70% ошибок в учёте можно выявить благодаря экспресс-аудиту.

Какие ошибки позволяет найти экспресс-аудит:

• грубые ошибки в учёте,
• систематические нарушения в процессах.

Ключевые принципы экспресс-аудита склада

1.Нельзя нарушать порядок шагов при проверке.

Если представить весь учёт любого заведения в виде пирамиды, то её фундамент — это номенклатура. Когда номенклатура заполнена неправильно, то глобально весь учёт будет с ошибками. Поэтому мы начинаем аудит именно с анализа номенклатуры, и следующие шаги делаем в той же последовательности, о которой я расскажу дальше.

2.По итогу аудита все пять шагов должны быть закрыты как проверенные, а ошибки полностью исправлены.

Если хотя бы один шаг не закрыт, аудит не пройден. В этом случае мы не можем сделать вывод, что серьёзных ошибок не обнаружено — достоверность данных в системе будет под сомнением.

✅ Шаг 1 пройден, когда все техкарты заполнены и по ним сформирована правильная себестоимость.

Важный момент по формированию себестоимости

Полную себестоимость блюд и напитков необходимо формировать по-максимуму — включать в неё все расходы, которые можно непосредственно рассчитать и отнести на блюдо: электричество, готовку, подачу, упаковку и т.п. За счёт этого вы сможете более точно управлять ценообразованием и правильно делать скидки.

Часто я вижу в самых разных заведениях, включая крупные сети, следующее: стоимость упаковки равна нулю, то есть её не учитывают в себестоимости блюда или напитка, который продаётся в этой упаковке.

Приведу пример. Пекарня продаёт круассаны. Себестоимость одного — 9 рублей, продаётся за 90 рублей. Владельцы считают, что это флагман — наценка на него 900%. Но есть нюанс: упаковывают круассан в коробочку, которая стоит 30 рублей. И если посчитать полную себестоимость с учётом упаковки, то наценка будет гораздо меньше. А, значит, будет меньше и прибыль от продажи круассана.

Ещё пример. Два салата — греческий и оливье. Себестоимость ингредиентов для них, особенно зимой, примерно одинакова. Но греческий не требует тепловой обработки, надо только помыть и порезать овощи. Ингредиенты для оливье надо отварить, почистить, нарезать, потом ещё и сформировать для подачи «кубиком». Затрат труда, воды и электричества на его приготовление уходит больше.

Получается, по продуктам себестоимость у двух салатов схожая, но, если собрать полную себестоимость, видно — оливье нам продавать не так-то и выгодно.

✅ Шаг 2 пройден, когда суммы по Z-отчёту и отчёту по продажам в Quick Resto совпадают.

Как избежать расхождений по выручке из-за действий персонала

Я рекомендую владельцам и управляющим заведений сверять данные в системе и по кассе ежедневно. Если возникают расхождения, так быстрее проанализировать все «опасные операции» и сразу взять у сотрудников письменное объяснение произошедшего.

Если в течение недели вы видите, что периодически возникают «опасные операции», лучше всего поступить так: максимально закрыть права доступа в системе линейному персоналу. Это помешает сотрудникам по невнимательности или намеренно создавать ситуации, когда в систему вносятся ошибочные данные или выручка проходит мимо кассы. И это проще, чем собирать стопки объяснительных и выяснять, что же именно произошло.

✅ Шаг 3 пройден, все сомнительные операции проверены и исправлены ошибки по приходу продуктов.

Последняя ошибка — чисто управленческая, и тут надо что-то менять в системе лояльности ресторана или кафе. Важно учитывать, что любая скидка больше 25% — это зона риска, когда можно выйти в убыток.

✅ Шаг 4 пройден, когда мы убедились в отсутствии ошибок в марочном отчёте и уверены в правильном расчёте себестоимости и наценки.

✅ Шаг 5 пройден, когда итоги в акте инвентаризации и ведомости остатков равны.