этом такие позиции должны называться в базе соответствующе: «Комплимент от шефа “Песочный десерт с творожным кремом”», «Акция “Два капучино по цене одного”», «Бефстроганов_Акция».
Сигнал, что операция сомнительная: если при анализе наценки мы видим, что блюдо бефстроганов без слова «акция» и оно продано в убыток.
Три варианта ошибок, из-за которых возникла необоснованная отрицательная наценка:
- Ошибка в технологической карте, которую пропустили на Шаге 1. Поэтому возвращаемся в начало аудита и ищем по этому блюду ошибку в номенклатуре.
- Сделан неверный приход товаров. Например, допустили опечатку: муку оприходовали по 1000 рублей за килограмм вместо 100 рублей. И в итоге все мучные позиции в меню тоже подорожали в десять раз. В этом случае возвращаемся на Шаг 3 и снова проверяем закупки.
- Неправильное ценообразование. Часто сталкиваюсь с таким на практике: в меню есть позиция с адекватной, пусть и небольшой наценкой, например, стейк или бутылка вина. И управляющие подключают сайты-купонаторы для рекламы заведения, где нужно ставить скидки 50–70%. Поэтому позиция уходит «в минус».
Нулевая наценка
Второй интервал, который мы смотрим, это когда наценка равна нулю. В таблице также будет видно, что по этим позициям нулевая себестоимость.
В этом случаем нам снова надо вернуться на первый шаг и проверить себестоимость по таким позициям.
Есть одно исключение, когда себестоимость может быть нулевая, и это не ошибка. Это услуги. Например, билеты на Новый год, трансляцию спортивных матчей или игру в бильярд. Ещё бывают варианты с модификаторами и бонусами, но это крайне редкие ситуации.
Наценка меньше 50%
Такая маленькая наценка возникает чаще всего при продаже покупных товаров — кока-колы, жвачки, сигарет, шоколада. На такие позиции идёт розничная наценка (т.е. небольшая), которая для общепита всё же нежелательна, так как у нас высокая доля затрат по аренде, персоналу, налогам.
Даже если такие позиции хорошо продаются, лучше подумать, как их заменить на те, которые производим сами: колу — на морс или лимонад, шоколадку — на печенье или домашние конфеты.
Наценка выше 500%
Такая наценка обоснована по позициям, у которых совсем небольшая себестоимость: кальяны, чай, кофе, коктейли и даже некоторые виды выпечки.
Наценка свыше 500% для блюд с дорогими ингредиентами (мясо, рыба, сыр) — сигнал, что возникла ошибка. Например, на пиццу возможна наценка 400%, а вот 700% — это что-то из области фантастики, если только речь не про рестораны Аркадия Новикова. В бюджетном и среднем ценовом сегменте таких наценок быть не может.
Если видим такие блюда в марочном отчёте, то необходимо сплошным методом проверить все позиции: открыть каждую и посмотреть — почему сформировалась такая большая наценка.
Чаще всего причина сильно завышенной наценки — опечатки в техкартах. Например, во всех блюдах из щуки забыли указать самый дорогой ингредиент — «щука». Вот наценка и сформировалась в 1000%.
Шаг 5. Сравниваем сумму складского остатка в акте инвентаризации и ведомости остатков
На этом шаге мы проверяем последнюю инвентаризацию.
Для этого открываем акт инвентаризации и экспортируем его в excel. В акте инвентаризации смотрим сумму фактического остатка.
Эту сумму надо сравнить с отчётом «Ведомость остатков» (формируется через «Генератор отчётов»). Суммы в акте и ведомости должны совпасть. Расхождения меньше 1 рубля допустимо за счёт округлений.
Если суммы не совпали, документ инвентаризации проведён в системе не полностью — это частично-заполненный документ, в котором отражены не все реальные итоги инвентаризации.
Quick Resto
Почему возникают расхождения на пятом шаге
Основная причина — удалённая номенклатура. Например, пекарня вывела из ассортимента булочки с изюмом. Остатки изюма раздали сотрудникам, но списать в системе забыли, просто переместив в раздел «Удалённые товары». Таким образом, изюм продолжает числиться на остатках по складу, хотя фактически его давным-давно там нет.
И когда заведение работает не один день и при этом нет системного мониторинга, такая удалённая номенклатура накапливается и потом её приходится списывать большими суммами на убытки.
Когда все шаги пройдены и исправлены все ошибки, мы можем закрывать аудит. Данные нашей отчётности теперь считаются подтверждёнными и соответствуют реальному положению дел.
Узнайте, как сделать бизнес прозрачным
Расскажем, как система автоматизации упростит учёт в кафе
Рубрика
Бизнес-процессы
Редактор
Виктория Царенкова
Дата публикации
8/10/2021
Ещё по теме
Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах
Хотите стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?
