БΛОГ

Пишем про деньги и успешные решения в ресторанном бизнесе

Все статьи - Бизнес-процессы - Аудит складского учёта за 30 минут

Аудит складского учёта за 30 минут

Рубрика

Бизнес-процессы

Редактор

Виктория Царенкова

Дата публикации

8/10/2021

Ещё по теме

Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах

Как без бухгалтера за 5 простых шагов проверить склад и прибыль. Алгоритм экспресс-аудита для владельцев и управляющих заведений любого формата: ресторана, бара, кафе, фудтрака, точки кофе с собой. Вы сможете за полчаса найти до 70% ошибок в номенклатуре, заполнении технологических карт, ведении закупок и ценообразовании, посмотрев данные в системе автоматизации.

Эксперт
Елена Каменева
Основатель и преподаватель школы BARLANE для сотрудников ресторанной сферы. 15 лет практического опыта в сфере HoReCa. Эксперт-аудитор для всех форматов заведений общепита
school.barlane.ru

Какой процент ошибок поможет выявить аудит

Я расскажу о пошаговом алгоритме экспресс-аудита. Чтобы его провести, не нужно иметь аудиторское образование или опыт работы бухгалтером. Это запросто может сделать и владелец заведения, и управляющий, и шеф-повар.

Алгоритм проверки рассмотрим на примере системы учёта для ресторанного бизнеса Quick Resto, но он универсальный и подойдёт для других программ.

70% ошибок в учёте можно выявить благодаря экспресс-аудиту.

Какие ошибки позволяет найти экспресс-аудит:

  • грубые ошибки в учёте,
  • систематические нарушения в процессах.

Вообще, аудит — это системный процесс. Его надо делать постоянно, чтобы знать, насколько данные в учётной системе отражают реальное положение дел, и вовремя исправлять ошибки.

Если остатки на складе подсчитаны неверно, это может привести к серьёзным для заведения убыткам.

Так, например, во время аудита одной из ресторанных сетей Махачкалы мы нашли расхождения на 5 млн рублей, которые пришлось списать на убытки. Причина в том, что в заведениях не проводился регулярный мониторинг складского учёта.

Бэк-офис
Подробнее

Какой ещё бывает аудит

Помимо экспресс-проверок бывает глубокий аудит бизнеса, который проводит квалифицированный специалист. Он может выявить более мелкие проблемы и найти до 98% ошибок в учёте.

Ещё существует специальный аудит. Например, проверяют технологические карты, или логистику, или воровство среди персонала.

Ключевые принципы экспресс-аудита склада

1.Нельзя нарушать порядок шагов при проверке.

Если представить весь учёт любого заведения в виде пирамиды, то её фундамент — это номенклатура. Когда номенклатура заполнена неправильно, то глобально весь учёт будет с ошибками. Поэтому мы начинаем аудит именно с анализа номенклатуры, и следующие шаги делаем в той же последовательности, о которой я расскажу дальше.

2.По итогу аудита все пять шагов должны быть закрыты как проверенные, а ошибки полностью исправлены.

Если хотя бы один шаг не закрыт, аудит не пройден. В этом случае мы не можем сделать вывод, что серьёзных ошибок не обнаружено — достоверность данных в системе будет под сомнением.

Шаг 1. Проверяем номенклатуру: как заполнены техкарты и посчитана себестоимость

На этом шаге необходимо сплошным методом просмотреть всю номенклатуру блюд и напитков.

Для этого открываем вкладку «Номенклатура» → «Блюда» → каждую группу блюд. Нам надо просмотреть всю графу «Себестоимость» по каждой позиции.

Таким же образом потом нужно проверить себестоимость модификаторов (сюда входят соуса, добавки к блюдам и напиткам), ингредиентов и полуфабрикатов.

скрин 1.1.png

Наша задача — найти позиции, у которых себестоимость:

  • нулевая,
  • подозрительно высокая (например, у морса — 1000 рублей),
  • подозрительно низкая (например, у стейка — 2 рубля).

Вот три салата, у которых оказалась нулевая и явно ошибочно-низкая себестоимость:

скрин 1.png

Везде, где видим в графе нулевую или подозрительную себестоимость, открываем эти позиции. Надо проверить — как заполнены все необходимые поля в разделе «Технологическая карта».

На скриншоте у салата с креветками нулевая себестоимость ингредиентов, а главная составляющая — креветки — вообще удалена из системы (об этом говорит, что ингредиент зачёркнут):

скрин 2.png

Проверяя номенклатуру, мы можем найти три типа ошибок:

1.Незаполненные техкарты. Если такие есть, заполняем все пустые карты блюд.

2.Техкарта заполнена, но неверно указан склад списания для ингредиентов.

Например, алкоголь хранится в баре, а по ошибке для списания выбрана «кухня». Когда программа начнёт «искать» алкоголь на кухне и не найдёт его, она автоматически выставит коктейлю нулевую себестоимость. Соответственно, данные о прибыли будут искажены. Поэтому важно следить за тем, откуда списывается продукция.

3.Техкарта заполнена, но в системе не проведены приходные накладные на ингредиенты или позиции почему-то удалены (как на скрине выше). Получается, что система не сможет списать нужные продукты при продаже блюд.

✅ Шаг 1 пройден, когда все техкарты заполнены и по ним сформирована правильная себестоимость.

Важный момент по формированию себестоимости

Полную себестоимость блюд и напитков необходимо формировать по-максимуму — включать в неё все расходы, которые можно непосредственно рассчитать и отнести на блюдо: электричество, готовку, подачу, упаковку и т.п. За счёт этого вы сможете более точно управлять ценообразованием и правильно делать скидки.

Часто я вижу в самых разных заведениях, включая крупные сети, следующее: стоимость упаковки равна нулю, то есть её не учитывают в себестоимости блюда или напитка, который продаётся в этой упаковке.

Приведу пример. Пекарня продаёт круассаны. Себестоимость одного — 9 рублей, продаётся за 90 рублей. Владельцы считают, что это флагман — наценка на него 900%. Но есть нюанс: упаковывают круассан в коробочку, которая стоит 30 рублей. И если посчитать полную себестоимость с учётом упаковки, то наценка будет гораздо меньше. А, значит, будет меньше и прибыль от продажи круассана.

Ещё пример. Два салата — греческий и оливье. Себестоимость ингредиентов для них, особенно зимой, примерно одинакова. Но греческий не требует тепловой обработки, надо только помыть и порезать овощи. Ингредиенты для оливье надо отварить, почистить, нарезать, потом ещё и сформировать для подачи «кубиком». Затрат труда, воды и электричества на его приготовление уходит больше.

Получается, по продуктам себестоимость у двух салатов схожая, но, если собрать полную себестоимость, видно — оливье нам продавать не так-то и выгодно.

Шаг 2. Сверяем выручку по Quick Resto и данные Z-отчёта

На этом шаге мы сравниваем сумму выручки по Z-отчёту, который формирует касса, с суммой реализации по данным в Quick Resto.

В системе открываем вкладку «Отчёты» → «По продажам» → выбираем период.

Смотрим два итоговых значения — сумму выручки без комиссии и сумму комиссии по всем типам оплат.

скрин 3.png

Эти суммы надо сверить с данными Z-отчёта. Если суммы не совпадают, ориентироваться надо на данные выручки по Quick Resto.

Почему выручка по Quick Resto более достоверна, чем Z-отчёт

Дело в том, что в системе автоматизации отражается больше операций, чем проходит через фискальный накопитель в кассе и, соответственно, через Z-отчёт.

Приложение для руководителя
Подробнее

Например, произошла замена блюда, удаление пречека и его повторная печать. Эти данные пройдут через Quick Resto. А через кассу операция пройдёт только один раз.

Поэтому первопричину несовпадения данных нужно искать в системе автоматизации, просматривая «опасные операции», которые повлияли на расхождение.

Если расхождение нашли в помесячной реализации, надо смотреть показатели по выручке за день и искать подозрительные операции там.

✅ Шаг 2 пройден, когда суммы по Z-отчёту и отчёту по продажам в Quick Resto совпадают.

Как избежать расхождений по выручке из-за действий персонала

Я рекомендую владельцам и управляющим заведений сверять данные в системе и по кассе ежедневно. Если возникают расхождения, так быстрее проанализировать все «опасные операции» и сразу взять у сотрудников письменное объяснение произошедшего.

Если в течение недели вы видите, что периодически возникают «опасные операции», лучше всего поступить так: максимально закрыть права доступа в системе линейному персоналу. Это помешает сотрудникам по невнимательности или намеренно создавать ситуации, когда в систему вносятся ошибочные данные или выручка проходит мимо кассы. И это проще, чем собирать стопки объяснительных и выяснять, что же именно произошло.

Шаг 3. Проверяем закупки за анализируемый период

Проверять каждую накладную на данном шаге не надо — на это уйдёт слишком много времени. Проще и удобнее проверить закупки, создав отчёт, в котором будет аналитика по товарам.

Для этого нам надо открыть вкладку «Отчёты» → «Генератор отчётов» → выбрать следующие поля для отображения в отчёте:

  • Тип продукта
  • Движение продукта в стоимостном выражении
  • Документ
  • Тип документа
  • Дата
  • Движение продукта, кг
  • Контрагент.

скрин 5.png

Наша аналитика будет в таком разрезе: все наши товары, вес закупки, сумма закупки, цена закупки, поставщик, дата и номер накладной.

В отчёте нам нужно отсортировать данные по цене закупки. Так быстрее всего найти несостыковки — все неоправданные скачки в себестоимости.

Например, обычно апельсины покупались по цене 100 и 150 рублей за килограмм, а потом в одной из закупок стоит цена 1000 рублей за килограмм. Понятно, что это какая-то ошибка, скорее всего, опечатка при оприходовании товара в системе — внесли лишний ноль.

Ещё пример. На скриншоте одна из закупок картофеля — 8000 рублей, две других по 0,1 и 0,29 рублей. Такой себестоимости не может быть ни по одной закупке:

Untitled.png

Когда мы нашли сомнительные суммы в себестоимости, нам надо проверить оригинальные документы от поставщика — приходные накладные по этим закупкам. Дата, номер накладной и название поставщика будут в нашем отчёте.

По накладной мы узнаем, почему возникла ошибка в себестоимости: неправильно внесли количество товара, цену или выбрали не тот продукт при оприходовании. Исправляем приход по накладной в системе автоматизации, обновляем отчёт по закупкам и дальше просматриваем отчёт по другим товарам.

✅ Шаг 3 пройден, все сомнительные операции проверены и исправлены ошибки по приходу продуктов.

Шаг 4. Анализируем марочный отчет: ищем ошибки в наценке

В марочном отчёте реализация за любой период раскрыта в разрезе проданных блюд: отражено количество проданных блюд, выручка, себестоимость и наценка.

В Quick Resto такой отчёт мы формируем через «Генератор отчётов» → выбираем следующие поля для отображения в отчёте:

  • Артикул
  • Наценка, %
  • Продукт (графа, куда подтянутся названия блюд)
  • Кол-во проданного (количество проданных порций)
  • Цена (отпускная цена)
  • Себестоимость
  • Средний чек.

В графе «Наценка, %» мы делаем сортировку от меньшего значения к большему и смотрим на четыре интервала, которые будем анализировать:

  • наценка с отрицательным значением (например, «–60%»),
  • нулевая наценка,
  • наценка меньше 50%,
  • наценка больше 500%.

Untitled (1).png

Отрицательная наценка

Отрицательная наценка означает, что продажа по этой позиции убыточна. Это обоснованно только в особых случаях. Например, когда мы что-то отдаём бесплатно: комплимент от шеф-повара или по акции. Но при этом такие позиции должны называться в базе соответствующе: «Комплимент от шефа “Песочный десерт с творожным кремом”», «Акция “Два капучино по цене одного”», «Бефстроганов_Акция».

Сигнал, что операция сомнительная: если при анализе наценки мы видим, что блюдо бефстроганов без слова «акция» и оно продано в убыток.

Три варианта ошибок, из-за которых возникла необоснованная отрицательная наценка:

  1. Ошибка в технологической карте, которую пропустили на Шаге 1. Поэтому возвращаемся в начало аудита и ищем по этому блюду ошибку в номенклатуре.
  2. Сделан неверный приход товаров. Например, допустили опечатку: муку оприходовали по 1000 рублей за килограмм вместо 100 рублей. И в итоге все мучные позиции в меню тоже подорожали в десять раз. В этом случае возвращаемся на Шаг 3 и снова проверяем закупки.
  3. Неправильное ценообразование. Часто сталкиваюсь с таким на практике: в меню есть позиция с адекватной, пусть и небольшой наценкой, например, стейк или бутылка вина. И управляющие подключают сайты-купонаторы для рекламы заведения, где нужно ставить скидки 50–70%. Поэтому позиция уходит «в минус».
Последняя ошибка — чисто управленческая, и тут надо что-то менять в системе лояльности ресторана или кафе. Важно учитывать, что любая скидка больше 25% — это зона риска, когда можно выйти в убыток.

Нулевая наценка

Второй интервал, который мы смотрим, это когда наценка равна нулю. В таблице также будет видно, что по этим позициям нулевая себестоимость.

В этом случаем нам снова надо вернуться на первый шаг и проверить себестоимость по таким позициям.

Есть одно исключение, когда себестоимость может быть нулевая, и это не ошибка. Это услуги. Например, билеты на Новый год, трансляцию спортивных матчей или игру в бильярд. Ещё бывают варианты с модификаторами и бонусами, но это крайне редкие ситуации.

Наценка меньше 50%

Такая маленькая наценка возникает чаще всего при продаже покупных товаров — кока-колы, жвачки, сигарет, шоколада. На такие позиции идёт розничная наценка (т.е. небольшая), которая для общепита всё же нежелательна, так как у нас высокая доля затрат по аренде, персоналу, налогам.

Даже если такие позиции хорошо продаются, лучше подумать, как их заменить на те, которые производим сами: колу — на морс или лимонад, шоколадку — на печенье или домашние конфеты.

Наценка выше 500%

Такая наценка обоснована по позициям, у которых совсем небольшая себестоимость: кальяны, чай, кофе, коктейли и даже некоторые виды выпечки.

Наценка свыше 500% для блюд с дорогими ингредиентами (мясо, рыба, сыр) — сигнал, что возникла ошибка. Например, на пиццу возможна наценка 400%, а вот 700% — это что-то из области фантастики, если только речь не про рестораны Аркадия Новикова. В бюджетном и среднем ценовом сегменте таких наценок быть не может.

Если видим такие блюда в марочном отчёте, то необходимо сплошным методом проверить все позиции: открыть каждую и посмотреть — почему сформировалась такая большая наценка.

Чаще всего причина сильно завышенной наценки — опечатки в техкартах. Например, во всех блюдах из щуки забыли указать самый дорогой ингредиент — «щука». Вот наценка и сформировалась в 1000%.

✅ Шаг 4 пройден, когда мы убедились в отсутствии ошибок в марочном отчёте и уверены в правильном расчёте себестоимости и наценки.

Шаг 5. Сравниваем сумму складского остатка в акте инвентаризации и ведомости остатков

На этом шаге мы проверяем последнюю инвентаризацию.

Для этого открываем акт инвентаризации и экспортируем его в excel. В акте инвентаризации смотрим сумму фактического остатка.

скрин 6.png

Эту сумму надо сравнить с отчётом «Ведомость остатков» (формируется через «Генератор отчётов»). Суммы в акте и ведомости должны совпасть. Расхождения меньше 1 рубля допустимо за счёт округлений.

Untitled (2).png

Если суммы не совпали, документ инвентаризации проведён в системе не полностью — это частично-заполненный документ, в котором отражены не все реальные итоги инвентаризации.

Quick Resto
Сервис
Подробнее
✅ Шаг 5 пройден, когда итоги в акте инвентаризации и ведомости остатков равны.

Почему возникают расхождения на пятом шаге

Основная причина — удалённая номенклатура. Например, пекарня вывела из ассортимента булочки с изюмом. Остатки изюма раздали сотрудникам, но списать в системе забыли, просто переместив в раздел «Удалённые товары». Таким образом, изюм продолжает числиться на остатках по складу, хотя фактически его давным-давно там нет.

И когда заведение работает не один день и при этом нет системного мониторинга, такая удалённая номенклатура накапливается и потом её приходится списывать большими суммами на убытки.

Когда все шаги пройдены и исправлены все ошибки, мы можем закрывать аудит. Данные нашей отчётности теперь считаются подтверждёнными и соответствуют реальному положению дел.

Узнайте, как сделать бизнес прозрачным

Расскажем, как система автоматизации упростит учёт в кафе

Согласен на обработку персональных данных
Требуется согласие с условиями

Рубрика

Бизнес-процессы

Редактор

Виктория Царенкова

Дата публикации

8/10/2021

Ещё по теме

Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах

Хотите стать экспертом публикаций, автором статей или рассказать о своём кейсе?

Согласен на обработку персональных данных

Мобильное приложение для гостей

Подключить
Подключить

Хочу открыть своё ресторанное дело

Что мне для этого нужно?

Узнать
Узнать

Оцените пользу Quick Resto уже сейчас

Согласен на обработку персональных данных
Требуется согласие с условиями